Офіційний сайт виконкому Кам`янської міської ради Офіційний веб-сайт Кам`янської міської ради

Положення про управління

Створено: 2016-02-09 16:15:44Оновлено: 2016-08-02 13:40:44

ПОЛОЖЕННЯ
про архівне управління Кам’янської міської ради

І. Загальні положення

         1.1. Архівне управління Кам’янської міської ради (далі – управління) є виконавчим органом міської ради, що утворюється міською радою
(код ЄДРПОУ – 24604168) для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Архівне управління підзвітне і підконтрольне міській раді, підпорядковане міському голові та виконавчому комітету міської ради.

З питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства управління підконтрольне державному архіву області, Державній архівній службі України в порядку, встановленому законом.

         1.2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, розпорядчими актами Дніпропетровської обласної ради та облдержадміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим положенням, затвердженим з урахуванням Типового положення.

         З питань організації та методики ведення архівної справи управління керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, державного архіву області.

         1.3. У складі управління можуть створюватися структурні підрозділи без права юридичної особи.

ІІ. Основні завдання

         Основними завданнями управління є:

         2.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.

       2.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

      2.3. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами або юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.  

         2.4. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

         2.5. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.6. Приймання від підприємств, установ і організацій, що припиняють свою діяльність та не мають правонаступників, документів з особового складу.

 

ІІІ. Функції

         Управління відповідно до покладених на нього завдань:

         3.1. Складає та за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові проекти міських програм, плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.

3.2. Забезпечує облік, зберігання й охорону:

         - документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих управлінню органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

         - документів особового походження;

         - друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

         - облікових документів і довідкового апарату до них;

         - документів, переданих в установленому порядку на постійне, довготривале чи тимчасове зберігання підприємствами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян.

         3.3. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього.

         3.4. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, створених на території міста, незалежно від форм власності та підпорядкування.

         3.5. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

         3.6. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування управління, на підставі затверджених списків. 

       3.7. Подає на затвердження державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування управління.

      3.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організації, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.

             3.9. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації трудових архівів.

      3.10 Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає відомості про ці документи державному архіву області.

         3.11. Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства.

         3.12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.

         3.13. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в управлінні, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування управління.

         3.14. Організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користуванні поза управлінням, у порядку, встановленому законодавством.

         3.15. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

           3.16. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

        3.17. Здійснює заходи щодо протидії корупції та контроль за додержанням посадовими особами управління антикорупційного законодавства.

           3.18. Здійснює діловодство управлінської діяльності та кадрове діловодство відповідно до чинного законодавства та згідно з інструкціями і правилами діловодства.

        3.19. Розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції управління.

IV. Права

         Управління має право:

         4.1. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.

         4.2. Отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

         4.3. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд.

         4.4. Розраховувати тарифи (ціни) на роботи і послуги, що виконуються управлінням.        

         4.5. Звертатися до суду з позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

         4.6. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду.

         4.7. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

         4.8. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднання громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

         4.9. Управління при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

 

V. Організація роботи

         5.1. Управління очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

         Начальник управління має заступника, який призначається та звільняється з посади міським головою.

         5.2. Начальник управління здійснює керівництво діяльністю управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань; вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні; розподіляє завдання між працівниками управління та контролює їх виконання; видає в межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання; розпоряджається коштами управління в межах затвердженого кошторису витрат на його утримання; представляє управління з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

           5.3. Посадові інструкції начальника та працівників управління погоджує секретар міської ради і затверджує міський голова.

         5.4. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та поданням її результатів на розгляд експертно-перевірній комісії державного архіву області, а також інших питань в управлінні створюється постійно діюча експертна комісія.

            Положення та персональний склад експертної комісії затверджує начальник управління на підставі Типового положення про експертну комісію, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року №1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593.

         5.5. У разі утворення структурних підрозділів начальник управління затверджує їх положення.

        5.6. Управління утримується за рахунок коштів міського бюджету. Гранична чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис доходів і видатків затверджується міською радою. Штатний розпис архівного управління узгоджується з департаментом фінансів міської ради та затверджується міським головою.

         5.7. Управління є юридичною особою публічного права, має самостійний баланс, реєстраційні рахунки в органах казначейства, в банківських установах, має печатку із зображенням Державного Герба України зі своїм найменуванням та іншими реквізитами, власні бланки, печатки, штампи, передбачені діловодством.

         5.8. Управління забезпечується приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки та доступу до мережі Інтернет, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань архівної справи.

         Місцезнаходження управління: 51925, м.Кам’янське, вулиця Архівна, 10.

 

 

Секретар міської ради                                                         О.Ю.ЗАЛЕВСЬКИЙ