Положення про відділ формування та ведення реєстру територіальної громади міста Кам’янської міської ради

ІІІ. Функції

   Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Забезпечує формування та ведення реєстру Кам’янської міської територіальної громади (далі – Реєстр) засобами автоматизованої системи «Реєстр територіальних громад» через офіційний веб-сайт Державної міграційної служби України.

3.2. За заявою особи, поданою в письмовій формі до відділу або через центр надання адміністративних послуг, здійснює реєстрацію місця проживання (перебування), зняття із задекларованого або зареєстрованого місця проживання осіб, надання витягу з Реєстру, довідок про склад сім’ї або осіб, зареєстрованих у певному житловому приміщенні мешканцям приватного сектору, у межах Кам’янської міської територіальної громади.

3.3. Здійснює внесення до Реєстру відомостей про зареєстроване місце проживання (перебування), зняте з реєстрації місце проживання, задеклароване місце проживання/виключення з реєстру територіальної громади інформації про задеклароване місце проживання, скасування реєстрації місця проживання/зняття з реєстрації місця проживання (перебування)/задекларованого місця проживання/зміненого місця проживання (перебування) з подальшою передачею таких відомостей до відомчої інформаційної системи.

3.4. Надсилає до реєстру територіальної громади попереднього місця проживання повідомлення про зняття з реєстрації місця проживання особи в електронній формі у разі реєстрації з одночасним зняттям з попереднього місця проживання. У разі відсутності електронної інформаційної взаємодії із зазначеним реєстром повідомлення повертається до відділу для його передачі згідно з Правилами реєстрації місця проживання в інший спосіб.

3.5. Про факт внесення до реєстру територіальної громади відповідної інформації про місце проживання (перебування) особи за заявою (декларацією) відділ у день внесення інформації повідомляє заявника поштою, засобами телефонного, електронного зв'язку, у тому числі засобами Єдиного державного веб-порталу електронних послуг.   

3.6. Інформує заінтересовані органи про декларування або реєстрацію місця проживання (перебування) особи, про скасування реєстраційних дій:

- органи опіки та піклування у день вчинення відповідної реєстраційної дії – про зняття дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, особи, стосовно якої встановлено опіку чи піклування, із зареєстрованого місця проживання;

- Державну міграційну службу України – про здійснення реєстраційної дії у день її здійснення. Така інформація передається в порядку електронної інформаційної взаємодії, у тому числі засобами Єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України;

- Головне управління статистики у Дніпропетровській області – знеособлені дані із статистичною метою;

- об’єднання співвласників багатоквартирного будинку, житлово-будівельні кооперативи, управителя багатоквартирного будинку, органи самоорганізації населення – знеособлені дані про кількість осіб, місце проживання (перебування) яких задекларовано або зареєстровано у відповідному житлі в межах території його діяльності;

- Кам’янський районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки Дніпропетровської області – про громадян України чоловічої статі від 17 до 59 років, а також інших призовників, військовозобов’язаних та резервістів, місце проживання яких задекларовано  або зареєстровано у межах Кам’янської міської територіальної громади;

- відділи Державного реєстру виборців Південного, Заводського та Дніпровського районів міста міської ради – про виборців, які протягом попереднього місяця зареєстрували/задекларували своє місце проживання,  зняті з реєстрації за місцем проживання/із задекларованого місця проживання у межах Кам’янської міської територіальної громади, та громадян України, зареєстрованих або задекларованих за місцем проживання у межах Кам’янської міської територіальної громади, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років.

3.7. Забезпечує збереження картотек з питань реєстрації фізичних осіб, що були отримані відділом від Державної міграційної служби, житлово-експлуатаційних організацій та інших підприємств, установ та організацій, що забезпечували ведення картотек з питань реєстрації фізичних осіб, а також картки реєстрації особи та адресні картки, ведення яких забезпечується відділом з 4 квітня 2016 р., у формі картотеки протягом строку, встановленого законодавством.

3.8. Розглядає запити установ та організацій, звернення фізичних та юридичних осіб з питань, віднесених до компетенції відділу, відповідно до норм чинного законодавства України.

3.9. Здійснює прийом громадян з питань, що стосуються діяльності відділу, та вживає заходів щодо своєчасного розгляду звернень, заяв, скарг тощо.

3.10. У межах своєї компетенції бере участь у підготовці розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету.

ІV. Права

  Відділ має право:

4.1. Запитувати та одержувати у встановленому порядку від виконавчих органів  міської ради, установ та організацій незалежно від форми власності документи, довідки та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань в межах власних повноважень.

4.2. Брати участь у нарадах, у роботі консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів для сприяння здійсненню покладених на відділ завдань.

4.3. Вимагати від адміністраторів  центру надання адміністративних послуг департаменту муніципальних послуг та регуляторної політики Кам’янської міської ради (далі – ЦНАП) дотримання якості заповнення заяв та прийому документів для здійснення реєстрації місця проживання (перебування), зняття із задекларованого або зареєстрованого місця проживання осіб, надання витягу з Реєстру, довідок про склад сім’ї або осіб, зареєстрованих у певному житловому приміщенні мешканцям приватного сектору.

4.4. Уносити керівництву пропозиції з питань удосконалення та підвищення ефективності роботи відділу.

V. Організація робот

5.1.  Відділ надає адміністративні послуги з реєстрації місця проживання (перебування), зняття із задекларованого або зареєстрованого місця проживання осіб, надання витягу з Реєстру, довідок про склад сім’ї або осіб, зареєстрованих у певному житловому приміщенні мешканцям приватного сектору, через центри надання адміністративних послуг (ЦНАП), які розташовані  в Дніпровському, Заводському та Південному  районах міста,  а також через віддалене робоче місце адміністратора ЦНАП в смт.Карнаухівка (далі – віддалене робоче місце).  Для зручності мешканців міста  співробітники відділу надають послуги  безпосередньо за місцем розташування ЦНАПів та віддаленого робочого місця.

5.2. Відділ використовує в роботі штампи та круглу печатку,які відповідають вимогам чинного законодавства. Крім зазначення найменування відділу кругла печатка має позначки: 1 - для Заводського, 2 - для Дніпровського,  3 - для Південного районів міста, 4 – для Карнаухівського старостинського округу Кам’янської міської ради. Начальник відділу користується круглою печаткою без позначок.

5.3. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється міським головою у встановленому законодавством порядку.

5.4.  Начальник здійснює керівництво діяльністю відділу та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень.

5.5.  Посадові обов’язки, права, кваліфікаційні вимоги та відповідальність працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою після погодження заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

5.6.  Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, закордонними дипломатичними установами України, а також закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об’єднаннями громадян і окремими громадянами.

5.7. Посадові особи зобов’язані дотримуватися правил запобігання та врегулювання конфлікту інтересів, передбачених розпорядчими документами міської ради, виконавчого комітету міської ради, міського голови та Законом України «Про запобігання корупції».

Посадові особи зобов’язані:

- вживати заходів щодо недопущення виникнення реального, потенційного конфлікту інтересів;

- письмово повідомляти не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли особа дізналася чи повинна була дізнатися про наявність у неї реального чи потенційного конфлікту інтересів міського голову;

- не вчиняти дій та не приймати рішень в умовах реального конфлікту інтересів;

- вжити заходів щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів.

5.8. Відділ забезпечується приміщеннями, які обладнані охороно-пожежною сигналізацією, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки та доступу до мережі Інтернет, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, канцелярськими товарами, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, необхідними для здійснення повноважень відділу.

 

Секретар міської ради                                                Наталія КТІТАРОВА