Офіційний сайт виконкому Кам`янської міської ради Офіційний веб-сайт Кам`янської міської ради

Порядок доступу до публічної інформації

Створено: 2016-05-17 04:53:21Оновлено: 2018-06-21 11:35:58

 

*ПОРЯДОК
роботи із запитами на інформацію у Кам
янській міській раді

І. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено з метою виконання Закону України
«Про доступ до публічної інформації», систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником
якої є виконавчі органи Кам’янської міської ради, забезпечення ґарантованого виконання вимог чинного законодавства і недопущення порушень у сфері доступу до публічної інформації.

1.2. Порядком визначаються основні засади організації роботи
із запитами на інформацію та механізм реалізації передбаченого законом права на доступ до інформації за запитом.

1.3. Діловодство за запитами на інформацію (далі – запити) в міській раді та її виконавчих органах здійснюється окремо від інших видів діловодства загальним відділом міської ради, відділом секретаріату міської ради та іншими виконавчими органами міської ради, які відповідно до повноважень ведуть діловодство.

1.4. Розпорядниками публічної інформації є виконавчі органи міської ради, які у процесі своєї діяльності створюють та зберігають відповідну інформацію.

Публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена
в процесі виконання виконавчими органами міської ради та їх посадовими особами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством,
або яка знаходиться у володінні виконавчих органів міської ради відповідно
до їх повноважень.

1.5. Інформація на запити надається згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та вимогами цього Порядку.

Дія Порядку не поширюється на запити щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на правовідносини, які регулюються спеціальними законами.

1.6. Запити можуть бути подані в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів (додатки
1 та 2 до Порядку), які можна отримати в паперовому вигляді у відповідального за запити та в  електронному вигляді на офіційному веб-сайті міської ради.

1.7. Подані запити мають відповідати вимогам пункту 5. ст.19 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Вимога зазначати у запиті ім’я (найменування) запитувача
для  розпорядника інформації є інформативною та не передбачає обов’язку ідентифікувати особу запитувача.

Встановлення особи запитувача здійснюється у випадку запитування ним інформації про себе за його власноручним підписом на запиті у письмовій формі шляхом звіряння  цього підпису зі зразком підпису запитувача.

1.8. Запити підлягають розгляду, якщо вони адресовані до міського голови, його заступників, секретаря міської ради та керівників виконавчих органів міської ради.

Діловодне опрацювання запитів здійснюють відповідальні посадові особи виконавчих органів (далі – відповідальні за запити).

1.9. Організація розгляду та діловодне опрацювання запитів, адресованих до міського голови, його заступників та секретаря міської ради, стосовно повноважень виконавчого комітету міської ради та виконавчих органів міської ради покладається на загальний відділ міської ради.

1.10. Організація розгляду запитів, адресованих до міського голови,
його заступників та секретаря міської ради, стосовно повноважень міської ради
та депутатської діяльності покладається на відділ секретаріату міської ради.

1.11. Організація розгляду та діловодне опрацювання запитів,
що надходять до керівників виконавчих органів міської ради, забезпечується відповідальними посадовими особами виконавчих органів.

1.12. Запити, адресовані до міського голови, підлягають попередньому розгляду відповідальними за запити.

Метою попереднього розгляду зазначених запитів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, та таких, що можуть бути розглянуті його заступниками згідно з розподілом обов’язків.

1.13. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, міський голова встановлює своєю резолюцією строк надання відповіді не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

1.14. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою
він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.15. Запитувачу може бути відмовлено або відстрочено в задоволенні запиту, а також запит може бути перенаправлено належному розпоряднику інформації.

Відмова або відстрочка в задоволенні запиту, а також його перенаправлення належному розпоряднику інформації здійснюються відповідно до  положень ст.22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» та доводиться до відома запитувача в письмовій формі та у спосіб, вказаний у запиті.

1.16. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, може бути продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження.

Про продовження строку розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження запитувач не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту письмово повідомляється виконавцем у спосіб, зазначений у запиті.

1.17. Інформація на запит надається безкоштовно.

1.18. Плата за надання інформації на запит справляється виконавчими органами з урахуванням положень ст.21 Закону України «Про доступ
до публічної інформації».

Під фактичними витратами маються на увазі всі витрати, здійснені при копіюванні та/або друкові документів обсягом більш як 10 сторінок,
тобто запитувач інформації зобов’язаний відшкодувати витрати
на виготовлення всіх сторінок запитаної інформації, крім перших 10 сторінок. Плата за копіювання (друк тощо) документів, що надаються за запитом, стягується, починаючи з одинадцятої сторінки.

Належною практикою є надання за вимогою запитувача перших
10 сторінок безкоштовно одночасно з повідомленням про необхідність відшкодування витрат на виготовлення копій решти документів. 

1.19. У разі якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»,
то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян», про що запитувач  повідомляється протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

ІІ. Процедура отримання запитів

2.1. Усі запити, що надійшли поштою, електронною поштою, факсом,
у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день
їх надходження з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.2. Письмові запити, які надійшли поштою до загального відділу, передаються відповідальним за запити.

2.3. Запити електронною поштою приймаються з офіційної електронної адреси міської ради та її виконавчих органів.

Запити, що надійшли на офіційну електронну пошту міської ради (загального відділу міської ради), але не адресовані до міського голови, його заступників, секретаря міської ради, направляються за належністю
на опрацювання до виконавчого органу – розпорядника запитуваної інформації.

Перевірку наявності надходження запитів на електронну пошту здійснюють протягом робочого дня  відповідальні за запити або посадові особи, відповідальні за електронну пошту, та невідкладно передають їх для реєстрації.

2.4. У випадку якщо запит містить суперечливі положення,
які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає
під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається юридичний
відділ міської ради або відповідна посадова особа виконавчого органу
для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

2.5. Запити у телефонному режимі приймаються та оформлюються
за контактними телефонами виконавчих органів міської ради.

Відповідальні за роботу із запитами приймають запит, викладений
у телефонному режимі, і на його підставі заповнюють форму запиту
щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту відповідно  
до пункту 1.7. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту, який поданий в усній формі.

2.6. Запити, які надійшли факсом, оформлюються і реєструються
як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснює секретар керівника та невідкладно передає на реєстрацію.

ІІІ. Ведення реєстрації та обліку запитів

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити.

Відсутність повної інформації про запитувача відповідно
до пункту 1.7. цього Порядку чи інша невідповідність запиту вимогам зазначеного пункту, не є підставою для відмови в реєстрації такого запиту.

3.2. Запитам присвоюється реєстраційна дата фактичного дня надходження запиту. Запитам, які надійшли після закінчення робочого часу, присвоюється реєстраційна дата наступного робочого дня за фактичним днем
їх надходження.

Робочим є кожний день тижня, за винятком вихідних, святкових
і неробочих днів, встановлених законодавством (ст.ст.67, 73 Кодексу законів про працю).

Першим днем п’ятиденного строку вважається перший робочий день після дати отримання запиту за аналогією із загальними положеннями щодо обчислення строків у цивільно-правових відносинах (ст.253 Цивільного кодексу України).

Для дотримання п’ятиденного строку відповідь надається (направляється, надсилається, вручається) запитувачу не пізніше п’ятого робочого дня.

3.3. Запити реєструються окремо від інших документів.

Реєстрація запитів, адресованих до міського голови, його заступників секретаря міської ради та керівників виконавчих органів здійснюється відповідальними за запити відповідно до пунктів 1.9.–1.11. цього Порядку.

3.4. Для реєстрації запитів використовується автоматизована
або журнальна форма. 

Під час автоматизованої реєстрації запитів на кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній базі даних,
в якій обов’язково фіксується час реєстрації.

Реєстрація запитів у журналі реєстрації запитів здійснюється за формою (додаток 3 до Порядку).

3.5. Для реєстрації запити, подані в електронним способом та факсом, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту
в телефонному режимі заповнюється форма запиту, що подається
на реєстрацію.

На запитах зазначається «Запит на інформацію» та спосіб
їх надходження.

3.6. Реєстраційний номер на запиті ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч. Він може проставлятися за допомогою використання реєстраційного штампа або в інший спосіб.

У разі коли запитувач особисто подав запит з його копією, на копії,
що повертається запитувачу реєстраційний штамп не проставляється.

3.7. Облік запитів здійснюється відповідальними за запити у разі,
якщо запит надійшов до виконавчого органу за резолюцією та йому
вже присвоєно реєстраційний номер.

ІV. Процедура розгляду запитів та надання на них відповідей

4.1. Запити розглядаються невідкладно та результати їх розгляду фіксуються в резолюціях.

Резолюції оформлюються згідно з вимогами діловодства.

4.2. Запит після розгляду повертається відповідальному за запити
для внесення до реєстраційної картки або журналу реєстрації запитів змісту резолюцій, після чого він невідкладно передається виконавцеві на опрацювання та підготовку відповіді на запит.

4.3. Факт передачі запитів на опрацювання фіксується у журналі реєстрації запитів або в інший спосіб.

4.4. Підписання відповідей на запити здійснюється в межах
повноважень, визначених у розподілі обов’язків між керівництвом міської
ради та її виконавчого комітету, положеннях про виконавчі органи,
посадових інструкціях.

4.5. Відповідь на запит, що надійшов до міського голови, надається запитувачу за підписом заступника міського голови, якому підпорядкований виконавчий орган  – розпорядник інформації. Відповідь на запит, що надійшов до заступника міського голови, підписується в зазначений спосіб.

Відповідь на запит, що надійшов безпосередньо до виконавчого органу міської ради, надається за підписом його керівника.

4.6. На запит може бути підготовлено декілька відповідей, якщо запит стосується сфери повноважень різних виконавчих органів. У цьому випадку
всі відповіді реєструються в межах однієї дати та одного реєстраційного номера
з проставлянням у ньому через дефіс порядкового числа.

4.7. Строк підготовки виконавцем відповіді на запит становить чотири робочі дні.

У разі порушення строку підготовки відповіді на запит відповідальний
за запити інформує про цей факт посадову особу, яка наклала резолюцію,
для вжиття відповідних заходів.

4.8. Інформація на запит надається у той спосіб, в який надійшов запит, або запитувач зазначив у запиті.

Відповідальні за запити доводять до розпорядника інформації спосіб надання відповіді на запит, якщо цей спосіб не визначений запитувачем.

Розпорядник інформації не зобов’язаний завіряти копії документів,
які надаються у відповідь на запит, оскільки право на доступ до публічної інформації гарантується максимальним спрощенням процедури подання запиту та отримання інформації.

4.9. Створення електронної форми запитуваної інформації на вимогу запитувача  (електронних додатків) здійснює виконавчий орган – розпорядник інформації у разі виготовлення великого обсягу паперових копій документів, що покладає на розпорядника надмірний тягар та ресурсні затрати.

На електронну адресу запитувача направляється сканована у форматі «PDF» зареєстрована відповідь на запит із зазначенням в ній надання додатків
в електронному вигляді, а також електронні додатки, підготовлені виконавчими органами – розпорядниками інформації.

4.10. Відповідь на запит направляється поштою або вручається особисто на вимогу запитувача.

Відповідь на запит оформлюється відповідно до вимог діловодства.

Паперові копії документів, що є додатком до відповіді на запит, надаються тільки запитувачу та не долучаються до примірника відповіді,
що залишається в архівній справі.

Під час особистого отримання відповіді запитувач ставить у відповідному журналі підпис про його отримання.

Якщо запитувач особисто не з’явився протягом дня, наступного після повідомлення про отримання відповіді, відповідальним за запити складається відповідний акт, який долучається до архівної справи. У цьому випадку отримання відповіді запитувачем здійснюється у спосіб, передбачений вимогами діловодства.

4.11. Відправку відповідей запитувачам забезпечує відповідальний
за запити. Спосіб відправки відповіді фіксується у журналі реєстрації запитів або в інший спосіб.

4.12. Запити з відповідями на них формуються в архівні справи згідно
з вимогами діловодства та строк їх зберігання визначається номенклатурою виконавчого органу. Після закінчення строку зберігання зазначені документи знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

V. Відповідальність щодо публічної інформації за запитом

5.1. Запитувач несе відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті.

5.2. Посадові особи, які підготували та підписали відповідь на запит, несуть персональну відповідальність за надану запитувачу достовірну, точну
та повну інформацію.

5.3. Відповідальність за дотримання вимог цього Порядку несуть посадові особи міської ради та її виконавчих органів.

5.4. За порушення Закону України «Про доступ до публічної інформації»  розпорядники інформації можуть бути притягнуті до дисциплінарної, адміністративної та кримінальної відповідальності, яка передбачена трудовим, адміністративним чи кримінальним законодавством.

VІ. Звітність за запитами

6.1. Відповідальні за запити готують звітність за запитами згідно
з планом роботи виконавчого органу міської ради (щотижневу, щомісячну, щоквартальну, за підсумками півріччя та року) та розміщують
її на офіційному веб-сайті міської ради за формою (додаток 4 до Порядку).

6.2. Загальний відділ інформує обласну державну адміністрацію
про роботу із запитами стосовно діяльності міської ради та її виконавчого комітету щомісяця 05 числа.

6.3. Відповідальність за достовірність звітності за запитами несуть керівники виконавчих органів міської ради.

 

 * Додаток до розпорядження міського голови від  21.06.2018 №232-р