Офіційний сайт виконкому Кам`янської міської ради Офіційний веб-сайт Кам`янської міської ради

Порядок доступу до публічної інформації

Створено: 2016-05-17 04:53:21Оновлено: 2016-12-27 14:55:32

 

*ПОРЯДОК
роботи із запитами на інформацію у Кам
янській міській раді

І. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Кам’янська міська рада (далі – міська рада), забезпечення ґарантованого виконання вимог чинного законодавства і недопущення порушень у сфері доступу до публічної інформації.

1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є міська рада – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання міською радою, її виконавчими органами, посадовими особами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні міської ради, її виконавчих органів відповідно до їх повноважень.

1.3. Запити на інформацію (далі – запити) можуть бути подані до міської ради або до окремих її виконавчих органів в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів (додатки 1 та 2 до Порядку), які можна отримати у відповідального за запити та в  електронному вигляді на офіційному веб-сайті міської ради.

1.4. У разі подання запиту до міської ради та її виконавчих органів інформація надається згідно з положеннями цього Порядку та врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

1.5. Письмові запити та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

-  ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

1.6. Запити підлягають розгляду, якщо вони адресовані до міського голови, його заступників, секретаря міської ради та керівників виконавчих органів міської ради.

1.7. Організація розгляду запитів, адресованих до міського голови, його заступників стосовно діяльності виконачого комітету міської ради покладається на загальний відділ міської ради.

1.8. Організація розгляду запитів, адресованих до секретаря міської ради та стосовно діяльності міської ради покладається на відділ секретаріату міської ради.

1.9. Організація розгляду запитів, що надходять до керівників виконавчих органів міської ради, забезпечується відповідальними посадовими особами виконавчих органів.

1.10. Запити, адресовані міському голові, підлягають попередньому розгляду відповідальною посадовою особою.

Метою попереднього розгляду зазначених запитів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, та таких, що можуть бути розглянуті його заступниками згідно з розподілом обов’язків.

1.11. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, міський голова встановлює своєю резолюцією строк надання відповіді не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

1.12. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.13. Запитувачу може бути відмовлено або відстрочено в задоволенні запиту, а також запит може бути перенаправлено належному розпоряднику інформації.

Відмова або відстрочка в задоволенні запиту, а також його перенаправлення належному розпоряднику інформації здійснюються відповідно до  положень ст.22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» та доводиться до відома запитувача в письмовій формі та у спосіб, вказаний у запиті.

1.14. Інформація на запит надається безкоштовно.

1.15. Плата за надання інформації на запит справляється виконавчими органами з урахуванням положень ст.21 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

1.16. У разі якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

ІІ. Процедура отримання запитів

2.1. Усі запити, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.2. Письмові запити, які надійшли поштою до загального відділу, передаються відповідальним за запити.

2.3. Запити електронною поштою приймаються з електронної адреси міської ради та її виконавчих органів.

Перевірку наявності надходження запитів на електронну пошту здійснюють відповідальні за запити (не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9-00, 11-00, 13-00, 15-00) або посадові особи, відповідальні за електронну пошту, та невідкладно передають їх для реєстрації.

2.4. У випадку якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається юридичний
відділ міської ради або відповідна посадова особа виконачого органу для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

2.5. Запити у телефонному режимі приймаються та оформлюються за контактними телефонами виконавчих органів міської ради.

Відповідальні за роботу із запитами приймають запит, викладений у телефонному режимі, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту, який поданий в усній формі.

2.6. Запити, які надійшли факсом, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснює секретар керівника та невідкладно передає на реєстрацію.

ІІІ. Ведення реєстрації та обліку запитів

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити.

Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам зазначеного пункту, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

3.2. Запитам присвоюється реєстраційна дата фактичного дня надходження запиту. Запитам, які надійшли після закінчення робочого часу, присвоюється реєстраційна дата наступного робочого дня за фактичним днем їх надходження.

3.3. Запити реєструються окремо від від інших документів.

Реєстрація запитів, адресованих до міського голови, його заступників стосовно діяльності виконачого комітету міської ради, здійснюється загальним відділом.

Реєстрація запитів, адресованих до секретаря міської ради та стосовно діяльності міської ради здійснюється відділом секретаріату міської ради.

Реєстрація запитів, що надходять до керівників виконавчих органів міської ради, здійснюється відповідальними за запити виконавчих органів.

3.4. Облік запитів здійснюється відповідальними за запити у разі, якщо запит надійшов до виконавчого органу за резолюцією та йому вже присвоєно реєстраційний номер.

3.5. Для реєстрації запитів може використовуватися автоматизована або журнальна форма. 

Під час автоматизованої реєстрації запитів на кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній базі даних, в якій, крім даних, зазначених у п. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

Реєстрація запитів у журналі реєстрації запитів здійснюєтья за формою (додаток 3 до Порядку).

3.6. Для реєстрації запити, подані в електронній формі та факсом, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту у телефонному режимі заповнюєть форма запиту, що подається на реєстрацію.

3.7. Реєстраціний номер на запиті ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч. Він може проставлятися за допомогою використання реєстраційного штампа або в інший спосіб.

3.8. Якщо запитувач особисто подав запит, на другому друкованому примірнику запиту, що залишається у запитувача (у разі його автентичності першому примірнику запиту, який залишається для реєтрації), проставляється підпис, дата та занеобхідності час надання запиту на реєстрацію.

ІV. Процедура розгляду запитів

4.1. Усі запити підлягають попередньому розгляду відповідальними посадовими особами.

Попередній розгляд запитів, адресованих міському голові та його заступникам, здійснюється відповідно до пункту 1.10. цього Порядку.

4.2. Запити обов’язково розглядаються керівництвом та результати
їх розгляду фіксуються у резолюціях.

Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з моменту реєстрації запиту. Для запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

4.3. Усі запити після розгляду повертаються відповідальному за запити для внесення до реєстраційної картки або журналу реєстрації запитів змісту резолюцій, після чого запит терміново передається виконавцеві на опрацювання та підготовку відповіді на запит.

4.4. Виконавчі органи або посадові особи, визначені у резолюціях, зобов’язані невідкладно (протягом однієї години після отримання усного повідомлення про надходження запитів) отримати запити у відповідального за запити. Факт передачі запитів виконавцям на розгляд та підготовку відповідей на запити фіксується у журналі реєстрації запитів або в інший спосіб.

4.5. Відповідь на запит готується за підписом заступника міського голови, що наклав резолюцію, або заступника міського голови, якого визначив у резолюції міський голова.

4.6. На запит може бути підготовлено декілька відповідей, якщо запит стосується сфери повноважень різних виконавчих органів. У цьому випадку всі відповіді реєструються в межах однієї дати та одного реєстраційного номера з проставленням у ньому через дефіс порядкового числа.

4.7. Проекти відповідей на запити подаються на підпис у двох або трьох примірниках. Копії документів надаються тільки запитувачу та їх кількість зазначається у відповіді на запит.

4.8. Відповідь на запит надається запитувачу протягом п’яти робочих днів з дня його отримання.

Строк підготовки виконавцем відповіді на запит не може перевищувати чотирьох робочих днів.

Підготовлена належним чином відповідь на запит надається відповідальному за запити для реєстрації не пізніше 12-00 у день сторку, зазначеного на запиті як строк його виконання.

У разі порушення строку підготовки відповіді запитувачу відповідальний за запити інформує про цей факт міського голову або його заступника для вжиття відповідних заходів.

4.9. Інформація на запит наданється у тій формі, в якій її вимагає запитувач.

4.10. На електронну адресу запитувача направляється відповідь, оформлена належним чином та сканована у форматі «PDF».

4.11. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, може бути продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження.

 Про продовження строку розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження запитувач не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту письмово повідомляється виконавцем у спосіб, зазначений у запиті.

4.12. Відправку відповідей запитувачам забезпечує відповідальний за запити. Спосіб відправки відповіді фіксується у журналі реєстрації запитів або в інший спосіб.

4.13. Запити з відповідями на них формуються у справи згідно з вимогами діловодства. Сторк зберігання цих документів становить п’ять років. Після закінчення зазначеного строку зберігання документи знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

V. Відповідальність щодо публічної інформації за запитом

5.1. Запитувач несе відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті.

5.2. Посадові особи, які підготували та підписали відповідь на запит, несуть персональну відповідальність за повноту та достовірність наданої запитувачу інформації.

5.3. Відповідальність за дотримання вимог цього Порядку несуть посадові особи міської ради та її виконавчих органів.

5.4. За порушення Закону України «Про доступ до публічної інформації»  розпорядники інформації можуть бути притягнуті до дисциплінарної, адміністративної та кримінальної відповідальності, яка передбачена трудовим, адміністративним чи кримінальним законодавством.

VІ. Звітність за запитами

6.1. Відповідальні за запити готують звітність за запитами щомісячну, щоквартальну, за підсумками півріччя та року та за необхідності.

6.2. Звіти про надходження та опррацювання запитів розміщуються на офіційному веб-сайті міської ради відповідальними за запити відповідно до плану роботи виконавчого органу за формою (додаток 4 до Порядку).

6.3. Загальний відділ інформує обласну державну адміністрацію про роботу із запитами стосовно діяльності міської ради та її виконвчого комітету щомісяця 05 числа.

6.4. Відповідальність за достовірність підготовленої та оприлюденої звітності за запитами несуть керівники виконавчих органів міської ради.

 

 * Додаток до розпорядження міського голови від  12.12.2016 №503-р