Головний спеціаліст відділу регуляторної політики та правової роботи

Посадова інструкція головного спеціаліста відділу регуляторної політики та правової роботи департаменту муніципальних послуг та регуляторної політики Кам’янської міської ради 1. Загальна інформація Категорія посади в органах місцевого самоврядування Шоста категорія Посада Головний спеціаліст Найменування структурного підрозділу1 Відділ регуляторної політики та правової роботи Найменування виконавчого органу Департамент муніципальних послуг та регуляторної політики Посада безпосереднього керівника Начальник відділу Посада керівника структурного підрозділу1 Начальник відділу Керівник виконавчого органу Директор департаменту Посада особи, яка здійснює координацію діяльності Перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради 2. Мета посади Діловодне опрацювання документів та моніторинг їх виконання 3. Основні посадові обов’язки 1. Забезпечення ведення загального діловодства, здійснення діловодного та організаційного контролю в департаменті: ведення системи електронного документообігу, приймання, попереднього розгляду та реєстрації службових документів, які надійшли до департаменту; обліку та оброблення вхідної та вихідної кореспонденції. 2. Складання зведеної номенклатури справ департаменту на основі номенклатур справ структурних підрозділів. 3. Забезпечення: збереження штампів та правильність їх використання; виготовлення, зберігання, обліку і використання бланків документів департаменту та бланків суворої звітності в департаменті; зберігання у встановленому порядку архівних справ з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення; ведення в установленому порядку обліку контрольних документів. 4. Забезпечення: діловодства за зверненнями громадян, підприємств, установ та організацій, посадових осіб, депутатів, в тому числі електронні звернення, електронні петиції та усні звернення за допомогою засобів телефонного зв’язку. опрацювання звернень громадян, що надходять на урядову телефонну «гарячу лінію» та на багатоканальну телефонну лінію «Контакт-центр «Гаряча лінія голови облдержадміністрації». 5. Здійснення реєстрації, опрацювання, систематизації, аналізу і контролю щодо задоволення запитів на інформацію, надання консультації під час оформлення запитів, забезпечення доступу запитувачів до інформації за дорученням керівництва; відстеження строків виконання контрольованих службових та розпорядчих документів, підготовку аналітичного матеріалу щодо стану виконавської дисципліни; нагадування виконавцям про строки виконання контрольованих службових та розпорядчих документів, запитів на інформацію; здійснення моніторингу щодо випереджувальних строків виконання контрольованих документів та запитів на інформацію. 6. Здійснення розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян, надання роз’яснень з питань, що належать до його компетенції 7. Надсилання адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електронного зв’язку вихідних документів у паперовій формі, створених у департаменті. 8. Здійснення: прийому, друку, реєстрації документів, які надійшли до департаменту електронною поштою; інших заходів щодо виконання загальнодержавних, регіональних та місцевих програм за напрямом діяльності; видачі, повернення та облік службових посвідчень. 9 Проведення аналізу стану роботи діловодства та архівної справи з метою усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. 10 Здійснення інших функцій, передбачених законодавством та пов’язаних з реалізацією наданих повноважень. 4. Права 1. Одержувати в установленому порядку від місцевих органів державної виконавчої влади та органів місцевого самоврядування їх посадових осіб, громадських організацій, підприємств, установ і організацій документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього обов’язків. 2. Взаємодіяти зі спеціалістами виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій міста всіх форм власності (за погодженням з їх керівниками) з питань, що належать до компетенції відділу та приймати участь у роботі комісій, груп та інших об’єднань, у нарадах, зборах та засіданнях з питань, пов’язаних з функціональними обов’язками. 3. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення своєї роботи та роботи відділу. 4. Вивчати передовий досвід та впроваджувати інновації на практиці. 5. Зовнішня службова комунікація Дніпропетровська обласна та Кам’янська районна державні адміністрації, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності. 6. Умови служби 1. Дотримання вимог антикорупційного законодавства, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил етичної поведінки, регламентів міської ради та виконавчих органів міської ради, виконавської дисципліни. 2. Додержання вимог законодавства про захист персональних даних, недопущення розголошення, заміни, спотворення або втрати персональних даних, які довірено або які відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових або трудових обов’язків. 3. Забезпечення виконання інших завдань та функцій в межах компетенції департаменту, доручень керівництва міської ради. 4. Можливі короткострокові відрядження в межах України та закордон.