Звіт про роботу у ІІI кварталі 2017 року

Міському голові
БІЛОУСОВУ А.Л.

                                                                                   ЗВІТ
                                             про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
                                                                 у ІІІ кварталі 2017 року

1. Аналітична робота

Робота загального відділу міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради та положення про відділ.

За ІІІ квартал 2017 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 1879 документів, що на 160 документів менше ніж за ІІІ квартал 2016 року (2039). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

   Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому                  міської ради	Кількість документів		+/-
	ІІІ  квартал 2016 року	ІІІ квартал 2017 року	кількість          документів	%
УСЬОГО:	2178	1867	-311
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	11	14	3	27,27
Рішення обласної ради (копії)	7	10	3	42,86
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	31	27	-4	-12,9
Листи обласної ради та облдержадміністрації	157	141	-16	-10,19
Листи з інших міст	473	329	-144	-30,44
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	78	98	20	25,64
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	80	73	-7	-8,75
Правоохоронні,  контролюючі органи та інші органи виконавчої влади	194	223	29	14,95
Політичні партії та громадські організації	52	76	24	46,15
Засоби масової інформації	5	4	-1	-20
Установи та організації міста	250	155	-95	-38
Промислові підприємства	53	50	-3	-5,66
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	55	29	-26	-47,27
Приватні підприємства та підприємці	59	58	-1	-1,69
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	578	488	-90	-15,57
Комунальні, автотранспортні підприємства                    та інші	95	92	-3	-3,16

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у  ІІІ кварталі 2017 року, і на скільки змінилася кількість таких вхідних документів у порівнянні з ІІІ кварталом 2016 року:

                                                                                                          Таблиця 2

Назва питання	ІІІ квартал 2016 року	ІІІ квартал 2017 року	+/-
			кількість документів	%
УСЬОГО	2141	1833	-308
Листування з питань фінансування	373	329	-44	-11,8
Листування з питань транспорту	35	12	-23	65,71
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	49	66	17	34,69
Листування з питань зв’язку	3	3	-	-
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	140	136	-4	-2,86
Листування з земельних питань	117	109	-8	-6,84
Листування з питань комунального господарства	366	232	-134	-36,61
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	25	6	-19	-76
Листування з питань охорони здоров’я	9	11	2	22,22
Листування з питань освіти і науки	11	7	-4	-36,36
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	35	32	-3	-8,57
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	108	106	-2	-1,85
Листування з кадрових питань та працевлаштування	118	92	-26	-22,03
Листування з питань економіки	82	44	-38	-46,34
Листування з питань екології	20	24	4	20
Листування з питань праці та соціального захисту населення	26	31	5	19,23
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	18	13	-5	27,78
Листування з питань внутрішньої політики	465	470	5	1,08
Листування з адміністративно-господарський питань	61	29	-32	-52,46
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	80	81	1	1,25

У ІІІ кварталі 2017 року кількість вихідних документів становила 1369 документів, що на 580 документів менше, ніж у ІІІ кварталі 2016 року (1949). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість                 документів		+/-
	ІІІ квартал 2016 року	ІІІ квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1893	1250	-643	-33,97
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	14	24	10	71,43
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	199	115	-84	-42,21
Обласна рада, облдержадміністрація	155	154	-1	-0,65
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	154	93	-61	-39,61
Промислові  підприємства	27	30	3	11,11
Приватні підприємства та підприємці	34	18	-16	-47,06
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	37	15	-22	-59,46
Правоохоронні та контролюючі органи	402	187	-215	-53,48
Політичні партії та громадські організації	35	35	-	-
Засоби масової інформації	10	7	-3	-30
Відділи та управління міської ради	85	52	-33	-38,82
Інші установи міста	741	520	-221	-29,82

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у  ІІІ кварталі 2017 року, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів порівняно з ІІІ кварталом 2016 року.

Таблиця 4

Назва питання	ІІІ квартал 2016 року	ІІІ квартал 2017 року	+/-
			кількість документів	%
Листування з питань фінансування	62	51	-11	-17,74
Листування з питань транспорту	23	13	-10	-43,48
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	66	45	-21	-31,82
Листування з питань зв’язку	-	2	2	100
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	66	36	-30	-45,45
Листування з земельних питань	86	59	-27	-31,4
Листування з питань комунального господарства	590	498	-92	-15,59
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	10	8	-2	-20
Листування з питань охорони здоров’я	21	16	-5	-23,81
Листування з питань освіти і науки	84	43	-41	-48,81
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	23	17	-6	-26,09
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	95	115	20	21,05
Листування з кадрових питань та працевлаштування	325	73	-252	-77,54
Листування з питань економіки	181	116	-65	-35,91
Листування з питань екології	38	16	-22	57,89
Листування з питань праці та соціального захисту населення	36	17	-19	-52,78
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	15	1	-14	-93,33
Листування з питань внутрішньої політики	161	113	-48	-29,81
Листування з адміністративно-господарський питань	4	1	-3	-75
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	2	1	-1	-50
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	5	9	4	80

За ІІІ квартал 2017 року електронною поштою надійшло 1033 службових документів, з яких 268 – на ім’я міського голови, телефонограм – 284,       перенаправлено за належністю 348. На копіювальних апаратах виготовлено 2452 копії документів.

За ІІІ квартал 2017 року надійшло –359 контрольованих службових документів, з них –339 службових документів вищого рівня, – 20 визначених контрольними за резолюціями керівництва.

У звітному періоді за контрольними резолюціями опрацьовано 889 службових документів   (867 вищого рівня,  22 визначених контрольними за резолюціями керівництва).

Порівняно з 2016 роком відповідно 1047 (–158), у тому числі вищого рівня 963(-96), визначених контрольними за резолюціями керівництва 84( –62).

Відділом реклами міської ради надано з порушенням контрольного строку 1 документ (10% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів).

Надано з порушенням контрольних строків  0,1% інформацій від загальної кількості опрацьованих контрольованих документів за звітний період. У ІІІ кварталі  2016 року кількість невчасно опрацьованих службових контрольних документів  становила 0,2%.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

За ІІІ  квартал 2017 року всього підготовлено 3 доручення міського. Виконано 1 доручення, 2 перебуває на постійному контролі, що порівняно з 2016 роком становить відповідно – 3(–0).нформація на доручення надана змістовна та вчасно.

Протягом ІІІ кварталу 2017 року у порівнянні з аналогічним періодом 2016 року за напрямом роботи з розпорядчими актами:

- опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 215 (224) проектів розпорядчих актів (-9), зареєстровано 104 (105) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (-1), 111 (119) виданих розпоряджень міського голови (-8). Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів становить близько 3225 (3360) одиниць (-135);

- організовано і забезпечено документоване та організаційно-технічне супроводження 3 (3) планових засідань виконавчого комітету міської ради;

- підготовлено та проведено 3 (3) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради, з метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради;

- за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 3 (3) протоколи засідань, направлено 7 (11) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-4);

- серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 2 (1) питання розглянуто інформаційно (+1) та 1 (1) проект рішення було не прийнято;

- між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради прийнято 5 (6) рішень (-1).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 22 (63) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (-41). Видано 74 (117) копій затребуваних документів (-43).

Протягом ІІІ кварталу 2017 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 3 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано 22 (54) документи, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта та відповідна відмітка зазначена на 21 (39) оригіналах розпорядчих актів.

У звітному періоді забезпечено на належному рівні роботу з контрольованими розпорядчими актами:

 - опрацьовано 35 справ з контролю за ходом виконання розпорядчих актів, з них рішень виконавчого комітету міської ради – 23, розпоряджень міського голови – 12;

- узято на контроль 9 розпорядчих актів, з них рішень виконавчого комітету міської ради – 4, розпоряджень міського голови – 5;

- знято з контролю 8 розпорядчих актів, з них рішень виконавчого комітету міської ради – 1, розпоряджень міського голови – 7.

У ІІІ кварталі 2017 року зареєстровано 119 запитів на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації.

2. Методична робота

Упродовж ІІІ кварталу 2017 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів, запитів на інформацію тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

3. Організаційна робота

Протягом ІІІ кварталу 2017 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів запитів на інформацію. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу 
міської ради                                                                                                             Л.В.Товмач

ПОГОДЖЕНО
Заступник міського голови 
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами 
виконавчого комітету міської ради
__________________Т.Ж.Завгородня