Звіт про роботу відділу за 3 квартал 2016 року

ЗВІТ
про роботу відділу секретаріату міської ради
за ІІІ квартал 2016 року

І. Аналітична робота

Відділ секретаріату міської ради протягом ІІІ кварталу 2016 року здійснював інформаційне, аналітичне, методичне забезпечення діяльності міської ради.
В межах своїх повноважень сприяв здійсненню міською радою взаємодії
і зв’язкам з територіальною громадою, виконавчими органами міської ради, посадовими особами місцевого самоврядування.
Відділ секретаріату міської ради організовував контроль за виконанням рішень міської ради та інших документів.
У ІІІ кварталі 2016 року прийнято 254 рішення міської ради.
Взято на контроль – 41 рішень, знято з контролю – 41 рішення міської ради.
Відповідно до покладених на відділ завдань:
-    підготовлено 2 розпорядження міського голови щодо термінів скликання пленарних засідань сесій міської ради;
-    підготовлено проекти рішень міської ради
     «Про внесення змін до рішення міської ради від 26.02.2016 №85-05/VII «Про уповноваженого представника Дніпродзержинської міської ради – члена Дніпропетровської обласної асоціації органів місцевого самоврядування»;
    «Про внесення змін до рішення міської ради від 25.12.2015 №27-03/VII «Про помічника-консультанта депутата міської ради»;
    «Про внесення змін до рішення міської ради від 23.03.06 №693-21/IV «Про заснування звання «Почесний депутат Дніпродзержинської  міської ради»;
    «Про внесення змін до рішення міської ради від 30.03.2016 №142-06/VII «Про затвердження положення про відділ секретаріату Дніпродзержинської міської ради».
–  підготовлено 2 рішення виконавчого комітету міської ради стосовно питань, які виносяться на розгляд міської ради;
-    складено 2 порядки ведення пленарних засідань сесій міської ради;
-    організовано надання документів щодо питань, які внесено на розгляд міської ради та забезпечено попереднє ознайомлення депутатів міської ради з їх змістом;
-    за звітний період складено 2 протоколи пленарних засідань сесій міської ради;
-    здійснено забезпечення підготовки та проведення 2-х нарад міського голови з головами постійних комісій по розгляду питань порядку денного пленарних засідань сесій міської ради, підготовлено протоколи нарад;
-    щотижнево готувалась інформація про надходження до відділу секретаріату міської ради запитів на інформацію та звіти про їх виконання, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». За звітній період здійснено контроль за додержанням термінів виконання 11 запитів на інформацію, на 9 інформаційних запитів своєчасно було підготовлено відповіді відповідно до наданих повноважень;
-    здійснювалось організаційно-технічне забезпечення засідань постійних комісій.
За звітній період складено 2 графіка проведення засідань постійних комісій.
Проведено 33 засідання постійних комісій міської ради з відповідним технічним, інформаційно-аналітичним та методичним забезпеченням, складено 33 протоколи.
01.07.2016 проведено «День інформування депутатів», на якому були заслухані керівники комунальних підприємств міста та інші.
З серпня місяця введено в експлуатацію електронну систему голосування «Віче». У зв’язку із введенням системи відділом секретаріату міської ради було здійснено комплекс організаційно-технічних заходів щодо занесення даних, ознайомлення депутатів міської ради з роботою даної системи тощо.
Надано методичну допомогу секретарям постійних комісій в складанні протоколів та рекомендацій постійних комісій, підготовлено 250 рекомендацій, що направлені на виконання до структурних підрозділів виконкому міської ради та установ міста.  
Постійно здійснюється організаційно-технічне забезпечення діяльності помічників-консультантів депутатів міської ради. За звітній період оформлено та виготовлено посвідчення 5 помічникам-консультантам депутата міської ради.
Відділ секретаріату міської ради надає допомогу депутатам міської ради в оформленні їх депутатських звернень.
 Протягом ІІІ кварталу 2016 року зареєстровано і направлено виконавцям 293 депутатських звернень депутатів міської ради.
Постійно проводився контроль за дотриманням термінів розгляду депутатських звернень виконавцями.  
На даний час на контролі знаходиться 178 звернення, які надійшли за звітній період та 386 звернень, термін виконання яких продовжено з початку     VI  та VIІ скликань.
Протягом ІІІ кварталу 2016 року до відділу секретаріату міської ради надійшло 617 документів, які було опрацьовано належним чином та здійснено контроль за їх виконанням, залишається на контролі з початку року – 115 документів.
Вихідних документів зареєстровано 417.
Щотижнево готувалась інформація про заходи, які необхідно внести до календарного плану.
Постійно проводилась робота по виконанню оперативних доручень міського голови, секретаря міської ради, керівництва виконкому.

2.Методична робота

Відділом секретаріату міської ради постійно надається методична допомога:
-    структурним підрозділам міської ради, помічникам-консультантам депутатів міської ради стосовно підготовки та винесення на розгляд пленарних засідань сесій міської ради проектів рішень з відповідних питань;
-    секретарям постійних комісій міської ради стосовно складання протоколів засідань постійних комісій з розгляду питань порядку денного сесій міської ради;
-    депутатам міської ради та їх помічникам-консультантам стосовно підготовки та оформлення депутатських запитів та звернень.

3. Організаційна робота

-    здійснюється щомісячне надання матеріалів сесій міської ради депутатам міської ради електронною поштою та на паперових носіях;
-    складено 2 проекти порядку денного сесій міської ради;
-    проводилось складання та узгодження списків запрошених на пленарні засідання сесій міської ради;
-    здійснено запрошення депутатів міської ради та запрошених на пленарні засідання сесій міської ради;
-    організовано роботу буфету перед пленарними засіданнями сесії;
-    організовано трансляцію та озвучення пленарних засідань;
-    надавались оголошення в ЗМІ про скликання сесій;
-    організовувалась та здійснювалась реєстрація депутатів та запрошених;
-    забезпечено участь депутатів міської ради та Почесних депутатів міської ради в урочистих заходах;
-    здійснювалася постійна взаємодія з головами 8 постійних комісій міської ради з питань життєдіяльності міста.