Положення про відділ
Затверджено рішенням міської ради від 21.07.2023 №1193-36/VIII
Положення
про відділ секретаріату Кам’янської міської ради
І. Загальні положення
1.1. Відділ секретаріату Кам’янської міської ради (далі – відділ)
є виконавчим органом Кам’янської міської ради (без статусу юридичної особи).
Відділ утворюється міською радою, є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету, міському голові, секретарю міської ради.
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», Про статус депутатів місцевих рад», «Про державну службу», «Про запобігання корупції»,
«Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядчими актами Дніпропетровської обласної ради та обласної державної адміністрації, рішеннями Кам’янської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями, іншими нормативними актами, а також цим положенням.
ІІ. Основні завдання
Основними завданнями відділу є:
2.1. Організації роботи сесій Кам’янської міської ради.
2.2. Організація роботи постійних та тимчасових депутатських комісій міської ради.
2.3. Організаційно-інформаційне, методично-аналітичне
та консультативне забезпечення діяльності міської ради, постійних
та тимчасових депутатських комісій, депутатських фракцій, груп депутатів міської ради, інших депутатських об’єднань.
2.4. Надання методичної і консультативної допомоги депутатам міської ради у здійсненні їх повноважень.
2.5. Здійснення діловодних функцій щодо рішень міської ради, вхідної
та вихідної документації (що стосується питань діяльності міської ради) висновків та рекомендацій постійних комісій, доручень виборців, депутатських
запитів та звернень, запитів на інформацію, на основі автоматизованих технологій документообігу.
ІІІ. Функції
Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
3.1. Готує розпорядження про скликання сесій міської ради та складає перелік питань, внесених до порядку денного.
Формує матеріали сесій згідно з наданими проєктами рішень міської ради, доводить до відома депутатів міської ради та виконавчих органів міської ради інформацію про час та місце проведення пленарних засідань міської ради, проєкт порядку денного, графік засідання постійних комісій міської ради.
3.2. Розробляє та здійснює виконання організаційно-технічних заходів щодо підготовки та проведення пленарних засідань та засідань постійних комісій міської ради.
3.3. Надає пропозиції щодо формування проєкту порядку денного пленарних засідань та засідань постійних комісій міської ради.
3.4. Готує порядок ведення пленарних засідань міської ради.
3.5. Готує списки запрошених та запрошує (у разі наявності технічної можливості) депутатів, посадових та інших осіб на пленарні засідання та на засідання постійних комісій міської ради.
3.6. Здійснює реєстрацію депутатів та запрошених, що прибули на пленарне засідання міської ради, вирішує інші організаційні питання, пов’язані з проведенням сесій.
3.7. Оформлює протоколи пленарних засідань міської ради, забезпечує
їх облік, зберігання та передачу в установленому порядку до архівного управління міської ради.
3.8. Здійснює обробку результатів голосування за допомогою електронної системи поіменного голосування за допомогою відповідних функцій
програмно - технічного комплексу системи електронного голосування «Віче».
3.9. Здійснює організаційно-технічне забезпечення доведення рішень міської ради до виконавців, контролює своєчасне розміщення прийнятих рішень на офіційному веб-сайті міської ради в мережі Інтернет.
3.10. Здійснює діловодні функції щодо рішень міської ради (приймання, комплектування, реєстрацію, розсилання, контроль, облік, оперативний пошук, тимчасове зберігання).
3.11. Здійснює організаційно-технічне забезпечення проведення засідань «Днів інформування депутатів».
3.12. Складає та узгоджує з головами постійних комісій графік засідань постійних комісій.
3.13. Надає секретарям постійних комісій методичну допомогу щодо оформлення протоколів засідань постійних комісій.
3.14. Здійснює діловодні функції щодо висновків і рекомендацій з питань, що розглядаються постійними комісіями.
3.15. Організовує та бере участь у нарадах міського голови з головами постійних комісій міської ради та керівниками депутатських фракцій, нарадах секретаря міської ради; оформлює протоколи нарад.
3.16. Сприяє діяльності постійних та тимчасових комісій, забезпечує необхідні умови для їх роботи, запрошує депутатів та працівників виконавчих органів ради на засідання постійних комісій.
Здійснює організаційно-технічні заходи щодо розгляду проєктів рішень міської ради на засіданнях постійних комісій міської ради.
3.17. На підставі пропозицій постійних комісій, депутатів міської ради, виконавчих органів узагальнює пропозиції до проекту перспективного плану роботи міської ради на рік, організовує їх попередній розгляд на засіданнях постійних комісій. Забезпечує контроль за виконанням перспективного плану роботи міської ради.
3.18. Надає консультації при оформлені депутатських звернень та запитів депутатам міської ради.
3.19. Здійснює реєстрацію та забезпечує діловодний контроль вхідної
та вихідної документації (що стосується питань діяльності міської ради), депутатських звернень та запитів, запитів на інформацію, розпорядником якої
є відділ, на основі автоматизованих технологій документообігу.
3.20. Надає депутатам допомогу у здійсненні ними своїх повноважень. Узагальнює доручення виборців, направляє виконавчим органам для розробки заходів з їх виконання.
3.21. Організовує підготовку інформаційних матеріалів для звітів депутатів.
3.22. Веде облік помічників – консультантів депутатів міської ради, надає
їм консультації. Оформлює посвідчення помічників – консультантів депутатів міської ради.
3.23. Надає пропозиції щодо номенклатури справ відділу, готує документи для передачі в установленому порядку до архівного управління міської ради.
3.24. Готує проєкти рішень міської ради, виконавчого комітету, розпорядження з питань, віднесених до компетенції відділу.
3.25. Уносить міському голові пропозиції щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників відділу.
3.26. Проводить роботу щодо формування кадрового резерву відділу, дотримання контролю за виконанням особистих планів.
3.27. Забезпечує виконання доручень міського голови, секретаря міської ради.
3.28. Здійснює організаційні заходи щодо протидії корупції
та додержанням посадовими особами відділу вимог антикорупційного законодавства.
3.29. Розглядає за дорученням міського голови або секретаря міської ради звернення громадян, підприємств, організацій та інших установ у порядку, передбаченому чинним законодавством України, забезпечує виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
3.30. Забезпечує ведення статистичної звітності за формами і в терміни,
які установлені державними органами.
3.31. Здійснює організацію електронного листування з питань діяльності Кам’янської міської ради.
3.32. За допомогою відповідних функцій програмно - технічного комплексу системи електронного голосування «Віче» проводить реєстрацію депутатів, вносить зміни до порядку денного, фіксує запис на виступ по поточних питаннях порядку денного; виконує фіксацію початку і закінчення виступів доповідачів, співдоповідачів і виступаючих по кожному пункту порядку денного, фіксує пропозиції депутатів до проєктів рішень, що потребують подальшого голосування по них; проводить і фіксує результати голосувань, відслідковує наявність карток депутатів у пультах депутатів у реальному часу ходу сесії, виконує формування протоколів сесії та звітів по базі даних депутатів.
3.33. Завіряє належним чином документи у випадках, передбачених правилами діловодства.
3.34. Здійснює в межах наданих повноважень оприлюднення публічної інформації.
3.35. Виконує інші повноваження, передбачені законодавством, відповідно до розпоряджень, доручень міського голови, секретаря міської ради в межах компетенції відділу.
ІV. Права
Відділ має право:
4.1. Залучати спеціалістів виконавчих органів міської ради
(за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції.
4.2. Одержувати від посадових осіб виконавчих органів міської ради інформацію про виконання рішень міської ради.
4.3. Інформувати міського голову у випадках, коли відповідні виконавчі органи не надають своєчасно інформацію на депутатські звернення, запити, рішення міської ради та інші документи, які знаходяться на контролі.
4.4. Повертати виконавцям організаційно-розпорядчі документи
та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення вимог Інструкції
з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради та Регламенту Кам’янської міської ради.
4.5. Уносити керівництву пропозиції з питань удосконалення
та підвищення ефективності роботи з організаційно-розпорядчими документами.
4.6. Брати участь в пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях виконавчого комітету міської ради, семінарах, навчаннях та нарадах виконавчих органів міської ради тощо.
4.7. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.
4.8. Подавати міському голові у встановленому порядку пропозиції щодо відзначення працівників відділу обласними та міськими нагородами, застосування форм матеріального заохочення за високі досягнення у праці.
V. Організація роботи
5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється міським головою у встановленому законодавством порядку.
5.2. Начальник здійснює керівництво діяльністю відділу та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень.
5.3. Основні посадові обов’язки та права працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.
5.4. Посадові особи відділу зобов’язані:
дотримуватися правил запобігання та врегулювання конфлікту інтересів, передбачених розпорядженням міського голови та Законом України
«Про запобігання корупції»;
вживати заходів щодо недопущення виникнення реального, потенційного конфлікту інтересів;
повідомляти письмово міського голову не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли особа дізналася чи повинна була дізнатися про наявність
у неї реального чи потенційного конфлікту інтересів;
не вчиняти дій та не приймати рішень в умовах реального конфлікту інтересів;
вживати заходів щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів.
5.5. Положення про відділ затверджується рішенням міської ради, положення про структурні підрозділи в разі їх утворення – розпорядженням. Зміни та доповнення до зазначених положень уносяться в порядку, встановленому для їх затвердження.
5.6. Відділ використовує в роботі свою печатку та штампи, передбачені
для ведення діловодства в апараті та виконавчих органах Кам’янської міської ради.
5.7. Покладання на відділ обов’язків, не пов’язаних з реалізацією наданих повноважень, не допускається.
5.8. Відділ для здійснення повноважень забезпечується приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами комп’ютерної та оргтехніки, доступом
до мережі Інтернет, канцелярськими товарами, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів.