Звіт про роботу відділу за 2018 рік

опубліковано: 14 січня 2019 оновлено: 11 липня 2019

Міському голові
БІЛОУСОВУ А.Л.

ЗВІТ
про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
за 2018 рік

1. Аналітична робота

Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, положень про них та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За 2018 рік зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 7991 документ, що на 26 документів менше, ніж за 2017 рік (8017), з них:

- Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи – 79(75);

- рішення обласної ради (копії) –45(46);

- розпорядження голови облдержадміністрації (копії) – 143(135);

- листи обласної ради та облдержадміністрації – 617(645);

- листи з інших міст – 1833(1602);

- відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації – 418(426);

- адміністрації районів міста та Карнаухівська селищна рада – 232(244);

- правоохоронні та контролюючі органи –912(809);

- політичні партії та громадські організації – 202(283);

- засоби масової інформації – 11(12);

- установи та організації міста – 758(753);

- промислові підприємства – 162(176);

- освіта, наука, культура, охорона здоров’я – 84(133);

- приватні підприємства та підприємці – 316(218);

- підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування – 0(0);

- виконавчі органи міської ради – 2055(2067);

- комунальні, автотранспортні підприємства та інші – 227(290).

Вхідне листування кореспондентами в у 2018 році порівняно з аналогічним періодом 2017 року здійснювалося з наступних питань:

- фінансування – 1630(1503);

- транспорту – 50(41);

- будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами – 158(201);

- зв’язку – 7(9);

- житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень – 598(547);

- земельних – 774(581);

- комунального господарства – 834(1049);

- торгівлі та побутового обслуговування – 71(52);

- охорони здоров’я – 30(32);

- освіти і науки – 21(28);

- роботи закладів культури та спорту – 79(109);

- роботи правоохоронних та контролюючих органів – 325(386);

- кадрових питань та працевлаштування – 357(349);

- економіки – 160(202);

- екології – 65(88);

- праці та соціального захисту населення – 103(98);

- роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді – 73(74);

- внутрішньої політики – 2076(2060);

- адміністративно-господарських – 136(127);

- клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження – 260(310).

У 2018 році направлено 4723 вихідні документи, що на 573 документи менше, ніж у 2017 році (5296), з них:

- Адміністрація Президента України, Верховна Рада України – 56(65);

- Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст – 518(566);

- обласна рада, облдержадміністрація – 639(672);

- відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації – 341(417);

- промислові підприємства – 122(114);

- приватні підприємства та підприємці – 58(59);

- адміністрації районів міста та Карнаухівська селищна ради – 75(79);

- правоохоронні та контролюючі органи – 647(784);

- політичні партії та громадські організації – 76(100);

- засоби масової інформації – 37(25);

- відділи та управління міської ради – 272(235);

- інші установи міста – 1882(2180).

Вихідне листування кореспондентами в у 2018 році порівняно з аналогічним періодом 2017 року здійснювалося з наступних питань:

- фінансування – 313(246);

- транспорту – 66(62);

- будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами – 120(186);

- зв’язку – 6(8);

- житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень – 157(185);

- земельних – 175(252);

- комунального господарства – 1717(2046);

- торгівлі та побутового обслуговування – 59(31);

- охорони здоров’я – 64(51);

- освіти і науки – 113(160);

- роботи закладів культури та спорту – 39(42);

- роботи правоохоронних та контролюючих органів – 331(437);

- кадрових питань та працевлаштування – 389(264);

- економіки – 460(445);

- екології – 60(53);

- праці та соціального захисту населення – 68(89);

- роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді – 10(3);

- внутрішньої політики – 661(536);

- адміністративно-господарських – 14(19);

- клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною – 0(18);

- клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження – 26(38).

За 2018 рік електронною поштою надійшло 2107 службових документів, з яких 1116 – на ім’я міського голови, телефонограм – 940, направлено за належністю 793 службовий електронний документ. На копіювальних апаратах виготовлено 6573 копій документів.

За 2018 рік надійшло –1367 контрольованих документів, із них 1341 службовий документ вищого рівня, 26 визначених контрольними за резолюціями керівництва.

За контрольними резолюціями опрацьовано 4177 службових документів (4139 вищого рівня, 38 визначених контрольними за резолюціями керівництва). Порівняно з 2017 роком відповідно 3502 (+675), у тому числі вищого рівня 3356 (+783), визначених контрольними за резолюціями керівництва – 146(–108).

Відповідально ставляться до виконання контрольованих документів у організаційному відділі міської ради (Руднєва), відділі персоналу міської ради (Дмитрюк), відділі інформаційної діяльності та взаємодії з громадськістю (Бережний), департаменті фінансів міської ради (Шевченко), управлінні містобудування та архітектури міської ради (Саєнко), управлінні з надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення міської ради (Андреєв).

Надано 0,2% від загальної кількості опрацьованих контрольованих документів інформацій з порушенням контрольного строку, зокрема наступними виконавчими органами міської ради:

- департаментом житлово-комунального господарства та будівництва – 6 (0,5% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів);

- департаментом економічного розвитку міської ради – 1 (0,5% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів);

- департаментом комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради –1 (0,3% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів).

Порівняно з 2017 роком кількість невчасно опрацьованих службових контрольованих документів становила 0,1% .

За 2018 рік підготовлено 8 доручень міського голови у тому числі 3 за результатами засідання виконавчого комітету міської ради. Виконано 7доручень. Відповіді надавались вчасно і в повному обсязі.

Слід зазначити, що своєчасне виконання контрольованих документів залежить не тільки від виконавця, а й від оперативного розгляду та накладення резолюції керівництвом міської ради.

Переважна більшість контрольованих документів органів влади вищого рівня виконується вчасно. Однією з об’єктивних причин з якої вчасно не виконуються зазначені документи, можна назвати невчасне відправлення вихідного (первинного) документа або неузгодженість строків реєстрації документа та строків його виконання.

З метою підвищення рівня виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності, своєчасного та якісного виконання контрольних документів керівникам виконавчих органів міської ради щотижня направляється перелік службових документів, які підлягають розгляду щодо контрольних строків.

Постійно здійснюється нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

Протягом 2018 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 922 (871) проектів розпорядчих актів, зареєстровано 400 (374) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, 522 (497) виданих розпоряджень міського голови. Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів складає близько 18200 (17420) одиниць.

Також було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 11 (12) планових засідань виконавчого комітету міської ради та 1 (1) позачергових засідання виконавчого комітету (0).

Постійно відстежується розміщення проектів рішень виконавчого комітету міської ради на офіційному сайті згідно із Законом « Про доступ до публічної інформації» за 20 днів. Один раз на місяць попереджаються виконавчі органи міської ради щодо проведення засідання виконавчого комітету міської ради та своєчасного надання проектів на розгляд членів виконавчого комітету міської ради.

За 5 днів до засідання формуються та направляються в електронному вигляді матеріали для членів виконавчого комітету та виконавчих органів. Створюється презентація для засідання виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 11 (12) нарад щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Упродовж 2018 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 12 (14) протоколів засідань. Направлено 22 (23) витяги із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради.

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 6 (9) питань було розглянуто інформаційно та 4 (4) проект рішення було не прийнято.

Прийнято між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради 18 (29) рішень.

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 77 (102) запити щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян. Видано 194 (230) копій зажаданих документів.

Протягом 2018 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 12 (14) справ протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

У 2018 опрацьовано близько 107 (224) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта та відповідна відмітка зазначена на 87 (55) первинних розпорядчих актах .

Також опрацьовано 152 справи з контролю за ходом виконання розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 89, розпоряджень міського голови – 63. Узято на контроль 49 розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 16, розпоряджень міського голови – 33. Знято з контролю 63 розпорядчих акти: рішень виконавчого комітету міської ради – 25, розпоряджень міського голови – 38.

У звітному періоді направлено до облдержадміністрації 9 листів з копіями прийнятих рішень з питань делегованих повноважень.

Щоквартально готується звіт про списання та знищення зіпсованих (втрачених) бланків рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови. Згідно із зазначеним звітом знищується близько 400 примірників.

У звітному кварталі було зареєстровано 321 запит на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Запитів задоволено – 226, задоволено частково – 54, розіслано за належністю, якщо орган не є розпорядником інформації – 28, відмовлено згідно з чинним законодавством – 13. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.

2. Методична робота

Упродовж 2018 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

У звітному періоді проведено оцінку ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.

У виконавчих органах міської ради на належному рівні забезпечується ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог, ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів.

Ураховуючи результати проведення у 2018 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною.

3. Організаційна робота

Протягом 2018 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу
міської ради Л.В.Товмач

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня