Звіт про роботу відділу за ІV квартал 2018 року

опубліковано: 14 січня 2019 оновлено: 11 липня 2019

Міському голові
БІЛОУСОВУ А.Л.

ЗВІТ
про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
у ІV кварталі 2018 року

1. Аналітична робота

Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, положень про них та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За ІV квартал 2018 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 2190 документів, що на 80 документів менше, ніж за ІV квартал 2017 року (2270), з них:

- Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи – 23(26);

- рішення обласної ради (копії) –14(16);

- розпорядження голови облдержадміністрації (копії) – 42(49);

- листи обласної ради та облдержадміністрації – 166(167);

- листи з інших міст – 601(495);

- відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації – 108(111);

- адміністрації районів міста та Карнаухівська селищна рада – 53(60);

- правоохоронні та контролюючі органи –195(236);

- політичні партії та громадські організації – 37(38);

- засоби масової інформації – 4(5);

- установи та організації міста – 199(256);

- промислові підприємства – 36(33);

- освіта, наука, культура, охорона здоров’я – 21(29);

- приватні підприємства та підприємці – 109(69);

- підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування – 0(0);

- виконавчі органи міської ради – 519(605);

- комунальні, автотранспортні підприємства та інші –63(75).

Вхідне листування кореспондентами в у ІV кварталі 2018 року порівняно з аналогічним періодом 2017 року здійснювалося з наступних питань:

- фінансування – 448(547);

- транспорту – 16(7);

- будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами – 42(52);

- зв’язку – 1(3);

- житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень – 141(129);

- земельних – 311(246);

- комунального господарства – 168(261);

- торгівлі та побутового обслуговування – 7(6);

- охорони здоров’я – 9(11);

- освіти і науки – 6(5);

- роботи закладів культури та спорту – 22(18);

- роботи правоохоронних та контролюючих органів – 87(94);

- кадрових питань та працевлаштування –69(70);

- економіки – 51(59);

- екології – 11(22);

- праці та соціального захисту населення – 22(36);

- роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді – 12(25);

- внутрішньої політики – 552(493);

- адміністративно-господарських – 37(21);

- клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження – 99(90).

У ІV кварталі 2018 року направлено 1218 вихідних документів,
що на 187 документів менше, ніж у ІІІ кварталі 2017 року (1405), з них:

- Адміністрація Президента України, Верховна Рада України – 11(11);

- Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст – 132(132);

- обласна рада, облдержадміністрація – 159(192);

- відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації – 101(99);

- промислові підприємства – 30(29);

- приватні підприємства та підприємці – 15(18);

- адміністрації районів міста та Карнаухівська селищна ради – 15(24);

- правоохоронні та контролюючі органи – 161(193);

- політичні партії та громадські організації – 23(29);

- засоби масової інформації – 10(5);

- відділи та управління міської ради – 61(61);

- інші установи міста – 501(611).

Вихідне листування кореспондентами в у ІV кварталі 2018 року порівняно з аналогічним періодом 2017 року здійснювалося з наступних питань:

- фінансування –106(75);

- транспорту – 7(17);

- будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами – 22(41);

- зв’язку – 1(2);

- житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень – 32(53);

- земельних – 55(65);

- комунального господарства – 457(560);

- торгівлі та побутового обслуговування – 11(10);

- охорони здоров’я – 13(10);

- освіти і науки – 30(29);

- роботи закладів культури та спорту – 6(16);

- роботи правоохоронних та контролюючих органів – 85(84);

- кадрових питань та працевлаштування – 70(99);

- економіки – 112(116);

- екології – 17(17);

- праці та соціального захисту населення – 15(17);

- роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді – 0(1);

- внутрішньої політики – 170(171);

- адміністративно-господарських – 1(8);

- клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною – 0(2);

- клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження – 8(12).

За ІV квартал 2018 року електронною поштою надійшло 534 службових документи, з яких 307 – на ім’я міського голови, телефонограм – 227, направлено за належністю 221 службовий електронний документ.

На копіювальних апаратах виготовлено 3285 копій документів.

За ІV квартал 2018 року надійшло 364 контрольованих документів, із них –356 контрольованих документів вищого рівня, – 8 визначених контрольними за резолюціями керівництва.

За контрольними резолюціями опрацьовано 993 службових документів (975– вищого рівня, 18– визначених контрольними за резолюціями керівництва), порівняно з ІV кварталом 2017 року відповідно 952(+41), у тому числі вищого рівня 905 (+70), визначених контрольними за резолюціями керівництва 47( –29).

Інформацій, наданих з порушенням контрольного строку, не було.
У 2017 році кількість невчасно опрацьованих службових контрольних документів у ІV кварталі становила 0,1 %.

За звітний квартал 2018 року міським головою надано 2 доручення. Інформація на доручення виконавцями надана змістовна та вчасно.

Протягом ІV кварталу 2018 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 240 (232) проектів розпорядчих актів, зареєстровано 102 (77) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, 138 (155) виданих розпоряджень міського голови. Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів складає близько 4920 (4640) одиниць.

У звітному періоді було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 3 (3) планових та 1 (1) позачергового засідання виконавчого комітету.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 3 (3) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

За результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 4 (4) протоколи засідань. Направлено 5 (5) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (0).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 0 (0) питання було розглянуто інформаційно (0) та 0 (3) проект рішення було не прийнято.

Прийнято між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради 5 (6) рішень (-1).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 16 (25) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян. Видано 46 (42) копій зажаданих документів.

Протягом ІV кварталу 2018 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 4 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано близько 21 (42) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта та відповідна відмітка зазначена на 16 (34) первинних розпорядчих актах.

Також було опрацьовано 32 справи з контролю за ходом виконання розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 18, розпоряджень міського голови – 114. Узято на контроль 10 розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 3, розпоряджень міського голови – 7. Знято з контролю 12 розпорядчих акти: рішень виконавчого комітету міської ради – 3, розпоряджень міського голови – 9.

У звітному періоді направлено до облдержадміністрації 2 листи з копіями прийнятих рішень з питань делегованих повноважень.

У звітному кварталі було зареєстровано 51 запит на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Запитів задоволено – 40, задоволено частково – 9, розіслано за належністю, якщо орган не є розпорядником інформації – 1, відмовлено згідно з чинним законодавством – 1. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.

2. Методична робота

Упродовж ІV кварталу 2018 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

У звітному періоді проведено оцінку ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.

У виконавчих органах міської ради на належному рівні забезпечується ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог, ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів.

Ураховуючи результати проведення у 2018 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною.

3. Організаційна робота

Протягом ІІІ кварталу 2018 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу
міської ради Л.В.Товмач

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня