Звіт про роботу управління за 2019 рік
ЗВІТ
про роботу архівного управління Кам’янської міської ради
міської ради за 2019 рік
1. Аналітична робота
Робота архівного управління Кам’янської міської ради здійснювалась відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, розпорядчих актів Дніпропетровської обласної ради та облдержадміністрації, рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, положення про управління.
Ураховуючи зміни в законодавстві України та з метою встановлення тарифів (цін) на платні послуги, що надаються архівним управлінням населенню, бюджетним установам та іншим споживачам, управлінням підготовлено рішення виконавчого комітету міської ради від 23.10.2019
№298 «Про встановлення тарифів (цін) на платні послуги, шо надаються архівним управлінням Кам’янської міської ради населенню, бюджетним установам та іншим споживачам».
Підготовлено та опубліковано у вересні звіт про результати базового відстеження рішення виконавчого комітету міської ради від 23.08.2018 №217 «Про встановлення тарифів (цін) на платні послуги, що надаються архівним управлінням Кам’янської міської ради населенню, бюджетним установам та іншим споживачам».
На виконання розпорядження міського голови від 07.05.2018
№174-р «Про проведення заходів щодо запобігання проявам тероризму на території міста» у грудні на ім’я міського голови підготовлена інформація щодо запобігання проявам тероризму в архівному управлінні міської ради
у 2019 році.
Для підготовки проекту розпорядження міського голови «Про затвердження плану заходів щодо запобігання корупції на 2020 рік» підготовлені та надані пропозиції архівного управління.
Підготовлені та надані фінансові річні та квартальні звіти до УДКСУ у
м.Кам’янському, департаменту комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно, місячні звіти до УПФУ в Заводському районі та квартальні до ОДПІ у м.Кам’янському.
До державного архіву Дніпропетровської області підготовлені та надані квартальні і річний звіт про виконання плану розвитку архівної справи у м.Кам’янському за 2019 рік.
На виконання доручень Державного архіву Дніпропетровської області та Плану заходів здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2015-2019 роки у липні, грудні підготовлені та надані інформації:
- про підсумки роботи із запитами на інформацію, що надійшли до архівного управління у І та ІІ півріччі 2019 року;
- аналіз фізичного стану документів НАФ архівного управління за
2019 рік.
Підготовлені та надані до виконавчого комітету міської ради узагальнені дані про звернення громадян, що надійшли до архівного управління
у 2019 році, інформації про кількісний склад працівників та посадових осіб архівного управління (щоквартальні).
На виконання листа державного архіву Дніпропетровської області підготовлена інформація, разом із електронною презентацією (діаграми, фотографії місць, стендів, фрагментів виставок), про роботу архівного управління щодо забезпечення прав громадян на отримання ретроспективної інформації у 2019 році.
Протягом року проводилась робота з виявлення юридичних осіб – джерел формування НАФ, у діяльності яких створюються електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з електронним цифровим підписом, вивчення складу цих документів та аналіз систем електронного документообігу, впроваджених в юридичних особах – джерелах формування НАФ.
Підготовлені та проведені у листопаді 2019 року навчання з питань організації діловодства та архівної справи, складання номенклатури справ на 2020 рік з відповідальними особами у виконавчих органах Кам’янської міської ради, підприємствах та організаціях міста.
2. Методична робота
В архіві підтримуються задовільні умови зберігання документів, забезпечується санітарно-гігієнічний та світловий режим. Регулярно проводиться вологе прибирання приміщень, обезпилювання документів. Остання п’ятниця місяця – санітарний день.
Виконано ремонт документів – 200 аркушів, закартановано – 340 справ.
Здійснено оправлення та підшивку документів – 340 справ.
На виконання Державного Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2015-2019 роки здійснено перевіряння наявності справ Національного архівного фонду у кількості 3572 справи. Аркуші про перевіряння справ складені і долучені до наглядової справи.
Інформація про стан перевіряння направлена до Державного архіву Дніпропетровської області.
У звітному періоді надійшло два вже існуючі фонди:
- Дніпродзержинський коледж фізичного виховання (2011-2014) – 21 справа;
- Кам’янська міська рада та її виконавчий комітет (2014-2016) – 319 справ.
Складені після експертизи цінності довідкові апарати (передмови, описи справ постійного зберігання та особового складу) до фондів представлені на розгляд експертно-перевірній комісії державного архіву Дніпропетровської області.
На договірних засадах упорядковані справи постійного, довготривалого (особовий склад) та тимчасового зберігання окружної виборчої комісії
ОВО №30 з чергових виборів Президента України (І та ІІ тури), позачергових виборів народних депутатів України, що відбулись 21 липня 2019 року.
На документи складено довідковий апарат, справи постійного зберігання передані до державного архіву Дніпропетровської області. Документи з особового складу прийняті до архівного управління на довгострокове зберігання.
Архівним управлінням підготовлено і проведено 4 засідання експертної комісії, на яких схвалено:
- 46 номенклатур справ;
- шість описів справ постійного зберігання на 452 одиниці зберігання;
- тридцять два описи справ з особового складу на 320 одиниць зберігання;
- сорок шість актів про виділення документів до знищення;
Здійснено три перевірки архівних підрозділів: 1 контрольна, 1 тематична, 1 комплексна. Довідки про результати перевірки направлені до керівників організацій та долучені до наглядових справ.
Надано 250 консультацій з питань діловодства та архівної справи підприємствам, організаціям та установам міста.
Експертно-перевірною комісією області затверджено два архівних фонди:
- Дніпродзержинський коледж фізичного виховання:
опис № 1 за 2011-2014 рр. на 21 справу, опис № 1-ос (продовження) за 2011-2014 рр. на 32 справ;
- Кам’янська міська рада та її виконавчий комітет:
опис № 1 за 2014-2016 рр. на 319 справ.
На довготривале зберігання, на договірних засадах, до архівного управління надійшли 103 справи з особового складу (кадрових питань)
від 24 підприємств, установ, організацій, які припинили свою діяльність.
Архівним управлінням у 2019 році на договірних засадах надано архівних послуг на суму 94500,46 грн., отримані кошти спрямовані на зміцнення матеріально-технічної бази архіву.
Керівникам та посадовим особам виконавчих органів міської ради, надавалась методична та практична допомога у підготовці документів з питань, що належать до повноважень архівного управління.
3. Організаційна робота
В роботі по виконанню документної інформації переважали запити громадян соціально-правового характеру (підтвердження факту роботи).
У 2019 році надійшло і виконано станом на 01 січня 2020 року 3758 запитів, що надійшли до управління від підприємств, установ, організацій та громадян міста.
З них позитивних – 2968, з рекомендацією звернутись до інших
установ – 430 запити. Тематичних запитів (виділення житла, земельних ділянок тощо) – 360.
У 2019 році архівним управлінням підготовлено 6 архівних виставок,
2 телепередачі та 12 публікацій до Дня Соборності, річниці бою під Крутами, до 205-річчя Т.Г.Шевченка, значимості Української Центральної Ради у національно-визвольному русі (1917-1921 рр.), Дня Конституції, Дня Незалежності України, річниці окупації міста Кам’янського та його визволення від фашистських загарбників у Другій світовій війні (1939-1945 рр.), річниці Голодомору в Україні (1932-1933 рр.) та Дня козацтва та захисника України.
В читальному залі управління протягом року працювали 5 користувачів. Пошук проводився для виявлення виділення житла та земельних ділянок.
Продовжує діяти оновлена постійно діюча архівна виставка «Місто у роки воєнного лихоліття» до 74 річниці великої Перемоги у Другій світовій війні та визволенню міста від нацистських загарбників.
4. Робота з кадрами
На виконання Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції» з працівниками управління проведено 12 бесід.
У березні підготовлені та надані декларації про доходи посадових осіб місцевого самоврядування архівного управління міської ради.
Підготовлено кадровий резерв на 2019 рік. Підготовлений графік відпусток працівників управління на 2020 рік.
5.Обмін досвідом, передові розробки та власні новітності в роботі
До 135-річчя заснування Дніпровського металургійного заводу
(ПАТ «ДМКД») архівним управлінням підготовлені завірені копії документів періоду 1940-1941 рр., що стосуються довоєнної історії комбінату. Оригінали знаходяться на зберіганні в державному архіві Дніпропетровської області.
Начальник управління Г.О.Кулініч