Положення про управління

ПОЛОЖЕННЯ

про архівне управління Кам’янської міської ради

І. Загальні положення

         1.1. Архівне управління Кам’янської міської ради (далі – управління) є виконавчим органом Кам’янської міської ради без статусу юридичної особи.

         1.2. Управління утворюється Кам’янської міською радою; є підзвітним та підконтрольним Кам’янській міській раді, підпорядкованим міському голові та виконавчому комітету міської ради.

         З питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства управління підконтрольне державному архіву області, Державній архівній службі України в порядку, встановленому законом.

         1.3. Управління створене для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та контролю за організацією архівної справи і діловодства на території Кам’янської міської територіальної громади.

         1.4. Управління є правонаступником в частині повноважень ліквідованого архівного управління Кам’янської міської ради.

         1.5. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про засади державної мовної політики», «Про доступ до публічної інформації», постановами Верховної Ради України, актами Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими актами Дніпропетровської обласної ради та Дніпропетровської обласної державної адміністрації, рішеннями Кам’янської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами та цим положенням.

         З питань організації та методики ведення архівної справи управління керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, державного архіву області.

         1.6. Положення про управління затверджується міською радою.

         1.7. У складі управління можуть створюватися структурні підрозділи.

 

ІІ. Основні завдання

         Основними завданнями управління є:

         2.1. Здійснення організації управління архівною справою і діловодством на території Кам’янської міської територіальної громади.

         2.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

         2.3. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами або юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.     

         2.4. Унесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

         2.5. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

         2.6. Приймання від підприємств, установ і організацій, що припиняють свою діяльність та не мають правонаступників, документів з особового складу, в тому числі на договірних засадах.

ІІІ. Функції

         Управління відповідно до покладених на нього завдань:

         3.1. Складає та, за погодженням з державним архівом області, подає на затвердження міському голові проєкти міських програм, плани розвитку архівної справи в Кам’янській міській територіальній громаді і забезпечує їх виконання.

3.2. Забезпечує облік, зберігання й охорону:

         - документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих управлінню органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території Кам’янської міської територіальної громади;

         - документів особового походження;

         - друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

         - облікових документів і довідкового апарату до них;

         - документів, переданих в установленому порядку на постійне, довготривале чи тимчасове зберігання підприємствами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян.

         3.3. Організовує роботу, пов’язану з унесенням профільних документів
до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього.

         3.4. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, створених на території Кам’янської міської територіальної громади, незалежно від форм власності та підпорядкування.

         3.5. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також
про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

         3.6. Подає на затвердження державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування управління.        

         3.7. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких
не утворюються документи Національного архівного фонду, на підставі затверджених списків. 

         3.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно
від форм власності, зокрема, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організації, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства, архівної справи та зберіганні документів.

         3.9. Надає консультативно-методичну допомогу в організації трудових архівів.

        3.10 Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації Кам’янської міської територіальної громади, подає відомості про ці документи державному архіву області.

         3.11. Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам
і організаціям з упорядкування документів та використання відомостей,
що містяться в них, розробленні методичних посібників з архівної справи
та діловодства.

        3.12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.

       3.13. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в управлінні, у фізичних і юридичних осіб,
які перебувають у зоні комплектування управління.

         3.14. Організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються в користування поза управлінням, у порядку, встановленому чинним законодавством.

         3.15. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб; переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів на вимогу фізичних осіб; забезпечує долучення до архівних документів письмово обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

         3.16. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи інших архівних установ.

         3.17. Здійснює заходи щодо протидії корупції та контролю
за додержанням посадовими особами управління антикорупційного законодавства.

         3.18. Здійснює діловодство управлінської діяльності відповідно
до чинного законодавства та згідно до інструкцій і правил діловодства.

         3.19. Розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції управління.

IV. Права

         Управління має право:

         4.1. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.

         4.2. Отримувати у встановленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

         4.3. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів
і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ
та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд.

         4.4. Надавати архівні послуги на договірних засадах відповідно
до чинного законодавства України.

         4.5. Розраховувати тарифи (ціни) на роботи і послуги, що виконуються управлінням.     

       4.6. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

         4.7. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду.

         4.8. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних підрозділів, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні Закону України «Про Національний архівний фонд
та архівні установи», а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

         4.9. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об’єднання громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

         4.10. Брати участь у роботі засідань міської ради та її виконавчого комітету, нарадах та семінарах з питань, що належать до повноважень управління.

         4.11. Надавати пропозиції щодо внесення до проєктів рішень
і розпоряджень міського голови питань, що відносяться до повноважень управління.

         4.12. Готувати розпорядчі акти за напрямком діяльності.

         4.13. Уносити міському голові пропозиції щодо кадрового резерву
та підвищення кваліфікації працівників управління.

         4.14. Подавати міському голові у встановленому порядку пропозиції щодо відзначення працівників управління обласними та міськими нагородами, застосування форм матеріального заохочення за високі досягнення у праці.

         4.15. Оприлюднювати у засобах масової інформації архівні документи
з метою їх популяризації та інші матеріали щодо діяльності управління.

         4.16. Уносити пропозиції щодо вдосконалення роботи управління.

         4.17. Управління під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форм власності.

 V. Організація роботи

         5.1. Штатний розпис управління затверджується міським головою згідно діючого законодавства.

         5.2. Управління очолює начальник, який призначається на посаду
і звільняється з посади міським головою, відповідно до чинного законодавства.

         5.3. Начальник управління здійснює керівництво діяльністю управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань; вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні; розподіляє завдання між працівниками управління та контролює їх виконання; представляє управління з питань, пов’язаних з його діяльністю.

         5.4. Начальник управління вносить пропозиції щодо:

- призначення на посаду та звільнення з посади, а також заохочення
та притягнення до відповідальності працівників відділу;

- визначення потреб управління у фінансуванні та матеріально-технічному забезпеченні.

         5.5. Посадові інструкції начальника та працівників управління погоджує секретар міської ради і затверджує міський голова.

         5.6. Для розгляду питань, пов’язаних із проведенням попередньої експертизи цінності документів та поданням її результатів на розгляд експертно-перевірній комісії державного архіву області, а також інших питань, при управлінні створюється постійно діюча експертна комісія.

         Положення про експертної комісії та її персональний склад затверджуються розпорядженням міського голови з урахуванням Типового положення про експертну комісію, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року №1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593.

         5.7. Положення про управління затверджуються рішенням Кам’янської міської ради. Зміни та доповнення до положення про управління уносяться в порядку, встановленому для його затвердження.

         5.8. У разі утворення структурних підрозділів в управлінні їх положення затверджуються розпорядженням міського голови.

         5.9. Посадові особи відділу зобов’язані:

         - дотримуватися правил запобігання та врегулювання конфлікту інтересів, передбачених розпорядженням міського голови та Законом України
«Про запобігання корупції»;

         - вживати заходів щодо недопущення виникненню реального, потенційного конфлікту інтересів;

         - письмово повідомляти не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли дізналися чи повинні була дізнатися про наявність у них реального
чи потенційного конфлікту інтересів, міського голову;

         - не вчиняти дій та не приймати рішення в умовах реального конфлікту інтересів;

         - вжити заходів щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів.

         5.10. Управління утримується за рахунок коштів бюджету Кам’янської міської територіальної громади. Гранична чисельність працівників управління затверджується міською радою.

         5.11. Управління має круглу печатку з зображенням Державного Герба України зі своїм найменуванням, власні бланки, печатки, штампи, передбачені діловодством.

         5.12. Управління забезпечується приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки та доступом до мережі Інтернет, а також законодавчими
та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань архівної справи та діловодства.

         Місцезнаходження управління: 51925, м.Кам’янське, вулиця Архівна, 10.

 

 

Секретар міської ради                                                                                                             Наталія КТІТАРОВА