Звіт про роботу відділу за ІІ квартал 2018 року

Міському голові
БІЛОУСОВУ А.Л.

 

ЗВІТ

про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
у ІІ кварталі 2018 року

1. Аналітична робота

Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, положень про них та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За ІІ квартал 2018 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 1994 документів, що на 115 документів більше, ніж за ІІ квартал 2017 року (1879). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

   Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому                  міської ради	Кількість документів		+/-
	ІІ  квартал 2017 року	ІІ квартал 2018 року	кількість          документів	%
УСЬОГО:	1879	1994	115
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	15	21	6	40
Рішення обласної ради (копії)	9	5	-4	-44,44
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	26	37	11	42,31
Листи обласної ради та облдержадміністрації	173	185	12	6,94
Листи з інших міст	407	383	-24	-5,9
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	98	81	-17	-17,35
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	47	57	10	21,28
Правоохоронні  та контролюючі органи	195	217	22	11,28
Політичні партії   та громадські організації	79	58	-21	-26,58
Засоби масової інформації	3	4	1	33,33
Установи та організації міста	149	183	34	22,82
Промислові підприємства	45	38	-7	-15,56
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	41	22	-19	-46,34
Приватні підприємства та підприємці	55	79	24	43,64
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	487	569	82	16,84
Комунальні, автотранспортні підприємства                    та інші	50	55	5	10

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у ІІ кварталі 2018 року, і як змінилася кількість таких вхідних документів у порівнянні з І кварталом 2017 року:

                                                                                                          Таблиця 2

Назва питання	ІІ квартал 2017 року	ІІ квартал 20178 року	+/-
			кількість документів	%
УСЬОГО	1847	1952	105
Листування з питань фінансування	346	442	96	27,75
Листування з питань транспорту	11	11	-	-
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	45	50	5	11,11
Листування з питань зв’язку	2	3	1	50
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	115	168	53	46,09
Листування з земельних питань	123	120	-3	-2,44
Листування з питань комунального господарства	271	222	-49	-18,08
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	10	14	4	40
Листування з питань охорони здоров’я	6	8	2	33,33
Листування з питань освіти і науки	7	2	-5	-71,43
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	33	15	-18	-54,55
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	82	55	-27	-32,93
Листування з кадрових питань та працевлаштування	89	104	15	16,85
Листування з питань економіки	34	38	4	11,76
Листування з питань екології	21	16	-5	-23,81
Листування з питань праці та соціального захисту населення	13	31	18	138,46
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	21	19	-2	-9,52
Листування з питань внутрішньої політики	531	545	14	2,64
Листування з адміністративно-господарський питань	29	35	6	20,69
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	58	54	-4	-6,9

У ІІ кварталі 2018 року кількість вихідних документів становила 1213 документів, що на 156 документів менше, ніж у ІІ кварталі 2017 року (1369). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість                 документів		+/-
	ІІ квартал 2017 року	ІІ квартал 2018 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1369	1213	-156	-11,4
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	15	19	4	26,67
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	180	134	-46	-25,56
Обласна рада, облдержадміністрація	167	169	2	1,2
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	111	72	-39	-35,14
Промислові  підприємства	27	22	-5	-18,52
Приватні підприємства та підприємці	6	15	-	150
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	18	12	-6	-33,33
Правоохоронні та контролюючі органи	184	171	-13	-7,07
Політичні партії та громадські організації	15	20	5	33,33
Засоби масової інформації	6	12	6	100
Відділи та управління міської ради	48	64	16	33,33
Інші установи міста	592	503	-89	-15,03

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у ІІ кварталі 2018 року, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів у порівнянні з ІІ кварталом 2017 року.

Таблиця 4

Назва питання	ІІ квартал 2017 року	ІІ квартал 2018 року	+/-
			кількість документів	%
Листування з питань фінансування	66	70	4	6,06
Листування з питань транспорту	13	22	9	69,23
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	45	32	-13	-28,89
Листування з питань зв’язку	-	2	2	100
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	55	33	-22	-40
Листування з земельних питань	56	35	-21	-37,5
Листування з питань комунального господарства	580	4761	-104	-17,93
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	7	11	4	57,14
Листування з питань охорони здоров’я	10	11	1	10
Листування з питань освіти і науки	48	25	-23	-47,92
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	6	4	-2	-33,33
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	130	84	-46	-35,38
Листування з кадрових питань та працевлаштування	86	59	-27	-31,4
Листування з питань економіки	101	88	-13	-12,87
Листування з питань екології	11	13	2	18,18
Листування з питань праці та соціального захисту населення	29	22	-7	-24,14
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	1	-	-1	-100
Листування з питань внутрішньої політики	107	212	105	98,13
Листування з адміністративно-господарський питань	3	5	2	66,67
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	9	-	-9	-100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	6	9	3	50

За ІІ квартал 2018 року електронною поштою надійшло 550 службових документи, з яких 342 – на ім’я міського голови, телефонограм – 265, перенаправлено за належністю 219 службових електронних документів. На копіювальних апаратах виготовлено 2287 копій документів.

За ІІ квартал 2018 року надійшло 359  контрольованих документів, із них – 358 контрольованих  документів вищого рівня, 1 – визначених контрольними за резолюціями керівництва.

За контрольними резолюціями опрацьовано  1109 службовий документ (1108 – вищого рівня, 1 – визначених контрольними за резолюціями керівництва).

З порушенням строків надано контрольованих документів:

- департаментом житлово-комунального господарства та будівництва – 6 (1,7% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів);

- департаментом економічного розвитку – 1 (2% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів).

Загальний відсоток наданих з порушенням контрольних строків документів становить 0,63.

у ІІ кварталі 2017 року невчасно виконаних службових контрольованих  документів не було.

У звітному періоді доручення міського голови для контролювання не надавалися.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

Протягом ІІ кварталу 2018 року загальним відділом міської ради
за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 208 (239) проектів розпорядчих актів (-31), зареєстровано 79 (114) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (-35), 129 (125) виданих розпоряджень міського голови (+4). Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів складає близько 4160 (4780) одиниць (-620).

Протягом ІІ кварталу 2018 року було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 2 (3) планових засідань виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 2 (3) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Протягом ІІ кварталу 2018 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 2 (3) протоколи засідань. Направлено 6 (9) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-3).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 0 (0) питання було розглянуто інформаційно (0) та 1 (2) проект рішення було не прийнято.

Протягом ІІ кварталу 2018 року між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради прийнято 16 (2) рішень (+14).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 20 (16) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів
з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (+4). Видано 47 (45) копій зажаданих документів (+2).

Протягом ІІ кварталу 2018 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 2 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано близько 18 (34) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта та відповідна відмітка зазначена на 15 (31) первинних розпорядчих актах.

У звітному періоді було опрацьовано 31 справу з контролю за ходом виконання розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 17, розпоряджень міського голови – 14. Узято на контроль 14 розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 4, розпоряджень міського голови – 10. Знято з контролю 14 розпорядчих акти: рішень виконавчого комітету міської ради – 4, розпоряджень міського голови – 10. 

У звітному періоді направлено 1 лист з копіями прийнятих рішень до облдержадміністрації з питань делегованих повноважень.

У ІІ кварталі 2018 року загальним відділом міської ради було зареєстровано 71 запит на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.

2. Методична робота

Упродовж ІІ кварталу 2018 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

3. Організаційна робота

           Протягом ІІ кварталу 2018 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

 

 

 

Начальник загального відділу
міської ради                                                                                                             Л.В.Товмач

 

 

 

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня