Звіт про роботу відділу за ІV квартал 2017 року

опубліковано: 02 квітня 2018 оновлено: 27 листопада 2018

ЗВІТ
про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
у ІV кварталі 2017 року

1. Аналітична робота

Робота загального відділу міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради та положення про відділ.У ІV кварталі 2017 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 2270 документів, що на 220 документів менше ніж за ІV квартал 2016 року (2050). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому міської ради	Кількість документів		+/-
Документи, що надійшли до виконкому міської ради	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО:	2050	2270	220
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	19	26	7	36,84
Рішення обласної ради (копії)	22	16	-6	-27,27
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	37	49	12	32,43
Листи обласної ради та облдержадміністрації	180	167	-13	-7,22
Листи з інших міст	377	495	118	31,3
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	83	111	28	33,73
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	108	60	-48	-44,44
Правоохоронні, контролюючі органи та інші органи виконавчої влади	208	236	28	13,46
Політичні партії та громадські організації	76	38	-38	-50
Засоби масової інформації	2	5	3	150
Установи та організації міста	191	256	65	34,03
Промислові підприємства	35	33	-2	-5,71
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	30	29	-1	-3,33
Приватні підприємства та підприємці	31	69	38	122,58
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	553	605	52	9,4
Комунальні, автотранспортні підприємства та інші	98	75	-23	-23,47

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у ІV кварталі 2017 року, і на скільки змінилася кількість таких вхідних документів у порівнянні з ІV кварталом 2016 року:

Таблиця 2

Назва питання	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	+/-
Назва питання	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО	1993	2205	212
Листування з питань фінансування	396	547	151	38,13
Листування з питань транспорту	11	7	-4	-36,36
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	39	52	13	33,33
Листування з питань зв’язку	3	3	-	-
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	168	129	-39	-23,21
Листування з земельних питань	97	246	149	153,61
Листування з питань комунального господарства	263	261	-2	-0,76
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	13	23	10	76,92
Листування з питань охорони здоров’я	6	4	-2	-33,33
Листування з питань освіти і науки	7	5	-2	-28,57
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	20	18	-2	-10
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	99	94	-5	-5,05
Листування з кадрових питань та працевлаштування	115	70	-45	-39,13
Листування з питань економіки	60	59	-1	-1,67
Листування з питань екології	20	22	2	10
Листування з питань праці та соціального захисту населення	24	36	12	50
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	13	25	12	92,31
Листування з питань внутрішньої політики	483	493	10	2,07
Листування з адміністративно-господарських питань	53	21	-32	-60,38
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	103	90	-13	-12,62

У ІV кварталі 2017 року кількість вихідних документів становила 1405 документів, що на 289 документів менше, ніж у ІV кварталі 2016 року (1694). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість документів		+/-
Направлено документів:	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1694	1405	-289	-17,06
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	17	11	-6	-35,29
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	131	132	1	0,76
Обласна рада, облдержадміністрація	189	192	3	1,59
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	115	99	-16	-13,91
Промислові підприємства	34	30	-4	-11,76
Приватні підприємства та підприємці	17	18	1	5,88
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	19	24	5	26,32
Правоохоронні та контролюючі органи	237	193	-44	-18,57
Політичні партії та громадські організації	30	29	-1	-3,33
Засоби масової інформації	10	5	-5	-50
Відділи та управління міської ради	62	61	-1	-1,61
Інші установи міста	833	611	-222	-26,65

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у ІV кварталі 2017 року, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів порівняно з ІV кварталом 2016 року.

Таблиця 4

Назва питання	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	+/-
Назва питання	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	кількість документів	%
Листування з питань фінансування	56	75	19	33,93
Листування з питань транспорту	23	17	-6	-26,09
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	45	41	-4	-8,89
Листування з питань зв’язку	-	2	2	100
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	78	53	-25	-32,05
Листування з земельних питань	101	65	-36	-35,64
Листування з питань комунального господарства	719	560	-159	-22,11
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	20	10	-10	-50
Листування з питань охорони здоров’я	11	10	-1	-9,09
Листування з питань освіти і науки	62	29	-33	-53,23
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	7	16	9	128,57
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	98	84	-14	-14,29
Листування з кадрових питань та працевлаштування	115	99	-16	-13,91
Листування з питань економіки	147	116	-31	-21,09
Листування з питань екології	18	17	-1	-5,56
Листування з питань праці та соціального захисту населення	42	17	-25	-59,52
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	2	1	-1	-50
Листування з питань внутрішньої політики	126	171	45	35,71
Листування з адміністративно-господарський питань	5	8	3	60
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	9	2	-7	-77,78
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	10	12	2	20

У ІV кварталі 2017 року електронною поштою надійшло 773 службових документів, з яких 343 – на ім’я міського голови, телефонограм – 328, перенаправлено за належністю 247. На копіювальних апаратах виготовлено 3412 копії документів.

За цей квартал також надійшло 400 контрольованих службових документів, з них 380 службових документів вищого рівня та 20 визначених контрольними за резолюціями керівництва

У звітному періоді за контрольними резолюціями опрацьовано 952 службових документи (905 вищого рівня, 47 визначених контрольними за резолюціями керівництва).

Порівняно з 2016 роком відповідно 972 (-20), у тому числі вищого рівня 913(-8), визначених контрольними за резолюціями керівництва 59(-12).

Департаментом з гуманітарних питань міської ради надано з порушенням контрольного строку 1 документ (2,8% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів).

Надано з порушенням контрольних строків 0,1% інформацій від загальної кількості опрацьованих контрольованих документів за звітний період. У ІV кварталі 2016 року кількість невчасно опрацьованих службових контрольних документів становила 0,4%.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

За ІV квартал 2017 року підготовлено 1 доручення міського голови. Інформація на доручення надана змістовна та вчасно.

Протягом ІV кварталу 2017 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 232 (268) проектів розпорядчих актів (-36), зареєстровано 77 (105) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (-28), 155 (163) виданих розпоряджень міського голови (-8). Документообіг щодо розсилання копій розпорядчих документів становить близько 4640 (4480) одиниць (+260).

Протягом звітного періоду було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 3 (3) планових засідань виконавчого комітету міської ради та 1 (1) позачергового засідання виконавчого комітету.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 3 (3) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

За результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 4 (4) протоколи засідань. Направлено 5 (6) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-1).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 0 (2) питання було розглянуто інформаційно (-2) та 3 (2) проект рішення було не прийнято.

Прийнято між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради 6 (9) рішень (-3).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 25 (53) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (-22). Видано 42 (166) копій затребуваних документів (-124).

Сформовано для подальшого зберігання та використання 4 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

Опрацьовано близько 42 (36) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта та відповідна відмітка зазначена на 34 (20) оригіналах розпорядчих актів.

У звітному періоді було опрацьовано 34 справ з контролю за ходом виконання розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 22, розпоряджень міського голови – 12. Узято на контроль 14 розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 4, розпоряджень міського голови – 10. Знято з контролю 12 розпорядчих акти: рішень виконавчого комітету міської ради – 6, розпоряджень міського голови – 6.

У звітному періоді направлено до облдержадміністрації 2 листи з копіями прийнятих рішень з питань делегованих повноважень.

У ІV кварталі 2017 року зареєстровано 99 запитів на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця направляється до облдержадміністрації.

2. Методична робота

Упродовж ІV кварталу 2017 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових та розпорядчих документів, запитів на інформацію тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

У звітному періоді проведено оцінку ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.

У виконавчих органах міської ради на належному рівні забезпечується ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог, ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів.

Ураховуючи результати проведення у 2017 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною.

3. Організаційна робота

Протягом ІV кварталу 2017 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Посадовою особою було підвищено кваліфікацію в Дніпропетровському регіональному інституті Національної академії державного управління при Президентові України.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів запитів на інформацію. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу
міської ради Л.В.Товмач

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня