Звіт про роботу відділу за 2017 рік

ЗВІТ
про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
у 2017 році

1. Аналітична робота

Робота загального відділу міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради та положення про відділ.

У 2017 році зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 8017 документів, що на 398 документів менше ніж у 2016 році (8415). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

   Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому                  міської ради	Кількість документів		+/-
	2016 рік	2017 рік	кількість          документів	%
УСЬОГО:	8415	8017	-398
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	79	75	-4	-5,06
Рішення обласної ради (копії)	44	46	2	4,55
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	141	135	-6	-4,26
Листи обласної ради та облдержадміністрації	717	645	-72	-10,04
Листи з інших міст	1441	1602	161	11,17
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	367	426	59	16,08
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	349	244	-105	-30,09
Правоохоронні,  контролюючі органи та інші органи виконавчої влади	750	912	162	21,6
Політичні партії та громадські організації	289	283	-6	-2,08
Засоби масової інформації	14	12	-2	-14,29
Установи та організації міста	969	753	-216	-22,29
Промислові підприємства	173	176	3	1,73
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	219	133	-86	-39,27
Приватні підприємства та підприємці	209	218	9	4,31
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	2308	2067	-241	-10,44
Комунальні, автотранспортні підприємства                    та інші	346	290	-56	-16,18

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у  2017 році (7846), і на скільки змінилася (-389) кількість таких вхідних документів у порівнянні з 2016 роком (8235):

                                                                                                          Таблиця 2

Назва питання	2016 рік	2017 рік	+/-
			кількість документів	%
УСЬОГО	8235	7846	-389
Листування з питань фінансування	1492	150	11	0,74
Листування з питань транспорту	79	41	-38	-48,1
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	211	201	-10	-4,74
Листування з питань зв’язку	14	9	-5	-35,71
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	536	547	-16	-2,84
Листування з земельних питань	455	581	126	27,69
Листування з питань комунального господарства	1346	1049	-297	-22,07
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	70	52	-18	-25,71
Листування з питань охорони здоров’я	49	32	-17	-34,69
Листування з питань освіти і науки	34	28	-6	-17,65
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	125	109	-16	-12,8
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	421	386	-35	-8,31
Листування з кадрових питань та працевлаштування	554	349	-205	-37
Листування з питань економіки	295	202	-93	-31,53
Листування з питань екології	95	88	-7	-7,37
Листування з питань праці та соціального захисту населення	89	98	9	10,11
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	82	74	-8	-9,76
Листування з питань внутрішньої політики	1721	2060	339	19,7
Листування з адміністративно-господарських питань	211	127	-84	-39,81
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	329	310	-19	-5,78

У 2017 році кількість вихідних документів становила 5296, що на 1756 документів менше, ніж у 2016 році (7052). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість                 документів		+/-
	2016 рік	2017 рік	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	7052	5296	-1756	-24,9
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	119	65	-54	-45,38
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	583	566	-17	-2,92
Обласна рада, облдержадміністрація	732	672	-60	-8,2
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	538	417	-121	-22,49
Промислові  підприємства	106	114	8	7,55
Приватні підприємства та підприємці	78	59	-19	-24,36
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	115	79	-36	-31,3
Правоохоронні та контролюючі органи	1476	784	-692	-46,88
Політичні партії та громадські організації	147	100	-47	-31,97
Засоби масової інформації	41	25	-16	-39,02
Відділи та управління міської ради	285	235	-50	-17,54
Інші установи міста	2832	2180	-652	-23,02

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у  2017 році, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів порівняно з 2016 роком.

Таблиця 4

Назва питання	2016 рік	2017 рік	+/-
			кількість документів	%
Листування з питань фінансування	252	246	-6	-2,38
Листування з питань транспорту	109	62	-47	-43,12
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	250	286	-64	-25,6
Листування з питань зв’язку	7	8	1	14,29
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	306	185	-121	-39,54
Листування з земельних питань	344	252	-92	-26,74
Листування з питань комунального господарства	2292	2046	-246	-10,73
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	69	31	-38	-55,07
Листування з питань охорони здоров’я	74	51	-23	-31,08
Листування з питань освіти і науки	250	160	-90	-36
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	65	42	-23	-35,38
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	394	437	43	10,91
Листування з кадрових питань та працевлаштування	1157	389	-768	-66,38
Листування з питань економіки	544	445	-99	-18,2
Листування з питань екології	116	53	-63	-54,31
Листування з питань праці та соціального захисту населення	136	89	-47	-34,56
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	66	3	-63	-95,45
Листування з питань внутрішньої політики	533	536	3	0,56
Листування з адміністративно-господарський питань	22	19	-3	-13,64
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	32	18	-14	-43,75
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	33	38	5	15,15

У 2017 році електронною поштою надійшло 3346 службових документів, з яких 1188 – на ім’я міського голови, телефонограм – 1117, перенаправлено за належністю 1221. На копіювальних апаратах виготовлено 7825 копії документів.

За 2017 рік надійшло 1537 контрольованих службових документів, з них 1435 службових документів вищого рівня та 102 визначених контрольними за резолюціями керівництва.

У звітному періоді за контрольними резолюціями опрацьовано 3502 службових документи   (3356 вищого рівня,  146 визначених контрольними за резолюціями керівництва).

Порівняно з 2016 роком відповідно 4107 (-605), у тому числі вищого рівня 3824 (-468), визначених контрольними за резолюціями керівництва 283(-137).

Надано з порушенням контрольного строку відповіді на контрольовані документи:

-                    департаментом з гуманітарних питань міської ради 1 документ (0,6% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів);

-                    департаментом житлово-комунального господарства та будівництва міської ради  1 документ (0,9% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів);

-                    відділом реклами міської ради 1 документ (4% від загальної кількості опрацьованих відділом контрольованих документів).

Надано з порушенням контрольних строків 0,1% інформацій від загальної кількості опрацьованих контрольованих документів за звітний період. У 2016 році кількість невчасно опрацьованих службових контрольних документів  становила 0,29%.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

За 2017 рік всього підготовлено 6 доручень міського голови, у тому числі 1 доручення за результатами засідання виконавчого комітету міської ради. Всі доручення виконані, інформація на них надана змістовна та вчасно.

Відповідально ставляться до виконання контрольованих документів відділ  запобігання корупції та взаємодії з правоохоронними органами та міської ради (Островерх), організаційний відділ міської ради (Руднєва), відділ персоналу міської ради (Дмитрюк), відділ інформаційної діяльності та взаємодії з громадськістю (Бережний), департамент економічного розвитку міської ради (Єрмоленко), департамент фінансів міської ради (Шевченко), управління містобудування та архітектури міської ради (Саєнко), управління з надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення міської ради (Андреєв).

Необхідно посилити виконавську дисципліну щодо своєчасного виконання контрольованих документів департаменту житлово-комунального господарства та будівництва міської ради (Понізов), департаменту з гуманітарних питань міської ради (Онищенко) та відділу реклами міської ради (Колісниченко).

Слід зазначити, що вагомим фактором своєчасного виконання контрольованих документів є оперативний розгляд та накладення резолюції керівництвом міської ради, що дає змогу виконавцеві забезпечити вчасно підготовку відповідей.

Переважна більшість контрольованих документів органів влади вищого рівня виконується з дотриманням контрольних строків. Об’єктивними причинами, з яких невчасно виконуються зазначені документи, несвоєчасне відправлення вихідного (початкового) документа, неузгодженість або невідповідність дати реєстрації документа строкам його виконання.

З метою підвищення рівня виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності, своєчасного та якісного виконання контрольних документів керівникам виконавчих органів міської ради щотижня направляється перелік службових документів, які підлягають розгляду щодо контрольних строків.

 Постійно здійснюється нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

 Щорічно робочою групою до складу, якої входять посадові особи загального відділу міської ради та архівного управління  міської ради, проводиться оцінка ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради. Відповідно
до визначених показників робоча група встановила, що у виконавчих органах міської ради на належному рівні забезпечується ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог, ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів.

Ураховуючи результати проведення у 2017 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України
в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною.

Протягом 2017 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 871 (945) проектів розпорядчих актів (-74), зареєстровано 374 (393) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (-19), 497 (552) виданих розпоряджень міського голови (-55). Документообіг щодо розсилання копій розпорядчих документів становить близько 17420 (18900) одиниць (-1480).

Протягом 2017 року було організовано і забезпечено документаційне
та організаційно-технічне супроводження 12 (12) планових засідань виконавчого комітету міської ради та 2 (1) позачергових засідання виконавчого комітету (+1).

Постійно здійснювалося відстеження розміщення проектів рішень виконавчого комітету міської ради на офіційному сайті згідно із Законом «Про доступ до публічної інформації» за 20 робочих днів та один раз на місяць нагадування виконавчим органам міської ради щодо проведення засідання виконавчого комітету міської ради та своєчасного надання проектів на розгляд членів виконавчого комітету міської ради.

Формувалися та направлялися за 5 днів до засідання в електронному вигляді матеріали для членів виконавчого комітету та виконавчих органів. Готувалися презентації для засідання виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 12 (12) нарад щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Упродовж 2017 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 14 (12) протоколів засідань (+2). Направлено23 (90) витяги із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-67).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 9 (7) питань було розглянуто інформаційно (+2) та 4 (3) проект рішення було не прийнято (+1).

Прийнято між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради 24 (0) рішенння (+24).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 102 (210) запити щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (-108). Видано 230 (495) копій затребуваних документів (-265).

Сформовано для подальшого зберігання та використання було 14 (13) справ протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови (+1).

Опрацьовано близько 224 (490) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта (-156) та відповідна відмітка зазначена на 55 (104) оригіналах розпорядчих актів (-49).

У 2017 році було опрацьовано 154 справи з контролю за ходом виконання розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 102, розпоряджень міського голови – 52. Узято на контроль 56 розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 20, розпоряджень міського голови – 36. Знято з контролю 52 розпорядчих акти: рішень виконавчого комітету міської ради – 21, розпоряджень міського голови – 31. 

Направлено до облдержадміністрації 9 листів з копіями прийнятих рішень з питань делегованих повноважень.

Щоквартально готується звіт про списання та знищення зіпсованих (втрачених) бланків рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови. Згідно із зазначеним звітом знищується близько 400 примірників.

У 2017 році зареєстровано запитів на інформацію 473 (-14) порівняно з 2016 роком (487). Робота із запити ведеться відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщувався на офіційному веб-сайті міської ради. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця направлявся до облдержадміністрації.

У звітному періоді відділом надавалася до Управління захисту економіки в Дніпропетровській області департаменту захисту економіки НП України узагальнена щомісяця інформація щодо проведення тендерних закупівель виконавчими органами міської ради та до відділу запобігання корупції та взаємодії з правоохоронними органами міської ради для узагальнення інформація про виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

2. Методична робота

Упродовж 2017 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових та розпорядчих документів, запитів на інформацію тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

Проведено оцінку ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.

У виконавчих органах міської ради на належному рівні забезпечується ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог, ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів

Ураховуючи результати проведення у 2017 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною.

3. Організаційна робота

           Протягом 2017 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Відділом оптимізовано роботу щодо передачі службової кореспонденції до виконавчих органів міської ради.

Посадовими особами підвищувалась кваліфікація за тематичними семінарами в Дніпропетровському регіональному інституті Національної академії державного управління при Президентові України.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів запитів на інформацію. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

 

Начальник загального відділу 
міської ради                                                                        Л.В.Товмач

 

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня