Звіт про роботу у ІІ кварталі 2017 року

 Міському голові
 БІЛОУСОВУ А.Л.

 

                                                                                            ЗВІТ

про роботу загального відділу Кам’янської міської ради

у ІІ кварталі 2017 року

1. Аналітична робота

Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, положень про них та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За ІІ квартал 2017 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 1879 документів, що на 160 документів менше, ніж за ІІ квартал 2016 року (2039). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

                                                                                                                                                                              Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому                  міської ради	Кількість          документів		+/-
	ІІ  квартал 2016 року	ІІ квартал 2017 року	кількість          документів	%
УСЬОГО:	2039	1879	-160
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	16	15	-1	-6,25
Рішення обласної ради (копії)	6	9	3	50
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	33	26	-7	-21,21
Листи обласної ради та облдержадміністрації	174	173	-1	-0,57
Листи з інших міст	323	407	84	26,01
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	91	98	7	7,69
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	74	47	-27	-36,49
Правоохоронні,  контролюючі органи та інші органи виконавчої влади	168	195	27	16,07
Політичні партії та громадські організації	81	79	-2	-2,47
Засоби масової інформації	4	3	-1	-25
Установи та організації міста	237	149	-88	-37,13
Промислові підприємства	40	45	5	12,5
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	70	41	-29	-41,43
Приватні підприємства та підприємці	66	55	-11	-16,67
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	592	487	-105	-17,74
Комунальні, автотранспортні підприємства                    та інші	64	50	-14	-21,88

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у  ІІ кварталі 2017 року,і на скільки змінилася кількість таких вхідних документів у порівнянні з ІІ кварталом 2016 року:

                                                                                                          Таблиця 2

Назва питання	ІІ квартал 2016 року	ІІ квартал 2017 року	+/-
			кількість документів	%
УСЬОГО	2000	1847	-153
Листування з питань фінансування	345	346	1	0,29
Листування з питань транспорту	13	11	-2	-15,38
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	62	45	-17	-27,42
Листування з питань зв’язку	6	2	-4	-66,67
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	132	115	-17	-12,88
Листування з земельних питань	120	123	3	2,5
Листування з питань комунального господарства	335	271	-64	-19,1
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	18	10	-8	-44,44
Листування з питань охорони здоров’я	16	6	-10	-62,5
Листування з питань освіти і науки	9	7	-2	-22,22
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	34	33	-1	-2,94
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	98	82	-16	-16,33
Листування з кадрових питань та працевлаштування	154	89	-65	-42,21
Листування з питань економіки	71	34	-37	-52,11
Листування з питань екології	27	21	-6	-22,22
Листування з питань праці та соціального захисту населення	19	13	-6	-31,58
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	34	21	-13	-38,24
Листування з питань внутрішньої політики	386	531	145	37,56
Листування з адміністративно-господарський питань	56	29	-27	-48,21
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	65	58	-7	-10,77

У ІІ кварталі 2017 року кількість вихідних документів становила 1369 документів, що на 580 документів менше, ніж у ІІ кварталі 2016 року (1949). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість                 документів		+/-
	ІІ квартал 2016 року	ІІ квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1949	1369	-580	-29,76
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	33	15	-18	-54,55
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	129	180	51	39,53
Обласна рада, облдержадміністрація	198	167	-31	-15,66
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	138	11	-27	-19,57
Промислові  підприємства	25	27	2	8
Приватні підприємства та підприємці	19	6	-13	-68,42
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	28	18	-10	-35,71
Правоохоронні та контролюючі органи	565	184	-381	-67,43
Політичні партії та громадські організації	38	15	-23	-60,53
Засоби масової інформації	9	6	-3	-33,33
Відділи та управління міської ради	66	48	-18	-27,27
Інші установи міста	701	592	-109	-15,55

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у  ІІ кварталі 2017 року, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів порівняно з ІІ кварталом 2016 року.

Таблиця 4

Назва питання	І квартал 2016 року	І квартал 2017 року	+/-
			кількість документів	%
Листування з питань фінансування	69	66	-3	-4,35
Листування з питань транспорту	26	13	-13	-50
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	66	45	-21	-31,82
Листування з питань зв’язку	2	-	-2	-100
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	77	55	-22	-28,57
Листування з земельних питань	86	56	-30	-34,88
Листування з питань комунального господарства	560	580	20	3,57
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	25	7	-18	-72
Листування з питань охорони здоров’я	25	10	-15	-60
Листування з питань освіти і науки	47	48	1	2,13
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	19	6	-13	-68,42
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	109	130	21	19,27
Листування з кадрових питань та працевлаштування	503	86	-417	-82,9
Листування з питань економіки	96	101	5	5,21
Листування з питань екології	37	11	-26	-70,27
Листування з питань праці та соціального захисту населення	32	29	-3	-9,38
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	32	1	-31	-96,88
Листування з питань внутрішньої політики	116	107	-9	-7,26
Листування з адміністративно-господарський питань	8	3	-5	-62,5
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	4	9	5	125
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	6	6	-3	-33,33

За ІІ квартал 2017 року електронною поштою надійшло 846 службових документи, з яких 348 – на ім’я міського голови, телефонограм – 293, перенаправлено за належністю 341 службових електронних документів.На копіювальних апаратах виготовлено 2818 копій документів.

За ІІ квартал  2017 року надійшло –  402  контрольованих документів, із них – 377 контрольованих  документів вищого рівня, 25 – визначених контрольними за резолюціями керівництва.

За контрольними резолюціями опрацьовано  793 службових документів (759 – вищого рівня, 34 – визначених контрольними за резолюціями керівництва).

Інформацій, наданих у І кварталі 2017 року з порушенням контрольного строку, немає. У  ІІкварталі 2016 року кількість невчасно опрацьованих службових контрольованих  документів становила 0,4%.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

За ІІ квартал  2017 року підготовлено 2 доручення міського голови, в тому числі за результатами засідань виконавчого комітету міської ради – 1 доручення. Доручення виконані, відповіді на них були підготовлені змістовно та своєчасно.

Протягом ІІ кварталу 2017 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 195 (209) проектів розпорядчих актів (-14), зареєстровано 98 (80) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (+18), 97 (129) виданих розпоряджень міського голови (-32). Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів становить близько 4000 (4000) одиниць.

Протягом ІІ кварталу 2017 року було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 3 (3) планових засідань виконавчого комітету міської ради та 1 (0) позачергового засідання.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 3 (3) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Протягом ІІ кварталу 2017 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 4 (3) протоколи засідань (+1). Направлено 8 (19) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-11).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 2 (0) питання було розглянуто інформаційно (+2).

Протягом ІІ кварталу 2017 року між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради прийнято 8 (0) рішень (+8).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 32 (47) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (-15). Видано 57 (86) копій зажаданих документів (-29).

Протягом ІІ кварталу 2017 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 4 (3) справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та 4 (6) справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано близько 40 (150) документів, в яких йдеться про скасування (втрату чинності) та внесення змін до попереднього розпорядчого акта (-110).

Здійснювався постійний моніторинг та систематичний аналіз стану виконання контрольних розпорядчих актів у виконавчих органах міської ради.

Результати аналізу свідчать, що протягом ІІ кварталу 2017 року опрацьовано контрольних розпорядчих актів 34 (рішень виконавчого комітету міської ради – 22, розпоряджень міського голови –  12), у тому числі:

продовжено строки контролю розпорядчих актів та опрацьовано контрольних справ 20, з них щодо рішень виконавчого комітету міської ради – 17, щодо розпоряджень міського голови –  3;

-     знято з контролю та списано до справи розпорядчих актів 14,
з них рішень виконавчого комітету міської ради – 5, розпоряджень міського голови –  9.

Протягом звітного періоду взято на контроль та оформлено контрольні справи на 14 розпорядчих актів, з них відповідно рішень виконавчого комітету міської ради – 5, розпоряджень міського голови – 9, які було направлено на виконання до виконавчих органів міської ради.

У ІІ кварталі 2017 року було зареєстровано 71 запит на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.

2. Методична робота

Упродовж ІІ кварталу 2017 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

3. Організаційна робота

Протягом ІІ кварталу 2017 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу
міської ради                                                                                                            Л.В.Товмач

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня