З В І Т про результати проведення у 2016 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів Укр

опубліковано: 25 листопада 2016 оновлено: 11 липня 2019

Міському голові

БІЛОУСОВУ А.Л.

З В І Т
про результати проведення у 2016 році оцінки ефективності

здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами
України, актами Президента України, постановами Верховної Ради
України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України,
актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра
України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядчими документами міського голови
та виконавчого комітету міської ради виконавчими органами міської ради

Підставою для проведення оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації від 01.09.2016 №Р-612/0/3-16 «Про проведення у 2016 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації», розпорядження міського голови від 17.10.2016 №408-р «Про проведення у 2016 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядчими документами міського голови та виконавчого комітету міської ради».

Відповідно до розпорядження міського голови від 17.10.2016 №408-р з 10 по 21 листопада 2016 року проведено оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня 2016 року по 01 листопада 2016 року робочою групою у такому складі:

ЗАВГОРОДНЯ Тетяна Жоржівна	- -	- заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівник робочої групи
ТОВМАЧ Людмила Володимирівна	-	начальник загального відділу міської ради, заступник керівника робочої групи
СОЛДАТЕНКО Олена Вікторівна	-	головний спеціаліст сектору службового листування та контролю загального відділу міської ради, секретар робочої групи
ДАНЮК Світлана Анатоліївна	-	заступник начальника загального відділу міської ради
КОЗЛОВА Ірина Василівна		завідувач сектору службового листування та контролю загального відділу міської ради
ЛАВРІЄНКО Вікторія Вікторівна	-	заступник начальника управління – начальник відділу комплектування та державного обліку документів міської ради

Оцінка проводилася шляхом перевірок відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України
та Кабінету Міністрів України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522, показників та графіка оцінки, затверджених розпорядженням міського голови від 17.10.2015 №408-р.

Метою проведення оцінки є надання робочою групою необхідної методичної та практичної допомоги посадовим особам щодо організації контролю та забезпечення високого рівня виконавської дисципліни
з виконання в частині делегованих повноважень завдань, визначених актами законодавства та розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.

Робоча група проводила оцінку за такими показниками:

- архівна справа;

- документування управлінської інформації;

- організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів;

- організація (здійснення) контролю за виконанням запитів
на інформацію.

У ході перевірки за визначеними показниками встановлено наступне.

Архівна справа

Перевіркою встановлено, що всі виконавчі органи міської ради ведуть діловодство відповідно до затверджених номенклатур справ, які схвалені експертною комісією архівного управління Кам’янської міської ради.

В управлінні містобудування та архітектури міської ради, департамент муніципальних послуг та регуляторної політики, департаменті комунальної власності, земельних відносин та речових прав на нерухоме майно міської ради, департаменті фінансів міської ради, службі у справах дітей міської ради
на високому рівні проводиться робота щодо формування справ відповідно
до номенклатури.

Перевірка показала, що опрацювання резолюцій, списання до справи службових документів, формування поточного архіву потребує суттєвого доопрацювання в департаменті економічного розвитку міської ради, управлінні транспортної інфраструктури та зв’язку міської ради, у службах у справах дітей адміністрацій Дніпровського, Заводського і Південного районів міської ради.

В окремих виконавчих органах міської ради потребує доопрацювання належне оформлення вихідних документів, що залишаються у справах, відповідно до інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 21.01.2014 №10-р (зі змінами).

Документування управлінської інформації

Робочою групою відзначено, що відповідно до вимог інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 21.01.2014 №10-р (зі змінами), у виконавчих органах міської ради, що підлягали перевірці, використовується автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю
за станом їх виконання.

Слід відзначити, що значно поліпшився рівень володіння автоматизованою системою діловодства у виконавчих органах міської ради порівняно з минулою перевіркою. Ефективно використовують автоматизовану систему діловодства управління містобудування та архітектури міської ради, департамент з гуманітарних питань міської ради, департамент комунальної власності та земельних відносин міської ради, департамент фінансів міської ради, департамент надання муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради адміністрації Дніпровського, Заводського та Південного районів міської ради.

На жаль, в окремих виконавчих органах міської ради з документообігом понад 2000 документів за рік використовується журнальна форма реєстрації документів, що не відповідає сучасним вимогам діловодства. Тому є нагальним вирішення питання щодо упровадження в службах у справах дітей адміністрацій Дніпровського, Заводського і Південного районів міської ради та управліннях соціального захисту населення адміністрацій Дніпровського і Південного районів міської ради автоматизованої системи реєстрації документів, що в подальшому сприятиме оптимізації розгляду та опрцювання документів.

За результатами проведеного аналізу стану діловодства
та підготовки документів у виконавчих органах міської ради, що підлягали оцінюванню, зроблено наступні висновки:

- опрацювання вхідних службових документів здійснюється відповідно
до інструкції з діловодства;

- на належному рівні забезпечується діловодне оформлення та підготовка вихідних службових документів з додержанням вимог ділового мовлення.

Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів

У період з 01 січня по 01 листопада 2016 року виконавчими органами міської ради опрацьовано контрольованих документів – 3454.

Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів у самостійних виконавчих органах міської ради покладено на окремих посадових осіб.

Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень забезпечується загальним відділом міської ради шляхом:

- постійного моніторингу стану виконавської дисципліни, контролю за додержанням строків, встановлених для виконання документів;

- систематичного аналізу статистичних матеріалів щодо виконання контрольованого документа;

- розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради питання щодо стану виконавської дисципліни.

Виконавчими органами міської ради в цілому забезпечується дотримання строків виконання отриманих контрольованих документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.

Контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство. В окремих виконавчих органах міської ради функції щодо діловодства та контролю є додатковими посадовими обов’язками. Слід зазначити, що в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, а також в департаменті комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради ведення діловодства забезпечують структурні підрозділи.

Організація (здійснення) контролю за виконанням запитів на інформацію

Робота щодо реєстрації, встановлення та дотримання контрольних строків, опрацювання резолюцій, надання відповідей, ведення статистичної звітності та аналітичних матеріалів щодо запитів на інформацію у виконавчих органах міської ради впорядкована та забезпечується на належному рівні. Портубують впорядкування формування архіву запитів на інформацію та обліковування запитів.

Стан виконавської дисципліни за 10 місяців 2016 року щодо виконання контрольованих документів по виконавчих органах становить:

№ п/п	Найменування виконавчого органу міської ради	Показник виконавської дисципліни, % відповідно до середнього показника 0,2%
1.	Департамент економічного розвитку	-
2.	Департамент житлово-комунального господарства та будівництва	1,1%
3.	Департамент комунальної власності,земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно	-
4.	Департамент фінансів	-
5.	Департамент охорони здоров’я та соціального політики	-
6.	Департамент з гуманітарних питань	-
7.	Департамент муніципальних послуг та регуляторної політики	-
8.	Управління транспортної інфраструктури та зв’язку	-
9.	Управління містобудування та архітектури	-
10.	Управління екології та природних ресурсів	-
11.	Управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення	-
12.	Управління державного архітектурно-будівельного контролю	-
13.	Служба у справах дітей	-
14.	Архівне управління Кам’янської міської ради	-
15.	Відділ реклами	-
16.	Адміністрація Дніпровського району	-
17.	Управління соціального захисту населення адміністрації Дніпровського району	-
18.	Служба у справах дітей адміністрації Дніпровського району	-
19.	Адміністрація Заводського району	-
20.	Управління соціального захисту населення адміністрації Заводського району	-
21.	Служба у справах дітей адміністрації Заводського району	-
22.	Адміністрація Південного району	-
23.	Управління соціального захисту населення адміністрації Південного району	-
24.	Служба у справах дітей адміністрації Південного району	-

Проведений аналіз свідчить, що на високому рівні робота з контрольованими документами ведеться у управлінні містобудування та архітектури міської ради, департаменті фінансів міської ради, департаменті муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради, управлінні надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення міської ради, службі у справах дітей міської ради, департаменті економічного розвитку міської ради, адміністраціях Дніпровського, Заводського, Південного районів міської ради, управліннях соціального захисту населення адміністрацій Дніпровського, Заводського, Південного районів міської ради.

Необхідно посилити персональну відповідальність посадових осіб за виконання контрольованих службових документів в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, департаменті комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради. Більшість контрольованих документів у зазначених департаментах виконуються своєчасно, але за тенденцією попереднього нагадування.

ВИСНОВОК:

Робоча група, провівши оцінку ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради за період з 01 січня по 01 листопада 2016 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог.

Ураховуючи результати проведення у 2016 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною, зокрема по виконавчих органах міської ради визначено як ефективну, недостатньо ефективну у наведеній нижче таблиці.

№ п/п	Найменування виконавчого органу міської ради	Оцінка ефективності здійснення контролю
1.	Департамент економічного розвитку	не достатньо ефективна
2.	Департамент житлово-комунального господарства та будівництва	ефективна
3.	Департамент комунальної власності,земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно	ефективна
4.	Департамент фінансів	ефективна
5.	Департамент охорони здоров’я та соціального політики	ефективна
6.	Департамент з гуманітарних питань	ефективна
7.	Департамент муніципальних послуг та регуляторної політики	ефективна
8.	Управління транспортної інфраструктури та зв’язку	ефективна
9.	Управління містобудування та архітектури	ефективна
10.	Управління екології та природних ресурсів	ефективна
11.	Управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення	ефективна
12.	Управління державного архітектурно-будівельного контролю	*ефективність не визначалась
13.	Служба у справах дітей	ефективна
14.	Архівне управління Кам’янської міської ради	ефективне
15.	Відділ реклами	*ефективність не визначалась
16.	Адміністрація Дніпровського району	ефективна
17.	Управління соціального захисту населення адміністрації Дніпровського району	ефективна
18.	Служба у справах дітей адміністрації Дніпровського району	не достатньо ефективна
19.	Адміністрація Заводського району	ефективна
20.	Управління соціального захисту населення адміністрації Заводського району	ефективна
21.	Служба у справах дітей адміністрації Заводського району	не достатньо ефективна
22.	Адміністрація Південного району	ефективна
23.	Управління соціального захисту населення адміністрації Південного району	ефективна
24.	Служба у справах дітей адміністрації Південного району	не достатньо ефективна