З В І Т про результати проведення у 2018 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Пре

опубліковано: 27 листопада 2018 оновлено: 11 липня 2019

Міському голові
БІЛОУСОВУ А.Л.

З В І Т
про результати проведення у 2018 році оцінки ефективності
здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами
України, актами Президента України, постановами Верховної Ради
України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України
в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядчими документами міського голови та виконавчого комітету міської ради виконавчими органами міської ради

Підставою для проведення оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації від 21.08.2017 №Р-398/0/3-17 «Про проведення щорічної оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, розпорядженнями голови облдержадміністрації», розпорядження міського голови від 18.09.2018 №342-р «Про проведення у 2018 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядчими документами міського голови та виконавчого комітету міської ради».

Відповідно до розпорядження міського голови від 18.09.2018 №342-р з 08 по 19 листопада 2018 року проведено оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня по 01 листопада 2018 року робочою групою у такому складі:

ЗАВГОРОДНЯ Тетяна Жоржівна	-	заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради,керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівник робочої групи
ТОВМАЧ Людмила Володимирівна	-	начальник загального відділу міської ради, заступник керівника робочої групи
СОЛДАТЕНКО Олена Вікторівна	-	головний спеціаліст сектору службового листування та контролю загального відділу міської ради, секретар робочої групи
ДАНЮК Світлана Анатоліївна	-	заступник начальника загального відділу міської ради
КОЗЛОВА Ірина Василівна	-	завідувач сектору службового листування та контролю загального відділу міської ради
ЛАВРІЄНКО Вікторія Вікторівна	-	заступник начальника управління – начальник відділу комплектування та державного обліку документів архівного управління міської ради

Оцінка проводилася шляхом перевірок відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522, показників та графіка оцінки, затверджених розпорядженням міського голови від 18.09.2018 №342-р.

Метою проведення оцінки є надання робочою групою необхідної методичної та практичної допомоги посадовим особам щодо організації контролю та забезпечення високого рівня виконавської дисципліни з виконання в частині делегованих повноважень завдань, визначених актами законодавства та розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.

Робоча група проводила оцінку за такими показниками:

- архівна справа;

- документування управлінської інформації;

- організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів;

- організація (здійснення) контролю за виконанням запитів на інформацію.

У ході перевірки за визначеними показниками встановлено наступне.

Архівна справа

Перевіркою встановлено, що всі виконавчі органи міської ради ведуть діловодство відповідно до затверджених номенклатур справ, які схвалені експертною комісією архівного управління Кам’янської міської ради.

В управлінні містобудування та архітектури міської ради, департаменті економічного розвитку міської ради, департаменті фінансів, департаменті з гуманітарних питань міської ради, департаменті муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради, департаменті комунальної власності, земельних відносин та речових прав на нерухоме майно міської ради, департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, управлінні екології та природних ресурсів міської ради, службі у справах дітей міської ради, управлінні соціальної політики міської ради, адміністраціях Дніпровського, Заводського, Південного районів міської ради, управліннях соціального захисту населення адміністрацій Дніпровського та Заводського районів міської ради, службі у справах дітей адміністрації Дніпровського району міської ради на високому рівні проводиться робота щодо формування справ відповідно до номенклатури.

В управлінні соціального захисту населення адміністрації Південного району міської ради потребує доопрацювання списання до справи службових документів.

У службі у справах дітей адміністрації Південного району міської ради потребує доопрацювання належне оформлення вихідних документів,що залишаються у справах, та списання до справи службових документів відповідно до інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 21.01.2014 №10-р (зі змінами).

Документування управлінської інформації

Робочою групою відзначено, що відповідно до вимог інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 21.01.2014 №10-р (зі змінами), у виконавчих органах міської ради, що підлягали перевірці, використовується автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю за станом їх виконання.

В окремих виконавчих органах міської ради з документообігом понад 600 документів за рік використовується журнальна форма реєстрації документів, що не відповідає сучасним вимогам діловодства. З метою оперативного пошуку документів та роботи з контрольованими документами, що в подальшому сприятиме оптимізації розгляду та опрацювання документів, є нагальним вирішення питання щодо упровадження автоматизованої реєстрації документів в службі у справах дітей адміністрацій Заводського району міської ради та відділі реклами міської ради.

За результатами проведеного аналізу стану діловодства та підготовки документів у виконавчих органах міської ради, що підлягали оцінюванню, зроблено наступні висновки:
- опрацювання вхідних службових документів здійснюється відповідно до інструкції з діловодства;
- на належному рівні забезпечується діловодне оформлення та підготовка вихідних службових документів.

Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів

У період з 01 січня по 01 листопада 2018 року виконавчими органами міської ради опрацьовано контрольованих документів – 3568.

Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів у самостійних виконавчих органах міської ради покладено на окремих посадових осіб.

Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень забезпечується загальним відділом міської ради шляхом:

- постійного моніторингу стану виконавської дисципліни, контролю за додержанням строків, встановлених для виконання документів;

- систематичного аналізу статистичних матеріалів щодо виконання контрольованого документа;

- розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради питання щодо стану виконавської дисципліни.

Виконавчими органами міської ради в цілому забезпечується дотримання строків виконання отриманих контрольованих документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.

Контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство. В окремих виконавчих органах міської ради функції щодо діловодства та контролю є додатковими посадовими обов’язками, а також в окремих виконавчих органах міської ради ці функції покладено на структурні підрозділи.

Організація (здійснення) контролю за виконанням запитів на інформацію

Робота щодо реєстрації, встановлення та дотримання контрольних строків, опрацювання резолюцій, надання відповідей, ведення статистичної звітності та аналітичних матеріалів щодо запитів на інформацію у виконавчих органах міської ради впорядкована та забезпечується на належному рівні. Потребують впорядкування формування архіву запитів на інформацію, обліковування запитів а також приведення у відповідність форми звітності розміщеної на офіційному веб-сайті міської ради згідно з додатком 4 до Порядку роботи із запитами на інформацію (розпорядження міського голови від 12.12.2016 №503-р (зі змінами)).

Стан виконавської дисципліни за 10 місяців 2018 року щодо виконання контрольованих документів по виконавчих органах становить:

№ п/п	Найменування виконавчого органу міської ради	Показник виконавської дисципліни, % відповідно до середнього показника 0,1%
1.	Департамент економічного розвитку міської ради	0,6%
2.	Департамент житлово-комунального господарства та будівництва міської ради	0,5%
3.	Департамент комунальної власності,земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради	-
4.	Департамент фінансів міської ради	-
5.	Департамент з гуманітарних питань міської ради	-
6.	Департамент муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради
7.	Управління охорони здоров’я міської ради	-
8.	Управління транспортної інфраструктури та зв’язку міської ради	-
9.	Управління містобудування та архітектури міської ради	-
10.	Управління екології та природних ресурсів міської ради	-
11.	Управління соціальної політики міської ради	-
12.	Управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення міської ради	-
13.	Управління державного архітектурно-будівельного контролю міської ради	-
14.	Служба у справах дітей міської ради	-
15.	Архівне управління міської ради	-
16.	Відділ реклами міської ради	-
17.	Адміністрація Дніпровського району міської ради	-
18.	Управління соціального захисту населення адміністрації Дніпровського району міської ради	-
19.	Служба у справах дітей адміністрації Дніпровського району міської ради	-
20.	Адміністрація Заводського району міської ради	-
21.	Управління соціального захисту населення адміністрації Заводського району міської ради	-
22.	Служба у справах дітей адміністрації Заводського району міської ради	-
23.	Адміністрація Південного району міської ради	-
24.	Управління соціального захисту населення адміністрації Південного району міської ради	-
25.	Служба у справах дітей адміністрації Південного району міської ради	-

Проведений аналіз свідчить, що на високому рівні робота з контрольованими документами ведеться у управлінні містобудування та архітектури міської ради, департаменті комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно, департаменті муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради, управлінні надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення міської ради, управлінні соціальної політики міської ради, службі у справах дітей міської ради, адміністраціях Дніпровського, Заводського, Південного районів міської ради, управліннях соціального захисту населення адміністрацій Дніпровського, Південного районів міської ради.

Необхідно посилити персональну відповідальність посадових осіб за виконання контрольованих службових документів в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради. Більшість контрольованих документів у департаменті виконуються своєчасно, з них частково за тенденцією попереднього нагадування.

ВИСНОВОК

Робоча група, провівши оцінку за період з 01 січня по 01 листопада 2018 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах міської ради ведення діловодства, архівної справи, документування управлінської інформації, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів та запитів на інформацію забезпечується відповідно до встановлених вимог.

Ураховуючи результати проведення у 2018 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною, зокрема по виконавчих органах міської ради у наведеній нижче таблиці.

№ п/п	Найменування виконавчого органу міської ради	Оцінка ефективності здійснення контролю
1.	Департамент економічного розвитку міської ради	ефективна
2.	Департамент житлово-комунального господарства та будівництва міської ради	ефективна
3.	Департамент комунальної власності,земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради	ефективна
4.	Департамент фінансів міської ради	ефективна
5.	Департамент з гуманітарних питань міської ради	ефективна
6.	Департамент муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради	ефективна
7.	Управління соціальної політики міської ради	ефективна
8.	Управління транспортної інфраструктури та зв’язку міської ради	ефективна
9.	Управління містобудування та архітектури міської ради	ефективна
10.	Управління екології та природних ресурсів міської ради	ефективна
11.	Управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення міської ради	ефективна
12.	Управління державного архітектурно-будівельного контролю міської ради	ефективна
13.	Управління охорони здоров’я міської ради	ефективна
14.	Служба у справах дітей міської ради	ефективна
15.	Архівне управління міської ради	ефективна
16.	Відділ реклами міської ради	не достатньо ефективна
17.	Адміністрація Дніпровського району міської ради	ефективна
18.	Управління соціального захисту населення адміністрації Дніпровського району міської ради	ефективна
19.	Служба у справах дітей адміністрації Дніпровського району міської ради	ефективна
20.	Адміністрація Заводського району міської ради	ефективна
21.	Управління соціального захисту населення адміністрації Заводського району міської ради	ефективна
22.	Служба у справах дітей адміністрації Заводського району міської ради	ефективна
23.	Адміністрація Південного району міської ради	ефективна
24.	Управління соціального захисту населення адміністрації Південного району міської ради	ефективна
25.	Служба у справах дітей адміністрації Південного району	ефективна