Звіт про роботу у ІІІ кварталі 2016 року

Міському голові

БІЛОУСОВУ А.Л.

 

           ЗВІТ

про роботу загального відділу Кам’янської міської ради

у ІІІ кварталі 2016 року

 

1. Аналітична робота

Робота у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно
до положень про них, Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради та інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За ІІІ квартал 2016 року зареєстровано та направлено у роботу
за резолюціями керівництва 1649 документів. Дані у порівнянні з аналогічним періодом 2015 року про кількість вхідних документів та перелік питань,
що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

   Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому                  міської ради	Кількість документів		+/-
	ІІ квартал 2015 року	ІІ квартал 2016 року	кількість          документів	%
УСЬОГО:	1649	2175	526
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	14	11	-3	-21,43
Рішення обласної ради (копії)	8	7	-1	-12,5
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	54	31	-23	-42,59
Листи обласної ради та блдержадміністрації	191	157	-34	-17,8
Листи з інших міст	239	473	234	97,91
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	83	78	-5	-6,02
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	48	80	32	66,67
Правоохоронні  та контролюючі органи	147	192	45	30,61
Політичні партії   та громадські організації	71	52	-19	-26,76
Засоби масової інформації	1	5	4	400
Установи та організації міста	228	250	22	9,65
Промислові підприємства	32	53	21	65,63
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	51	55	4	7,84
Приватні підприємства та підприємці	50	58	8	16
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	375	578	203	54,13
Комунальні, автотранспортні підприємства                    та інші	57	95	38	66,67

У таблиці 2 наведено порівняльні з аналогічним періодо 2015 року дані
з питань, які порушувалися кореспондентами в листах у  ІІІ кварталі 2016 року.

                                                                                                          Таблиця 2

Назва питання	ІІ квартал 2015 року	ІІ квартал 2016 року	+/-
			кількість документів	%
Листування з питань фінансування	233	372	139	59,66
Листування з питань транспорту	16	35	19	118,75
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	48	49	1	2,08
Листування з питань зв'язку	2	3	1	50
Листування з питань експлуатації житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	85	140	55	64,71
Листування з земельних питань	151	115	-36	-23,84
Листування з питань комунального господарства	307	366	59	19,22
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	15	25	10	66,67
Листування з питань охорони здоров’я	7	9	2	28,57
Листування з питань освіти і науки	11	11	-	-
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	33	35	2	6,06
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	139	108	-31	-22,3
Листування з кадрових питань та працевлаштування	57	118	61	107,02
Листування з питань економіки	77	82	5	6,49
Листування з питань екології	20	20	-	-
Листування з питань праці та соціального захисту населення	28	26	-2	-7,14
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	14	18	4	28,57
Листування з питань внутрішньої політики	285	465	180	63,16
Листування з адміністративно-господарський питань	4	61	57	1 425
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	-	-	-	100

У ІІІ кварталі 2016 року кількість вихідних документів становила
1868 документів. Статистичні дані із зазначеного питання у порівнянні
з аналогічним періодом  2015 року наведено у таблиці 3:

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість                 документів		+/-
	ІІ квартал 2015року	ІІ квартал 2016 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1261	1868	607	48,14
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	11	14	3	27,27
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	100	195	95	95
Обласна рада, облдержадміністрація	124	155	31	25
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	93	154	61	65,59
Промислові  підприємства	40	26	-14	-35
Приватні підприємства та підприємці	10	31	21	210
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	30	37	7	23,33
Правоохоронні та контролюючи органи	323	397	74	22,91
Політичні партії та громадські організації	23	34	11	47,83
Засоби масової інформації	8	10	2	25
Відділи та управління міської ради	38	83	45	118,42

За ІІІ квартал 2016 року електронною поштою надійшло 1639 службових документів. Отримано на ім’я міського голови 368 документів, телефонограм – 263. Відправлено електронною поштою 960 службових документів.
На копіювальних апаратах зроблено 43664 копії документів.

За ІІІ квартал 2016 року надійшло 419 контрольованих службових документів, із них 361 службовий документ вищого рівня, 58 визначено контрольними за резолюціями керівництва.

За звітний період за резолюціями керівництва опрацьовано 1047 контрольованих службових документів (963 – вищого рівня, 83 – визначено контрольованими за резолюціями керівництва).

Інформацій, наданих з порушенням контрольного строку, у  ІІІ кварталі 2016 року не було.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

З метою здійснення контролю та підвищення рівня відповідальності
за виконанням указів, розпоряджень та доручень Президента України, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», загальним відділом постійно ведеться робота щодо забезпечення своєчасності та повноти надходження інформаційних та інших матеріалів
від виконавчих органів міської ради в частині делегованих їм повноважень про хід виконання документів органів влади вищого рівня. Систематично аналізується і безпосередньо на місцях перевіряється стан виконання зазначених документів.

За ІІІ квартал 2016 року підготовлено 3 доручення міського голови
за результатами засідань виконавчого комітету міської ради. Відповіді
на доручення надавались змістовні та вчасно.

Протягом ІІІ кварталу 2016 року загальним відділом міської ради
за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 224 проекти розпорядчих документів, зареєстровано 105 прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, 119 виданих розпоряджень міського голови. Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів становить близько 4480.

Протягом ІІІ кварталу 2016 року було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 3 засідань виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 3 наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Протягом ІІІ кварталу 2016 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 3 протоколи засідань. Направлено 11 витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради
до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень
та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради.

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради,
що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 3 питання було розглянуто інформаційно та 1проект рішення було не прийнято.

Протягом ІІІ кварталу 2016 року між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради прийнято 6 рішень виконавчого комітету міської ради.

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 63 запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів
з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян. Видано 117 копій зажаданих документів.

Протягом ІІІ кварталу 2016 року для подальшого зберігання
та використання було сформовано 3 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та  справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано 54 документи, в яких йдеться
про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого документа
та відповідна відмітка зазначена на 39 первинних розпорядчих документах.

Здійснювався постійний моніторинг та систематичний аналіз стану виконання контрольованих розпорядчих документів у виконавчих органах міської ради.

Результати аналізу свідчать, що протягом ІІІ кварталу 2016 року опрацьовано контрольованих розпорядчих документів 50, у тому числі:

взято на контроль та оформлено контрольні справи на 13 розпорядчих документів, з них відповідно рішень виконавчого комітету міської ради – 5, розпоряджень міського голови – 8;

-     продовжено строки контролю розпорядчих документів та опрацьовано контрольних справ 27, з них щодо рішень виконавчого комітету міської ради – 23, щодо розпоряджень міського голови –  4;

-     знято з контролю та списано до справи розпорядчих документів
10, з них рішень виконавчого комітету міської ради – 4, розпоряджень міського голови –  6.

Протягом ІІІ кварталу 2016 року загальним відділом міської ради було зареєстровано 126 запитів на інформацію. Всі запити були своєчасно опрацьовані. Звіти з питань діяльності міської ради та її виконавчого комітету, щотижня розміщються на офіційному веб-сайті міської ради. Узагальнений звіт про кількість інформаційних запитів, які надходять до міської ради, щомісяця направляється до Дніпропетровської обласної державної адміністрації.

2. Методична робота

Упродовж ІІІ кварталу 2016 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

З посадовими особами виконавчих органів міської ради, відповідальними за діловодство, проведено роботу щодо приведення у відповідність бланків документів у зв’язку з перейменуванням міста.

3. Організаційна робота

           Протягом ІІІ кварталу 2016 року здійснювалося планування роботи відділу та звітування про роботу щомісяця й щотижня.

Чітко й своєчасно посадовими особами загального відділу організовувалось опрацювання розпорядчих та службових документів,
їх реєстрація та розсилання. Посадові особи відділу брали участь
у загальноміських заходах та заходах за участю міського голови.

 

Начальник

загального відділу міської ради                                           Л.В. Товмач

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови,

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня