Звіт про роботу відділу у IV кварталі 2018 року

  ЗВІТ

про роботу організаційного відділу міської ради
 у ІV кварталі 2018 року

1. Аналітична робота

Робота організаційного відділу міської ради здійснювалась відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, розпорядчих актів Дніпропетровської обласної ради та облдержадміністрації, рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, положення про відділ.

Протягом ІV кварталу 2018 року посадовими особами, за напрямами  роботи відділу:

- здійснено аналіз роботи відділу та підготовлено звіт за підсумками роботи відділу у ІІІ кварталі 2018 року;

- опрацьовано та узагальнено звіти про роботу виконавчих органів міської ради у ІІІ кварталі 2018 року;

- опрацьовано та узагальнено плани роботи виконавчих органів міської ради на 2019 рік;

Проведено облік робочих груп, комісій, координаційних рад тощо, утворених при міському голові та виконавчих органах міської ради.

Опрацьовано пропозиції заступників міського голови та складено 13 календарних планів роботи та 23 уточнення та доповнення до основних заходів, що проводить міська та її виконавчий комітет.

Опрацьовано та направлено 3 графіки чергувань у вихідні та святкові дні секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради та 1 зміни до графіку чергувань.

Відповідно до плану роботи виконавчого комітету міської ради на 2018 та 2019 роки виконавчим органам міської ради направлено 8 календарних строків для своєчасного надання матеріалів на планове засідання виконавчого комітету міської ради.

За звітний період відділом опрацьовано 104 вхідний службових документ, та підготовлено 37 вихідних службових документа, у тому числі 4 на контрольні службові документи.

Протягом кварталу опрацьовувалась інформація, надана  виконавчими органами міської ради щодо оновлення інформації у телефонних довідниках.  Копії телефонних довідників щокварталу направляються  керівництву міської ради та керівникам виконавчих органів міської ради.

Опрацьовано інформацію керівників виконавчих органів та підготовлено відповіді відповідно до строків виконання щодо:

- відзначення пам’ятних, ювілейних, загальнодержавних та інших свят у місті, яку направлено до облдержадміністрації та обласної ради;

- підготовки щоквартального паспорту міста за формами Адміністрації Президента України та інші.

Підготовлено розпорядження міського голови від 07.11.2018 №427-р
«Про забезпечення належного порядку в місті у святкові та вихідні дні 23–25, 30, 31 грудня 2018 року, 01 та 05–07 січня 2019 року».

Відповідно до Регламенту виконавчих органів міської ради організаційним відділом опрацьовано пропозиції виконавчих органів та підготовлено рішення виконавчого комітету від 26.12.2018 №373 «Про затвердження плану роботи виконавчого комітету міської ради на 2019 рік».

2. Методична робота

Упродовж ІV кварталу 2018 року посадовими особами відділу постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання службових документів, завдань керівництва з організаційних питань.

Підготовлено номенклатуру справ відділу.

3. Організаційна робота

Посадовими особами організаційного відділу міської ради проведено організаційний супровід:

- урочистих заходів присвячених відзначенню у місті Дня захисника України;

- урочистих заходів присвячених відзначенню у місті Дня Гідності та Свободи;

- заходів присвячених до Дня пам’яті жертв голодоморів;

- урочистих заходів з нагоди Дня місцевого самоврядування;

- заходів щодо поховання загиблого військовослужбовця Іванішкіна О.С. та інших заходів.

Опрацьовано та відправлено належним чином 6 вітальних листів з нагоди дня народження та ювілейних дат за підписом міського голови.

Опрацьовано списки, підготовлено тексти та направлено 216 вітальних листівок за підписом міського голови з нагоди професійних свят, знаменних дат та ювілеїв, а саме:

- вітальні листівки «Вітаю» – 66;

- вітальні листівки з «Новим роком та Різдвом» – 150.

Забезпечено супровід 3 чергових та позачергового засідань виконавчого комітету міської ради та 3 нарад з питань попереднього розгляду матеріалів на засідання виконавчого комітету.

Забезпечено організацію підготовки до проведення сесій міської ради 02.11.2018 та 21.12.2018.

Проведено заходи щодо організації проведення 5 оперативних нарад з секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, керівниками виконавчих органів міської ради під головуванням міського голови та першого заступника міського голови з питання діяльності виконавчих органів міської ради.

Посадовими особами організаційного відділу підготовлено організаційні заходи та організовано проведення  наради щодо підготовки урочистих заходів з нагоди святкування Дня місцевого самоврядування.

Опрацьовано інформацію надану виконавчими органами міської ради, підготовлено та направлено до облдержадміністрації паспорт міста станом на 10.12.2018.

Опрацьовано пропозиції та складено графік участі керівництва міської ради у заходах, що проводяться міською радою та її виконавчим комітетом у І кварталі 2019 року.

Опрацьовувались службові документи з кадрових питань. Підготовлено та надано пропозиції до кадрового резерву виконавчих органів міської ради та графіка відпусток на 2019 рік.

Працівники відділу забезпечували участь посадових осіб виконавчих органів у загальноміських та загальнодержавних святах.

Робота посадових осіб організаційного відділу здійснюється відповідно до плану роботи виконавчого комітету Кам’янської міської ради, плану роботи відділу. Систематично аналізується виконання документів з організаційних питань.