Звіт про роботу відділу за ІІІ квартал 2018 року

                                                                                          Міському голові
                                                                                          БІЛОУСОВУ А.Л.

 

ЗВІТ

про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
у ІІІ кварталі 2018 року

1. Аналітична робота

Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, положень про них та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За ІІІ квартал 2018 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 1905 документів, що на 37 документів більше, ніж за ІІІ квартал 2017 року (1868). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

   Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому                  міської ради	Кількість документів		+/-
	ІІ І квартал 2017 року	ІІІ квартал 2018 року	кількість          документів	%
УСЬОГО:	1868	1905	37
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	14	24	10	71,43
Рішення обласної ради (копії)	10	11	1	10
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	27	22	-5	-18,52
Листи обласної ради та облдержадміністрації	141	130	-11	-7,8
Листи з інших міст	329	440	111	33,74
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	98	99	1	1,02
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	73	70	-3	-4,11
Правоохоронні  та контролюючі органи	223	162	-61	-27,35
Політичні партії   та громадські організації	76	57	-19	-25
Засоби масової інформації	4	-	-4	-100
Установи та організації міста	155	179	24	15,48
Промислові підприємства	50	39	-11	-22
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	29	29	-	-
Приватні підприємства та підприємці	58	69	11	18,97
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	489	514	25	5,11
Комунальні, автотранспортні підприємства                    та інші	92	60	-32	-34,78

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у ІІІ кварталі 2018 року, і як змінилася кількість таких вхідних документів у порівнянні з ІІІ кварталом 2017 року:

                                                                                                          Таблиця 2

Назва питання	ІІІ квартал 2017 року	ІІІ квартал 2018 року	+/-
			кількість документів	%
УСЬОГО	1834	1873	39
Листування з питань фінансування	329	440	111	33,74
Листування з питань транспорту	12	10	-2	-16,67
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	66	30	-36	-54,55
Листування з питань зв’язку	3	1	-2	-66,67
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	136	112	-24	-17,65
Листування з земельних питань	109	146	37	33,94
Листування з питань комунального господарства	232	221	-11	-4,74
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	6	7	1	16,67
Листування з питань охорони здоров’я	11	9	-2	-18,18
Листування з питань освіти і науки	7	6	-1	-14,29
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	32	18	-14	-43,75
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	106	93	-13	-12,26
Листування з кадрових питань та працевлаштування	92	88	-4	-4,35
Листування з питань економіки	44	35	-9	-20,45
Листування з питань екології	24	20	-4	-16,67
Листування з питань праці та соціального захисту населення	31	20	-11	-35,48
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	13	19	6	46,15
Листування з питань внутрішньої політики	470	524	54	11,49
Листування з адміністративно-господарський питань	29	27	-2	-6, 9
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	82	47	-35	-42,68

У ІІІ кварталі 2018 року кількість вихідних документів становила
1184 документів, що на 79 документів менше, ніж у ІІІ кварталі 2017 року
(1263). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість                 документів		+/-
	ІІІ квартал 2017 року	ІІІ квартал 2018 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1263	1184	-79	-6,25
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	24	17	-7	-29,17
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	116	126	10	8,62
Обласна рада, облдержадміністрація	158	154	-4	-2,53
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	97	77	-20	-20,62
Промислові  підприємства	30	45	15	50
Приватні підприємства та підприємці	18	19	1	5,56
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	15	20	5	33,33
Правоохоронні та контролюючі органи	190	171	-19	-10
Політичні партії та громадські організації	35	13	-22	-62,86
Засоби масової інформації	7	11	4	57,14
Відділи та управління міської ради	52	73	21	40,38
Інші установи міста	521	458	-63	-12,09

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у ІІІ кварталі 2018 року, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів у порівнянні з ІІІ кварталом 2017 року.

Таблиця 4

Назва питання	ІІІ квартал 2017 року	ІІІ квартал 2018 року	+/-
			кількість документів	%
Листування з питань фінансування	51	64	13	25,49
Листування з питань транспорту	13	15	2	15,38
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	46	31	-15	-32,61
Листування з питань зв’язку	2	-	-2	-100
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	37	39	2	5,41
Листування з земельних питань	60	51	-9	-15
Листування з питань комунального господарства	502	449	-53	-10,56
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	8	23	15	187,5
Листування з питань охорони здоров’я	16	13	-3	-18,75
Листування з питань освіти і науки	43	27	-16	-37,21
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	17	22	5	29,41
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	116	100	-16	-13,79
Листування з кадрових питань та працевлаштування	77	67	-10	-12,99
Листування з питань економіки	116	154	38	32,76
Листування з питань екології	16	19	3	18,75
Листування з питань праці та соціального захисту населення	17	10	-7	-41,18
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	1	-	-1	-100
Листування з питань внутрішньої політики	114	97	-17	-14,91
Листування з адміністративно-господарський питань	1	2	1	100
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	1	-	-1	-100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	9	1	-8	-88,89

За ІІІ квартал 2018 року електронною поштою надійшло 470 службових документи, з яких 238 – на ім’я міського голови, телефонограм – 232,       перенаправлено за належністю 161 службових електронних документів. На копіювальних апаратах виготовлено 2485 копій документів.

За ІІІ квартал 2018 року надійшло 308  контрольованих документів, із них – 301 контрольованих  документів вищого рівня, 7 – визначених контрольними за резолюціями керівництва.
За контрольними резолюціями опрацьовано  944 службових документа         (935 – вищого рівня, 9 – визначених контрольними за резолюціями керівництва).

З порушенням строків надано контрольованих документів:

- департаментом комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради – 1 (1,3% від загальної кількості опрацьованих департаментом контрольованих документів);

Загальний відсоток наданих з порушенням контрольних строків документів становить 0,1.

У ІІІ кварталі 2017 року відсоток невчасно виконаних службових контрольованих  документів становила 0,1.

У звітному періоді підготовлено 1 доручення міського голови, яке перебуває на контролі.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

Протягом ІІІ кварталу 2018 року загальним відділом міської ради за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 235 (208) проектів розпорядчих актів (+27), зареєстровано 105 (79) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (+26), 130 (129) виданих розпоряджень міського голови (+1). Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів складає близько 3525 (4160) одиниць (-635).

Протягом ІІІ кварталу 2018 року було організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 3 (2) планових засідань виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 3 (2) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Протягом ІІІ кварталу 2018 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 3 (2) протоколи засідань. Направлено 2 (6) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-4).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 2 (0) питання було розглянуто інформаційно (0) та 0 (1) проект рішення було не прийнято.

Протягом ІІІ кварталу 2018 року між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради прийнято 6 (16) рішень (-10).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 25 (20) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (+5). Видано 56 (47) копій зажаданих документів (+9).

Протягом ІІІ кварталу 2018 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 3 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано близько 34 (18) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта та відповідна відмітка зазначена на 25 (15) первинних розпорядчих актах.

У звітному періоді було опрацьовано 39 справ з контролю за ходом виконання розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 22, розпоряджень міського голови – 17. Узято на контроль 9 розпорядчих актів: рішень виконавчого комітету міської ради – 2, розпоряджень міського голови – 7. Знято з контролю 12 розпорядчих акти: рішень виконавчого комітету міської ради – 3, розпоряджень міського голови – 9. 

У звітному періоді направлено 3 листа з копіями прийнятих рішень до облдержадміністрації з питань делегованих повноважень.

У ІІІ кварталі 2018 року загальним відділом міської ради було зареєстровано 94 запити на інформацію. Всі запити опрацьовані своєчасно. Задоволено 63 запити, задоволено частково – 13, розіслано за належністю, якщо орган не є розпорядником інформації – 10, відмовлено згідно з чинним законодавством – 8. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.

2. Методична робота

Упродовж ІІІ кварталу 2018 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

3. Організаційна робота

           Протягом ІІІ кварталу 2018 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу
міської ради                                                                                  Л.В.Товмач

 

 

 ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня