ЗВІТ

про роботу відділу секретаріату міської ради

за 4 квартал 2018 року

І. Аналітична робота

Відділ секретаріату міської ради протягом ІV кварталу 2018 року здійснював інформаційне, аналітичне, методичне забезпечення діяльності міської ради.

В межах своїх повноважень сприяв здійсненню міською радою взаємодії
і зв’язкам з територіальною громадою, виконавчими органами міської ради, посадовими особами місцевого самоврядування.

Відділ секретаріату міської ради організовував контроль за виконанням рішень міської ради та інших документів.

У ІV кварталі 2018 року прийнято 93 рішення міської ради.

Взято на контроль – 15 рішень міської ради.

Відповідно до покладених на відділ завдань:

-                  підготовлено 4 розпорядження міського голови щодо термінів скликання сесій міської ради;

–  підготовлено 2 рішення виконавчого комітету міської ради стосовно питань, які виносяться на розгляд міської ради;

-                  складено 4 порядки ведення пленарного засідання сесії міської ради, у том у числі – 2 позачергових сесій міської ради;

-                  організовано надання документів щодо питань, які внесено на розгляд міської ради та забезпечено попереднє ознайомлення депутатів міської ради з їх змістом;

-                  за звітний період складено 4 протоколи пленарних засідань сесій міської ради, у том у числі – 2 позачергових сесій міської ради;

-                  здійснено забезпечення підготовки та проведення наради міського голови з головами постійних комісій по розгляду питань проекту порядку денного сесій міської ради, підготовлено протоколи нарад;

-       щотижнево готувалась інформація про надходження до відділу секретаріату міської ради запитів на інформацію та звіти про їх виконання, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». За звітній період здійснено контроль за додержанням термінів виконання 11 запитів на інформацію, на 9 інформаційних запитів своєчасно було підготовлено відповіді відповідно до наданих повноважень;

-                  здійснювалось організаційно-технічне забезпечення засідань постійних комісій.

За звітній період складено 2 графіка проведення засідань постійних комісій.

Проведено 17 засідань постійних комісій міської ради з відповідним технічним, інформаційно-аналітичним та методичним забезпеченням, складено 17 протоколів.

Було проведено комплекс організаційних заходів по забезпеченню роботи електронної системи голосування «Віче».

Надано методичну допомогу секретарям постійних комісій в складанні протоколів та рекомендацій постійних комісій, підготовлено 190 рекомендацій, що направлені на виконання до структурних підрозділів виконкому міської ради та установ міста.  

Було підготовлено та здійснено контроль за виконанням 1 доручення міського голови.

Постійно здійснюється організаційно-технічне забезпечення діяльності помічників-консультантів депутатів міської ради. За звітній період оформлено та виготовлено 5 посвідчень помічникам-консультантам депутата міської ради.

Відділ секретаріату міської ради надає допомогу депутатам міської ради в оформленні їх депутатських звернень.

 Протягом ІV кварталу 2018 року зареєстровано і направлено виконавцям 102 депутатських звернення депутатів міської ради.

Постійно проводився контроль за дотриманням термінів розгляду депутатських звернень виконавцями.  

На даний час на контролі знаходиться 58 звернень, які надійшли за звітній період та 463 звернення, термін виконання яких продовжено з початку     скликання та попередніх років.

Протягом ІV кварталу 2018 року до відділу секретаріату міської ради надійшло 413 документів, які було опрацьовано належним чином та здійснено контроль за їх виконанням, залишається на контролі з початку року –
17 документів.

Вихідних документів зареєстровано 355.

Щотижнево готувалась інформація про заходи, які необхідно внести до календарного плану.

Постійно проводилась робота по виконанню оперативних доручень міського голови, секретаря міської ради, керівництва виконкому.

2.Методична робота

Відділом секретаріату міської ради постійно надається методична допомога:

-                  структурним підрозділам міської ради, помічникам-консультантам депутатів міської ради стосовно підготовки та винесення на розгляд пленарних засідань сесій міської ради проектів рішень з відповідних питань;

-                  секретарям постійних комісій міської ради стосовно складання протоколів засідань постійних комісій з розгляду питань проекту порядку денного сесій міської ради;

-                  депутатам міської ради та їх помічникам-консультантам стосовно підготовки та оформлення депутатських запитів та звернень.

3. Організаційна робота

-                  здійснюється щомісячне надання матеріалів сесій міської ради депутатам міської ради електронною поштою та на паперових носіях;

-                  складено 4 проекти порядку денного сесії міської ради, у тому числі – 2 позачергових сесій міської ради;

-                  проводилось складання та узгодження списку запрошених на пленарне засідання сесії міської ради;

-                  здійснено запрошення депутатів міської ради та запрошених на пленарне засідання сесії міської ради;

-                  організовано роботу буфету перед пленарним засіданням сесії;

-                  організовано озвучення пленарного засідання;

-                  надавались оголошення в ЗМІ про скликання сесій;

-                  організовувалась та здійснювалась реєстрація депутатів та запрошених;

-                  забезпечено участь депутатів міської ради та Почесних депутатів міської ради в урочистих заходах;

-                  здійснювалася постійна взаємодія з головами 7 постійних комісій міської ради з питань життєдіяльності міста.