ЗВІТ

про роботу відділу секретаріату міської ради

за 2018 рік

І. Аналітична робота

Відділ секретаріату міської ради протягом 2018 року здійснював інформаційне, аналітичне, методичне забезпечення діяльності міської ради.

В межах своїх повноважень сприяв здійсненню міською радою взаємодії
і зв’язкам з територіальною громадою, виконавчими органами міської ради, посадовими особами місцевого самоврядування.

Відділ секретаріату міської ради організовував контроль за виконанням рішень міської ради та інших документів.

У 2018 році прийнято 332 рішення міської ради.

Взято на контроль – 32 рішення, знято з контролю – 35 рішень.

Відповідно до покладених на відділ завдань:

-       підготовлено 9 розпоряджень міського голови щодо термінів скликання сесій міської ради;

Підготовлено проекти рішень міської ради:

• § Про зняття з контролю рішень міської ради, які виконані у ІІ півріччі 2017 року;
• § Про внесення змін до рішення міської ради від 17.11.2017 №884-20/VII «Про затвердження Програми підтримки Кам`янської міської виборчої комісії у міжвиборчий період»;
• § Про внесення змін до рішення міської ради від 30.03.2016 №142-06/VII «Про затвердження положення про відділ секретаріату Кам`янської міської ради» (зі змінами);
• § Про затвердження перспективного плану роботи Кам’янської міської ради на 2019 рік;
• § Про зняття з контролю рішень міської ради, які виконані у І півріччі 2018 року;
• § Про внесення змін до рішення міської ради від 01.12.2015 №04-01/VII
  (зі змінами);
• § Про проведення перед виборцями звітів депутатів міської ради
  VIІ скликання за період 2017–2018 років;
• Про внесення змін до рішення міської ради від 01.12.2015 №04-01/VII «Про постійні комісії Кам’янської міської ради VII скликання» (зі змінами).

                За звітний період:

–  підготовлено 9 проектів рішень виконавчого комітету міської ради стосовно питань, які виносяться на розгляд міської ради;

-       складено 11 порядків ведення пленарних засідань сесій міської ради у тому числі – 2 позачергових сесій;

-       організовано надання документів щодо питань, які внесено на розгляд міської ради та забезпечено попереднє ознайомлення депутатів міської ради з їх змістом;

-       складено 11 протоколів пленарних засідань сесій міської ради (у тому числі – 2 позачергових сесій) та своєчасно оприлюднено їх на офіційному веб-сайті Кам’янської міської ради;

-       здійснено забезпечення підготовки та проведення 9 нарад міського голови з головами постійних комісій та керівниками депутатських фракцій міської ради по розгляду питань проектів порядку денного сесій міської ради, підготовлено протоколи нарад;

-       підготовлено та здійснено контроль за виконанням 4 доручень міського голови, які надані під час проведення пленарних засідань сесії міської ради;

-       щотижнево готувалась інформація про надходження до відділу секретаріату міської ради запитів на інформацію та звіти про їх виконання, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». За звітній період здійснено контроль за додержанням термінів виконання 34 запитів на інформацію, на 29 інформаційних запитів своєчасно було підготовлено відповіді відповідно до наданих повноважень. Щотижня інформація про інформаційні запити, які надійшли до відділу секретаріату міської ради, оприлюднювалася на офіційному веб-сайті міської ради. Щомісячно готувались інформації про надходження запитів на інформацію та їх виконання;

-       здійснювалось організаційно-технічне забезпечення засідань постійних комісій;

-                  з депутатами міської ради  опрацьовано вимоги Закону України «Про запобігання корупції» стосовно своєчасного надання депутатами міської ради електронних декларацій про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.

За період ІІ кварталу 2018 року були опрацьовані та систематизовані доручення виборців, які були надані депутатам під час звітування за період 2016–2017 років та направлені виконавцям для опрацювання. Здійснювався контроль за виконанням доручень виборців, наданих депутатам міської ради.

Було проведено комплекс організаційних заходів по забезпеченню роботи електронної системи голосування «Віче».

У І кварталі 2018 року проведено 2 (02.02.2018 та 06.03.2018) засідання тимчасової контрольної комісії з питань використання бюджетних коштів та перевірки дотримання законодавства у сфері державних закупівель (голова комісії – Лісничий І.С.), підготовлено протоколи засідання. За результатами було підготовлено 5 рекомендацій, які направлені виконавцям та здійснено контроль за їх виконанням. Також було підготовлено звернення до контролюючих органів міста по результатам проведення засідань комісій.

За звітній період складено 9 графіків засідань постійних комісій.

Забезпечено проведення 75 засідань постійних комісій міської ради з відповідним інформаційно-аналітичним та методичним забезпеченням, підготовлено 75 протоколів засідань постійних комісій. Також було забезпечено своєчасне оприлюднення протоколів засідань постійних комісій на офіційному веб-сайті Кам’янської міської ради.

 Надано методичну допомогу секретарям постійних комісій в складанні протоколів та рекомендацій постійних комісій, підготовлено 1260 рекомендацій, які направлені для виконання до виконавчих органів міської ради та установ міста.

Організовано постійний контроль за виконанням рекомендацій постійних комісій.

Постійно здійснюється організаційно-технічне забезпечення діяльності помічників-консультантів депутатів міської ради. За звітній період оформлено та виготовлено посвідчення 13 помічникам-консультантам депутатів міської ради VІI скликання.

Відділ секретаріату міської ради надавав допомогу депутатам міської ради в оформленні їх депутатських звернень.

 Протягом 2018 року зареєстровано і направлено виконавцям 406 депутатських звернень та запитів депутатів міської ради.

Постійно проводився контроль за дотриманням термінів розгляду депутатських звернень виконавцями.  

На теперішній час на контролі на кінець року знаходиться  186 звернень (за 2018 рік), та з минулих років – 493 звернення.

Протягом 2018 року до відділу секретаріату міської ради надійшло 2362 документи, із них знаходилося на контролі – 668 документів, залишається на контролі з початку року – 55 документів.

Вихідних документів зареєстровано 1786.

Постійно проводилась робота по виконанню  доручень міського голови, секретаря міської ради, керівництва виконкому.

2.Методична робота

Відділом секретаріату міської ради постійно надається методична допомога:

-       виконавчим органам міської ради, помічникам-консультантам депутатів міської ради стосовно підготовки та винесення на розгляд міської ради проектів рішень з відповідних питань;

-       секретарям постійних комісій міської ради стосовно складання протоколів засідань постійних комісій з розгляду питань порядку проекту денного сесій міської ради;

-       депутатам міської ради та їх помічникам-консультантам стосовно підготовки та оформлення депутатських запитів та звернень.

3. Організаційна робота

-       здійснюється щомісячне надання матеріалів сесій міської ради депутатам міської ради електронною поштою та на паперових носіях;

-       складено 11 проектів порядку денного сесій міської ради, у тому числі – 2 позачергових сесій;

-       проводилось складання та узгодження списків запрошених на пленарні засідання сесій міської ради;

-       здійснено запрошення депутатів міської ради та запрошених на пленарні засідання сесій міської ради;

-       організовано роботу буфету перед пленарними засіданнями сесії;

-       надавались оголошення в ЗМІ про скликання сесій;

-       організовувалась та здійснювалась реєстрація депутатів та запрошених;

-       забезпечено участь депутатів міської ради та Почесних депутатів міської ради в урочистих заходах, які проводилися у місті;

-       здійснювалася постійна взаємодія з головами постійних комісій міської ради з питань життєдіяльності міста.