Звіт про роботу у І кварталі 2017 року

опубліковано: 05 квітня 2017 оновлено: 11 липня 2019

Міському голові

БІЛОУСОВУ А.Л.

ЗВІТ

про роботу загального відділу Кам’янської міської ради

у І кварталі 2017 року

1. Аналітична робота

Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, положень про них та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

За І квартал 2017 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва
1999 документів, що на 149 документів менше, ніж за І квартал 2016 року (2148). Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, наведено у таблиці 1.

Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому міської ради	Кількість документів		+/-
Документи, що надійшли до виконкому міської ради	І квартал 2016 року	І квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО:	2148	1999	-149
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи	33	20	-13	-39,39
Рішення обласної ради (копії)	9	11	2	22,22
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	40	33	-7	-17,5
Листи обласної ради та облдержадміністрації	206	164	-42	-20,39
Листи з інших міст	268	371	103	38,43
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	115	119	4	3,48
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна рада	87	64	-23	-26,44
Правоохоронні та контролюючі органи	180	258	78	43,33
Політичні партії та громадські організації	80	89	9	11,25
Засоби масової інформації	3	-	-3	-100
Установи та організації міста	291	193	-98	-33,68
Промислові підприємства	45	48	3	6,67
Освіта, наука, культура, охорона здоров’я	64	34	-30	-46,88
Приватні підприємства та підприємці	53	36	-17	-32,08
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	-100
Виконавчі органи міської ради	585	486	-99	-16,92
Комунальні, автотранспортні підприємства та інші	89	73	-16	-17,98

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у І кварталі 2017 року,і на скільки змінилася кількість таких вхідних документів у порівнянні з І кварталом 2016 року:

Таблиця 2

Назва питання	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	+/-
Назва питання	ІV квартал 2016 року	ІV квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО	2101	1959	-142
Листування з питань фінансування	378	281	-97	-25,66
Листування з питань транспорту	20	11	-9	-45
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	61	38	-23	37,7
Листування з питань зв’язку	2	1	-1	-50
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	123	167	44	35,77
Листування з земельних питань	121	103	-18	-14,88
Листування з питань комунального господарства	382	285	-97	-25,39
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	14	13	-1	-7,14
Листування з питань охорони здоров’я	18	11	-7	-38,89
Листування з питань освіти і науки	7	9	2	28,57
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	36	26	-10	-27,78
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	116	104	-12	-10,34
Листування з кадрових питань та працевлаштування	167	98	-69	-41,32
Листування з питань економіки	82	65	-17	-20,73
Листування з питань екології	28	21	-7	-25
Листування з питань праці та соціального захисту населення	20	18	-2	-10
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	17	15	-2	-11,76
Листування з питань внутрішньої політики	387	565	178	45,99
Листування з адміністративно-господарський питань	41	48	7	17,07
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	-100
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	81	80	-1	-1,23

У І кварталі 2017 року кількість вихідних документів становила 1249 документів, що на 267 документів менше, ніж у І кварталі 2016 року (1516). Статистичні дані із зазначеного питання наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість документів		+/-
Направлено документів:	І квартал 2016 року	І квартал 2017 року	кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	1516	1249	-267	-17,61
Адміністрація Президента України, Верховної Ради України	55	14	-41	-74,55
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст	124	134	10	8,06
Обласна рада, облдержадміністрація	190	155	-35	-18,42
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	131	110	-21	-16,03
Промислові підприємства	20	28	8	40
Приватні підприємства та підприємці	8	17	9	112,5
Адміністрації районів у місті та Карнаухівська селищна ради	31	22	-9	-29,03
Правоохоронні та контролюючі органи	272	217	-58	-21,32
Політичні партії та громадські організації	44	21	-23	-52,27
Засоби масової інформації	12	7	-5	-41,67
Відділи та управління міської ради	72	72	-	-
Інші установи міста	557	455	-102	-18,3165

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у І кварталі 2017 року, і на скільки змінилася кількість таких вихідних документів у порівнянні з І кварталом 2016 року.

Таблиця 4

Назва питання	І квартал 2016 року	І квартал 2017 року	+/-
Назва питання	І квартал 2016 року	І квартал 2017 року	кількість документів	%
Листування з питань фінансування	65	50	-15	-23,08
Листування з питань транспорту	37	19	-18	-48,65
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	73	54	-19	-26,03
Листування з питань зв’язку	5	4	-1	-20
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	85	40	-45	-52,94
Листування з земельних питань	71	71	-	-
Листування з питань комунального господарства	423	401	-22	-5,2
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	14	6	-8	-57,14
Листування з питань охорони здоров’я	17	15	-2	-11,76
Листування з питань освіти і науки	57	40	-17	-29,82
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	16	3	-13	-81,25
Листування з питань роботи правоохоронних та контролюючих органів	92	104	12	13,04
Листування з кадрових питань та працевлаштування	214	126	-88	-41,12
Листування з питань економіки	120	113	-7	-5,83
Листування з питань екології	23	9	-14	-60,87
Листування з питань праці та соціального захисту населення	26	26	-	-
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	17	-	-17	-100
Листування з питань внутрішньої політики	130	144	14	10,77
Листування з адміністративно-господарський питань	5	7	2	40
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	17	6	-11	-64,71
Клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження	9	11	2	22,22

За І квартал 2017 року електронною поштою надійшло 1404 службових документи, з яких 229 – на ім’я міського голови, телефонограм – 218, перенаправлено за належністю 293 службових електронних документів.
На копіювальних апаратах виготовлено 2474 копій документів.

За І квартал 2017 року надійшло – 376 контрольованих документів, із них – 339 контрольованих документів вищого рівня, 37 – визначених контрольними за резолюціями керівництва.

За контрольними резолюціями опрацьовано 868 службових документів (825 – вищого рівня, 43 – визначених контрольними за резолюціями керівництва).

Надано з порушенням контрольних строків 0,1% інформацій від загальної кількості опрацьованих 
контрольованих документів за звітний період. 

У  2016 році кількість невчасно опрацьованих службових контрольованих  документів становила 0,16%.

Постійно здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

Переважна більшість контрольованих документів органів влади вищого рівня виконується вчасно. Одна з об’єктивних причин, з якої з порушенням строку виконуються зазначені документи, це невчасне відправлення вихідного (початкового) документа та невідповідність строків реєстрації документа
та строків його виконання, а також неодноразове погодження формату відповіді у випадках узагальнення декількох інформацій одним виконавцем.

Слід зазначити, що своєчасне виконання контрольованих документів залежить не тільки від виконавця, а й від оперативного розгляду та накладення резолюції керівництвом міської ради.

За І квартал 2017 року підготовлено 1 доручення міського голови. Доручення перебуває на контролі.

Протягом І кварталу 2017 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 229 (242) проектів розпорядчих актів -13), зареєстровано 95 (103) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (-8), 134 (141) виданих розпоряджень міського голови (-7). Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів складає близько 4360 (4480) одиниць (-120).

Протягом І кварталу 2017 року було організовано і забезпечено документоване та організаційно-технічне супроводження 3 (3) планових засідань виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 3 (3) наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради.

Протягом І кварталу 2017 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 3 (3) протоколи засідань. Направлено 3 (26) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради до виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (-23).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях,
5 (2) питання було розглянуто інформаційно (+3).

Протягом І кварталу 2017 року між засіданнями виконавчого комітету міської ради шляхом опитування членів виконавчого комітету міської ради прийнято 5 (0) рішень (+5).

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 23 (46) запитів щодо надання копій розпорядчих актів, витягів
з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (-23). Видано 57 (126) копій зажаданих документів (-69).

Протягом І кварталу 2017 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 3 справи протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення та справи розпоряджень міського голови.

У звітному періоді було опрацьовано близько 120 (115) документів, в яких йдеться про скасування (втрату чинності) та внесення змін до попереднього розпорядчого акта (+5).

Здійснювався постійний моніторинг та систематичний аналіз стану виконання контрольних розпорядчих актів у виконавчих органах міської ради.

Результати аналізу свідчать, що протягом І кварталу 2017 року опрацьовано контрольних розпорядчих актів 51 (рішень виконавчого комітету міської ради – 35, розпоряджень міського голови – 16), у тому числі:

- продовжено строки контролю розпорядчих актів та опрацьовано контрольних справ 33, з них щодо рішень виконавчого комітету міської ради – 26, щодо розпоряджень міського голови – 7;

- знято з контролю та списано до справи розпорядчих актів 18,
з них рішень виконавчого комітету міської ради – 9, розпоряджень міського голови – 9.

Протягом звітного періоду взято на контроль та оформлено контрольні справи на 19 розпорядчих актів, з них відповідно рішень виконавчого комітету міської ради – 7, розпоряджень міського голови – 12, які було направлено на виконання до виконавчих органів міської ради.

У І кварталі 2017 року загальним відділом міської ради було зареєстровано 184 запити на інформацію.
Всі запити опрацьовані своєчасно. Звіт про роботу із запитами на інформацію, які надходять до міської ради, щомісяця надається до облдержадміністрації. Звіт відділу про роботу із запитами на інформацію щотижня розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.

2. Методична робота

Упродовж І кварталу 2017 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів тощо, підготовлено розпорядчі документи за напрямом діяльності відділу.

3. Організаційна робота

Протягом І кварталу 2017 року робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій працівників.

Чітко й своєчасно посадовцями та службовцями загального відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів. Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Начальник загального відділу
міської ради Л.В.Товмач

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня