Звіт про роботу у 2016 році

опубліковано: 06 січня 2017 оновлено: 11 липня 2019

Міському голові

БІЛОУСОВУ А.Л.

ЗВІТ

про роботу загального відділу Кам’янської міської ради
у 2016 році

1. Аналітична робота

Загальний відділ Кам’янської міської ради підзвітний та підконтрольний міській раді, підпорядкований міському голові, виконавчому комітету.

Робота загального відділу міської ради здійснюється відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради Кам’янської (зі змінами), положень про них, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради (зі змінами), Національного стандарту України, вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2003.

Загальний відділ здійснює організаційне забезпечення засідань виконавчого комітету міської ради, нарад за участю міського голови, забезпечує підготовку матеріалів на засідання виконавчого комітету, їх супроводження, ведення протоколів, здійснює діловодний контроль за строками виконання службових документів, приймає, реєструє, обліковує і передає за призначенням розпорядчі акти та інші службові документи, забезпечує їх своєчасне розсилання відповідним посадовим особам, структурним підрозділам міської ради, а за необхідності – підприємствам, установам, організаціям міста. Здійснює облік бланків суворої звітності. Виготовляє та видає у встановленому порядку копії службових документів та витяги з них. Формує розпорядчі акти у справи, готує та передає їх до Державного міського архіву на постійне зберігання. Здійснює реєстрацію та контролює опрацювання запитів на інформацію відповідно до повноважень відділу.

За 2016 рік зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 8415 документів. Дані про кількість вхідних документів та перелік питань, що порушувалися у них, у порівнянні
з 2015 роком наведено у таблиці 1.

Таблиця 1

Документи, що надійшли до виконкому міської ради	Кількість документів		+/-
Документи, що надійшли до виконкому міської ради	2015 рік	2016 рік	Кількість документів	%
УСЬОГО:	6536	8415	1852
Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України, міністерства та їх структурні підрозділи	51	79	28	54,9
Рішення обласної ради (копії)	50	44	-6	-12
Розпорядження голови облдержадміністрації (копії)	166	141	-25	-15,06
Листи обласної ради та облдержадміністрації	562	717	155	27,58
Листи з інших міст	1114	1441	327	29,35
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	317	367	50	15,77
Районні у місті та Карнаухівська селищна рада	239	349	110	46,03
Правоохоронні органи, Служба Безпеки України, суди, прокуратура, державна податкова та природоохоронна інспекції, НС, ДВС, військкомат, ЯЕ	661	750	89	13,46
Політичні партії та громадські організації	250	289	39	15,6
Засоби масової інформації	7	14	7	100
Установи та організації міста	972	969	-3	-0,31
Промислові підприємства	124	173	49	39,52
Освіта, наука, культура та охорона здоров’я	187	219	32	17,11
Приватні підприємства та підприємці	200	209	9	4,5
Підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування	-	-	-	100
Виконавчі органи міської ради	1418	2308	890	62,76
Комунальні автотранспортні підприємства	245	346	101	41,22

З таблиці 2 видно, які питання порушувалися кореспондентами в листах у 2016 році, і на скільки змінилася кількість таких вхідних документіву порівнянні з 2015 роком.

Таблиця 2

Назва питання	2015 рік	2016 рік	+/-
Назва питання	2015 рік	2016 рік	кількість документів	%
УСЬОГО:	6352	8235	1883
Листування з питань фінансування	986	1492	506	51,32
Листування з питань транспорту	93	79	-14	-15,05
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	199	211	12	6,03
Листування з питань зв’язку	11	14	3	27,27
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	429	563	134	31,24
Листування з земельних питань	646	455	-191	-29,57
Листування з питань комунального господарства	1139	1346	207	18,17
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	79	70	-9	-11,39
Листування з питань охорони здоров’я	37	49	12	32,43
Листування з питань освіти і науки	27	34	7	25,93
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	131	125	-6	-4,58
Листування з питань роботи правоохоронних органів, судів, прокуратури, юридичних організацій та НС	515	421	-94	-18,25
Листування з кадрових питань та працевлаштування	330	554	224	67,88
Листування з питань економіки	309	295	-14	-4,53
Листування з питань екології	66	95	29	43,94
Листування з питань праці та соціального захисту населення	89	89	-	-
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	56	82	26	46,43
Листування з питань внутрішньої політики	946	1721	775	81,92
Листування з адміністративно-господарський питань	39	211	172	441,03
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	-	-	-	100
Клопотання про нагородження	225	329	104	46,22

У 2016 році кількість вихідних документів становила 7052 документів. Статистичні дані із зазначеного питання у порівнянні з аналогічним періодом 2015 року наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Направлено документів:	Кількість документів		+/-
Направлено документів:	2015 рік	2016 рік	Кількість документів	%
УСЬОГО відправлено документів:	4574	7052	2298	48,34
Адміністрація Президента України, Верховна Ради України	54	119	65	120,37
Кабінет Міністрів України, міністерства, листи в інші міста	340	583	343	71,47
Обласна ради, облдержадміністрація	517	732	215	41,59
Відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації	408	538	130	31,86
Промислові підприємства	113	106	-7	-6,19
Приватні підприємства та підприємці	33	78	45	136,36
Правоохоронні органи, Служба Безпеки України, суди, прокуратура, НС, ДВС	1220	1476	256	20,98
Політичні партії та громадські організації	95	147	52	54,74
Районні у місті та Карнаухівськаї селищна рада	111	115	4	3,6
Засоби масової інформації	35	41	6	17,14
Відділи та управління міської ради	170	285	115	67,65
Інші установи міста	1658	2832	1174	70,81

З таблиці 4 видно, які питання порушувалися в листах у 2016 році, і на скільки змінилася кількість таких вхідних документіву порівнянні з 2015 роком.

Таблиця 4

Назва питання	2015 рік	2016 рік	+/-
Назва питання	2015 рік	2016 рік	кількість документів	%
Листування з питань фінансування	158	252	94	59,49
Листування з питань транспорту	106	109	3	2,83
Листування з питань будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами	222	250	28	12,61
Листування з питань зв’язку	9	7	-2	-22,22
Листування з питань житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень	132	306	174	131,82
Листування з земельних питань	82	344	262	319,51
Листування з питань комунального господарства	1431	2292	861	60,17
Листування з питань торгівлі та побутового обслуговування	41	69	28	68,29
Листування з питань охорони здоров’я	30	74	44	146,67
Листування з питань освіти і науки	94	250	156	165,96
Листування з питань роботи закладів культури та спорту	41	65	24	58,54
Листування з питань роботи правоохоронних органів, судів, прокуратури, юридичних організацій та НС	415	394	-21	-5,06
Листування з кадрових питань та працевлаштування	924	1157	233	25,22
Листування з питань економіки	363	544	181	49,86
Листування з питань екології	23	116	93	404,35
Листування з питань праці та соціального захисту населення	70	136	66	94,29
Листування з питань роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді	38	66	28	73,68
Листування з питань внутрішньої політики	483	533	50	10,35
Листування з адміністративно-господарський питань	8	22	14	175
Клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною	42	32	-10	-23,81
Клопотання про нагородження	42	33	-9	-21,43

За 2016 рік електронною поштою надійшло 5913 службових документів, з яких 1223 – на ім’я міського голови, 3548 – відправлено за належністю. На копіювальних апаратах опрацьовано
29824 копії документів.

За 2016 рік надійшло –1663 контрольних документів.

Із них –1469 службових документів вищого рівня, – 194 визначених контрольними за резолюціями керівництва.

За контрольними резолюціями опрацьовано – 4107 службових документів (3824 –вищого рівня, 283 – визначених контрольними за резолюціями керівництва).

У порівнянні з 2015 роком відповідно 4760 (-653), у тому числі вищого рівня – 4008 (-184), визначених контрольними за резолюціями керівництва – 752 (-469).

Кількість інформацій наданих з порушенням контрольного строку:

- департамент житлово-комунального господарства та будівництва – 8 (0,9% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів);

- департамент комунальної власності,земельних відносин та реєстрації речових прав на нерухоме майно міської ради – 1(0,2% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів);

- департамент охорони здоров’я та соціальної політики міської ради – 1 (0,2% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів);

- департамент з гуманітарних питань міської ради – 2 (0,7% від загальної кількості опрацьованих департаментом документів).

Від загальної кількості опрацьованих контрольованих документів за звітний період надано з порушенням контрольних строків 0,29% інформацій.

Порівняно з 2015 роком кількість невчасно опрацьованих службових контрольованих документів становить 0,27% .

За 2016 рік підготовлено 27 доручень міського голови у тому числі 10 за результатами засідань виконавчого комітету міської ради . Виконано 27 доручень. Відповіді надавались вчасно і в повному обсязі.

Відповідально ставляться до виконання контрольованих документів у відділі запобігання корупції та взаємодії з правоохоронними органами та міської ради (Островерх), організаційному відділі міської ради (Руднєва), відділі персоналу міської ради (Дмитрюк), відділі інформаційної діяльності
та взаємодії з громадськістю (Бережний), департаменті економічного розвитку міської ради (Скакун), департаменті фінансів міської ради (Шевченко), департаменті муніципальних послуг та регуляторної політики міської ради (Гурська), управлінні містобудування та архітектури міської ради (Саєнко), управлінні з надзвичайних ситуацій тацивільного захисту населення міської ради (Андреєв).

З порушенням контрольних строків надавались інформації на контрольовані документи департаментом житлово-комунального господарства та будівництва міської ради (Карпусь), департаментом комунальної власності, земельних відносин та реєстрації речових прав
на нерухоме майно (Шпаляренко), департаментом з гуманітарних питань міської ради (Онищенко).

Слід зазначити, що своєчасне виконання контрольних документів залежить не тільки від виконавця, а й від оперативного розгляду та накладення резолюції керівництвом міської ради.

Переважна більшість контрольних документів органів влади вищого рівня виконується вчасно. Однією з об’єктивних причин з якої вчасно не виконуються зазначені документи, можна назвати невчасне відправлення вихідного (початкового) документа або неузгодженість строків реєстрації документа та строків його виконання.

З метою підвищення рівня виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності, своєчасного та якісного виконання контрольних документів керівникам виконавчих органів міської ради щотижня направляється перелік службових документів, які підлягають розгляду щодо контрольних строків.

Постійно здійснюється нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів.

Протягом 2016 року посадовими особами загального відділу міської ради супроводжувалась робота керівництва міської ради.

Протягом 2016 року за напрямом роботи з розпорядчими актами опрацьовано, здійснено перевірку комплектації та надано на підпис міському голові 945 (566) проекту розпорядчих актів (+379), зареєстровано 393 (236) прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради (+157), 552 (330) виданих розпоряджень міського голови (+222). Документообіг щодо розсилання виконавцям копій розпорядчих документів складає близько 18900 (11000) одиниць (+7900).

На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради протягом 2016 року було організовано і забезпечено документоване та організаційно-технічне супроводження 12 (11) планових засідань виконавчого комітету міської ради (+1) та 1 позачергове засідання виконавчого комітету міської ради (+1).

Постійно відстежується розміщення проектів рішень виконавчого комітету міської ради на офіційному сайті згідно із Законом «Про доступ до публічної інформації» за 20 днів. Один раз на місяць попереджаються виконавчі органи міської ради щодо проведення засідання виконавчого комітету міської ради та своєчасного надання проектів на розгляд членів виконавчого комітету міської ради.

За 5 днів до засідання формуються та направляються в електронному вигляді матеріали для членів виконавчого комітету та виконавчих органів. Створюється презентація для засідання виконавчого комітету міської ради.

З метою більш якісної підготовки питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради було підготовлено та проведено 12 (11) нарад щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради (+1).

Серед проектів рішень виконавчого комітету міської ради, що пропонувалися для прийняття на засіданнях, 7 (14) питання було розглянуто інформаційно (-7) та 3 (0) проекти рішення було
не прийнято (+3).

За підсумками проведення нарад щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та засідань виконавчого комітету міської ради було підготовлено 10 (8) доручень міського голови (+2).

Протягом 2016 року за результатами проведення засідань виконавчого комітету міської ради складено 13 (11) протоколів засідань (+2). 90 (47) витягів із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради своєчасно направлено керівникам виконавчих органів міської ради для виконання протокольних рішень та доручень, наданих на засіданнях членами виконавчого комітету міської ради (+43).

Протягом 10 днів після засідання виконавчого комітету міської ради відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.03.1999 №339 кожного місяця надсилаються копії актів органів місцевого самоврядування, прийнятих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, до облдержадміністрації.

У звітному періоді на підставі резолюцій керівництва міської ради опрацьовано 210 (37) запити щодо надання копій розпорядчих актів, витягів з них та з протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, які надійшли від правоохоронних, контролюючих органів міста й області, виконавчих органів міської ради та громадян (+173). Видано 495 (52) копій розпорядчих актів (+443).

Протягом 2016 року для подальшого зберігання та використання було сформовано 13 (11) справ протоколів засідань виконавчого комітету міської ради з прийнятими рішеннями виконавчого комітету міської ради й документами до них та матеріалів, на підставі яких приймалися рішення
та справи розпоряджень міського голови (+2).

У звітному періоді було опрацьовано 490 (97) документів, в яких йдеться про скасування або втрату чинності попереднього розпорядчого акта (+393) та відповідна відмітка зазначена на
104 (47) первинних розпорядчих актах (+57).

Опрацьовано 142 (0) справи, до яких увійшли прийняті та видані розпорядчі акти у 2012 та
2013 роках для передачі на постійне зберігання до архівного управління м.Кам’янське міської ради відповідно до акта приймання-передачі, складеного комісійно (+142).

Щоквартально готується звіт про списання та знищення зіпсованих (втрачених) бланків рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови. Згідно із зазначеним звітом знищується близько 400 примірників щорічно.

Протягом звітного періоду щоквартально приймалися рішення та видавалися розпорядження про зняття з контролю розпорядчих актів. Списані до справи розпорядчі акти оформлялися для подальшого їх збереження відповідно до номенклатури.

Здійснювався постійний моніторинг та систематичний аналіз стану виконання контрольних розпорядчих актів у виконавчих органах міської ради.

Результати аналізу свідчать, що протягом 2016 року опрацьовано 181 контрольний розпорядчий акт, у тому числі:

- взято на контроль та оформлено контрольні справи на 19 розпорядчих акти, з них відповідно рішень виконкому міської ради 9, розпоряджень міського голови –10.

- продовжено строки контролю розпорядчих актів та опрацьовано контрольних справ 107, з них щодо рішень виконкому міської ради – 90, щодо розпоряджень міського голови – 17;

- знято з контролю та списано до справи розпорядчих актів 55, з них рішень виконкому міської ради 23, розпоряджень міського голови 32.

Узяті протягом 2016 року на контроль розпорядчі акти було направлено на виконання до виконавчих органів міської ради.

За 2016 рік загальним відділом міської ради зареєстровано 487 (257) запитів на інформацію, які своєчасно опрацьовані. Щотижня звіт про надходження запитів на інформацію розміщувався на офіційному веб-сайті міської ради.

Щомісяця підсумки роботи із запитами на інформацію та класифікатор змісту запитів на інформацію надавався до облдержадміністрації.

Щомісяця на офіційному веб-сайті міської ради розміщувався облік прийнятих розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради.

Щомісяця готувалась узагальнена інформація щодо проведення тендерних закупівель виконавчими органами міської ради до Кам’янського відділу поліції ГУ НП в Дніпропетровській області.

Щомісяця загальний відділ міської ради надавав для узагальнення інформацію про стан виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

2. Методична робота

Упродовж 2016 року постійно надавалась методична допомога, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольних документів.

У листопаді 2016 року було проведено оцінку ефективності здійснення виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради. Відповідно до визначених показників встановлено, що у виконавчих органах міської ради на належному рівні забезпечується ведення діловодства та підготовка документів. За підсумками перевірок складено відповідні довідки з висновками та рекомендаціями, їх направлено керівникам виконавчих органів міської ради для ознайомлення та усунення недоліків.

Ураховуючи результати, діяльність Кам’янської міської ради визначено ефективною. Інформацію про проведення перевірки на офіційному веб-сайті міської ради.

У звітному періоді проведено нараду з питань роботи із запитами на інформацію у виконавчих органах міської ради

3. Організаційна робота

Протягом 2016 року здійснювалося планування роботи відділу та звітування про роботу щомісяця й щокварталу.

Чітко й своєчасно посадовими особами загального відділу організовувалось опрацювання розпорядчих та службових документів, їх реєстрація та розсилання.

Посадові особи відділу брали участь у заходах за участю міського голови.

Заступник начальника
загального відділу міської ради С.А.Данюк

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів
міської ради, керуючий справами
виконавчого комітету міської ради

__________________Т.Ж.Завгородня