ЗВІТ

про роботу відділу секретаріату міської ради

за 2016 рік

І. Аналітична робота

Відділ секретаріату міської ради протягом 2016 року здійснював інформаційне, аналітичне, методичне забезпечення діяльності міської ради.

В межах своїх повноважень сприяв здійсненню міською радою взаємодії
і зв’язкам з територіальною громадою, виконавчими органами міської ради, посадовими особами місцевого самоврядування.

Відділ секретаріату міської ради організовував контроль за виконанням рішень міської ради та інших документів.

У 2016 році прийнято 544 рішення міської ради.

Взято на контроль – 147 рішень, знято з контролю – 65 рішень.

Відповідно до покладених на відділ завдань:

-       підготовлено 10 розпоряджень міського голови щодо термінів скликання сесій міської ради;

Підготовлено проекти рішень міської ради:

• § «Про зняття з контролю рішень міської ради, які виконані у ІІ півріччі 2015 року»;
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 01.12.2015 №04-01/VII «Про постійні комісії Дніпродзержинської міської ради VII скликання»;
• § «Про Програму на виконання депутатських повноважень»;
• «Про затвердження положення про відділ секретаріату міської ради»;
• «Про організацію прийому громадян міста Дніпродзержинськ депутатами Дніпродзержинської міської ради VII скликання”;
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 01.12.2015 №03-01/VII «Про Регламент Дніпродзержинської міської ради VII скликання» (зі змінами);
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 01.12.2015 №04-01/VII «Про постійні комісії Дніпродзержинської міської ради VII скликання»;
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 26.02.2016 №85-05/VII «Про уповноваженого представника Дніпродзержинської міської ради – члена Дніпропетровської обласної асоціації органів місцевого самоврядування»;
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 25.12.2015 №27-03/VII «Про помічника-консультанта депутата міської ради»;
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 23.03.06 №693-21/IV «Про заснування звання «Почесний депутат Дніпродзержинської  міської ради»;
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 30.03.2016 №142-06/VII «Про затвердження положення про відділ секретаріату Дніпродзержинської міської ради».
• § «Про внесення змін до рішення міської ради від 0/12/2015 №04-01/VII «Про постійні комісії Кам’янської міської ради VII скликання»;
• § «Про проведення перед виборцями звітів депутатів міської ради                  VII скликання» (зі змінами).

                За звітний період:

–  підготовлено 9 проектів рішень виконавчого комітету міської ради стосовно питань, які виносяться на розгляд міської ради;

-       складено 10 порядків ведення пленарних засідань сесій міської ради;

-       організовано надання документів щодо питань, які внесено на розгляд міської ради та забезпечено попереднє ознайомлення депутатів міської ради з їх змістом;

-       складено 10 протоколів пленарних засідань сесій міської ради та своєчасно оприлюднено їх на офіційному веб-сайті Кам’янської міської ради;

-       здійснено забезпечення підготовки та проведення 9-ти нарад міського голови з головами постійних комісій по розгляду питань проектів порядку денного сесій міської ради, підготовлено протоколи нарад;

-       підготовлено та здійснено контроль за виконанням 15 доручень міського голови, які надані під час проведення пленарних засідань сесії міської ради;

-       щотижнево готувалась інформація про надходження до відділу секретаріату міської ради запитів на інформацію та звіти про їх виконання, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». За звітній період здійснено контроль за додержанням термінів виконання 57 запитів на інформацію, на 49 інформаційних запитів своєчасно було підготовлено відповіді відповідно до наданих повноважень. Щотижня інформація про інформаційні запити, які надійшли до відділу секретаріату міської ради оприлюднювалася на офіційному веб-сайті міської ради. Щомісячно готувались інформації про надходження запитів на інформацію та їх виконання, а також у грудні було підготовлено зведену інформацію за 2016 рік та надано до загального відділу міської ради для підготовки узагальненої інформації до Дніпропетровської обласної державної адміністрації.

-       здійснювалось організаційно-технічне забезпечення засідань постійних комісій.

-                  з депутатами міської ради  опрацьовано вимоги Закону України «Про запобігання корупції» стосовно своєчасного надання депутатами міської ради декларацій про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру;

Відділом секретаріату міської ради була надана допомога депутатам міської ради при підготовці проектів рішень міської ради, а саме:                Іванченку А.Г. Лісничому І.С., Олянюку О.С., Поліводі Ю.П., Гурській М.Г.

10.02.2016, 12.03.2016 та 01.07.2016 проведені «Дні інформування депутатів» на яких були заслухані керівники комунальних підприємств КП «Міськводоканал», КП «Тепломережі», КП «Дорожник», КП «Трамвай», КАТП-042802 та інші.

З серпня місяця введено в експлуатацію електронну систему голосування «Віче». У зв’язку із введенням системи відділом секретаріату міської ради було здійснено комплекс організаційно-технічних заходів щодо занесення даних, ознайомлення депутатів міської ради з роботою даної системи тощо.

За звітній період складено 10 графіків засідань постійних комісій.

Забезпечено проведення 127 засідань постійних комісій міської ради з відповідним інформаційно-аналітичним та методичним забезпеченням, підготовлено 127 протоколів засідань постійних комісій.

 За період жовтня – грудня 2016 року проведено 5 (у тому числі 1 виїзне) засідань тимчасової контрольної комісії з питань контролю за цільовим використанням земель територіальної громади міста (голова комісії – Шкуренко Н.Ю.), підготовлено протоколи засідання. За результатами було підготовлено 10 рекомендацій, які направлені виконавцям та здійснено контроль за їх виконанням. Також було підготовлено звернення до контролюючих органів міста по результатам проведення засідань комісій.

Надано методичну допомогу секретарям постійних комісій в складанні протоколів та рекомендацій постійних комісій, підготовлено 730 рекомендацій, що направлені на виконання до структурних підрозділів виконкому міської ради та установ міста.

Організовано постійний контроль за виконанням рекомендацій постійних комісій.

Постійно здійснюється організаційно-технічне забезпечення діяльності помічників-консультантів депутатів міської ради. За звітній період оформлено та виготовлено посвідчення 69 помічникам-консультантам депутатів міської ради VІI скликання.

На виконання ст. 16 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад» та рішення міської ради від 28.10.2016 №526-11/VIІ «Про проведення перед виборцями звітів депутатів міської ради VIІ скликання за період 2015–2016 років» у листопаді місяці депутати міської ради провели звітування перед виборцями. Їм надавалася всебічна допомога, забезпечено матеріалами для надання звітностей. Було забезпечено періодичне друкування у газеті «Відомості» та оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради графіків звітування депутатів.

Було забезпечено своєчасне оприлюднення звітів депутатів міської ради на офіційному веб-сайті Кам’янської міської ради, по мірі їх надходження до відділу секретаріату міської ради.

Відділ секретаріату міської ради надавав допомогу депутатам міської ради в оформленні їх депутатських звернень.

 Протягом 2016 року зареєстровано і направлено виконавцям 1283 депутатських звернення та запитів депутатів міської ради.

Постійно проводився контроль за дотриманням термінів розгляду депутатських звернень виконавцями.  

На даний час на контролі на кінець року знаходиться 190 звернень (за 2016 рік), та з минулих років – 386 звернень.

Протягом 2016 року до відділу секретаріату міської ради надійшло 2223 документи, із них знаходилося на контролі – 765 документів, залишається на контролі з початку року – 95 документів.

Вихідних документів зареєстровано 1615.

Щотижнево готувалась інформація про заходи, які необхідно внести до календарного плану.

Постійно проводилась робота по виконанню  доручень міського голови, секретаря міської ради, керівництва виконкому.

2.Методична робота

Відділом секретаріату міської ради постійно надається методична допомога:

-       структурним підрозділам міської ради, помічникам-консультантам депутатів міської ради стосовно підготовки та винесення на розгляд міської ради проектів рішень з відповідних питань;

-       секретарям постійних комісій міської ради стосовно складання протоколів засідань постійних комісій з розгляду питань порядку проекту денного сесій міської ради;

-       депутатам міської ради та їх помічникам-консультантам стосовно підготовки та оформлення депутатських запитів та звернень.

3. Організаційна робота

-       здійснюється щомісячне надання матеріалів сесій міської ради депутатам міської ради електронною поштою та на паперових носіях;

-       складено 10 проектів порядку денного сесій міської ради;

-       проводилось складання та узгодження списків запрошених на пленарні засідання сесій міської ради;

-       здійснено запрошення депутатів міської ради та запрошених на пленарні засідання сесій міської ради;

-       організовано роботу буфету перед пленарними засіданнями сесії;

-       організовано трансляцію та озвучення пленарних засідань;

-       надавались оголошення в ЗМІ про скликання сесій;

-       організовувалась та здійснювалась реєстрація депутатів та запрошених;

-       забезпечено участь депутатів міської ради та Почесних депутатів міської ради в урочистих заходах, які проводилися у місті;

-       здійснювалася постійна взаємодія з головами постійних комісій міської ради з питань життєдіяльності міста.