Звіт

про роботу відділу секретаріату міської ради

у 2023 році

 

І. Аналітична робота

Відділ секретаріату міської ради протягом 2023 року здійснював інформаційне, аналітичне, методичне забезпечення діяльності міської ради.

В межах своїх повноважень сприяв здійсненню міською радою взаємодії
і зв’язкам з територіальною громадою, виконавчими органами міської ради, посадовими особами місцевого самоврядування.

Відділ секретаріату міської ради організовував контроль за виконанням рішень міської ради та інших документів.

У 2023 році прийнято 1172 рішення міської ради із попереднім розглядом та обліком проєктів рішень.

Взято на контроль – 27 рішень міської ради.

Відділом секретаріату міської ради було підготовлено проєкти та оформлено відповідно до вимог Регламенту міської ради рішення міської ради:

1) Про звіти депутатів Кам’янської міської ради VIII скликання перед виборцями за період 2022–2023 років;

2) Про зняття з контролю рішень міської ради, які виконані у ІІ півріччі
2022 року;

3) Про внесення змін до рішення міської ради від 12.11.2020 №04-01/VIIІ «Про постійні комісії Кам’янської міської ради VIІI скликання»;

4) Про внесення змін до рішення міської ради від 26.02.2021 №142-05/VIІI «Про закріплення депутатів Кам’янської міської ради Кам’янського району Дніпропетровської області VІІІ скликання за територіальними округами»»

5) Про внесення змін до рішення міської ради від 22.12.2021 №491-14/VIIІ «Про затвердження Програми виконання доручень виборців депутатами Кам’янської міської ради VIIІ скликання» зі змінами;

6) Про затвердження положення про відділ секретаріату міської ради;

7) Про дострокове припинення повноважень депутата Кам’янської міської ради Кам’янського району Дніпропетровської області VIII скликання
Матюхи В.І.

8) Про дострокове припинення повноважень депутата Кам’янської міської ради Кам’янського району Дніпропетровської області VIII скликання
Антощенка І.Г.

9) Про дострокове припинення повноважень депутата Кам’янської міської ради Кам’янського району Дніпропетровської області VIII скликання
Шпаляренка О.А;

10) Про зняття з контролю рішень міської ради, які виконані у І півріччі
2023 року;

11) Про затвердження перспективного плану роботи Кам’янської міської ради VІІI скликання на 2024 рік.

 

Забезпечено оприлюднення на офіційному веб-сайті сайті Кам’янської міської ради всієї інформації щодо сесій міської ради у відповідності до вимог чинного законодавства.

Забезпечено своєчасне оприлюднення наборів даних на Єдиному державному веб-порталі відритих даних, розпорядником яких є відділ секретаріату міської ради.

Забезпечено оприлюднення на офіційному сайті Кам’янської міської ради звітів депутатів міської ради виборцями за період 2022–2023 років.

Підготовлено пропозиції щодо формування кадрового резерву для заміщення посадових осіб виконавчих органів міської ради на 2024 рік, а також план роботи відділу секретаріату міської ради.

Відповідно до покладених на відділ завдань:

проведено 18 пленарних засідань сесій міської ради;

підготовлено 20 розпоряджень міського голови щодо термінів скликання сесій міської ради;

сформовано 17 проєктів порядку денного сесій міської ради та
17 затверджених порядків денних сесій міської ради;

підготовлено 9 рішень виконавчого комітету міської ради стосовно питань, які виносяться на розгляд міської ради;

складено 17 порядків ведення пленарних засідань сесій міської ради;

складено 16 протоколів пленарних засідань сесії міської ради;

організовано надання документів щодо питань, які внесено
на розгляд міської ради та забезпечено попереднє ознайомлення депутатів міської ради з їх змістом;

проведена робота щодо підготовки розсилки прийнятих 1172 рішень міської ради та надано кількість завірених примірників кожного рішення відповідно до реєстру розсилки.

Здійснено забезпечення підготовки та проведення нарад голів постійних комісій та керівників депутатських фракцій міської ради під головуванням міського голови та за участю секретаря міської ради по розгляду питань проектів порядку денного сесій міської ради, підготовлено протоколи нарад.

Щомісячно готувалась інформація про надходження до відділу секретаріату міської ради запитів на інформацію та звіти про їх виконання, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», також підготовлено цю інформацію за підсумками 2023 року.

 Виготовлено 9 посвідчень помічникам-консультантам депутатів міської ради.

Узгоджено з головами постійних комісій міської ради та складено
14 графіків проведення засідань постійних комісій.

Проведено 78 засідань постійних комісій міської ради з відповідним технічним, інформаційно-аналітичним та методичним забезпеченням, складено 78 протоколів засідань Здійснювалось організаційно-технічне забезпечення засідань постійних комісій.

Здійснено перевірку заяв на відповідність вимогам Програми виконання доручень виборців депутатами Кам’янської міської ради VIII скликання
та реєстрацію 530 листів (заяв) депутатів міської ради.

Здійснено контроль та підготовку для розгляду на постійних комісіях міської ради 96 справ з контролю за виконанням рішень міської ради.

Було проведено комплекс організаційних заходів по забезпеченню роботи електронної системи голосування «Віче».

Надано методичну допомогу секретарям постійних комісій в складанні протоколів та рекомендацій постійних комісій, підготовлено 300 витягів
з протоколів, із  них 194 щодо розгляду справ з контролю за виконанням рішень міської ради.

Постійно здійснюється організаційно-технічне забезпечення діяльності помічників-консультантів депутатів міської ради.

Відділ секретаріату міської ради надає допомогу депутатам міської ради
в оформленні їх депутатських звернень.

 Протягом 2023 року зареєстровано і направлено виконавцям
58 депутатських звернень депутатів міської ради.

Постійно проводився контроль за дотриманням термінів розгляду депутатських звернень виконавцями.  

На даний час на контролі знаходиться 7 звернень, які надійшли за звітній період та 36 звернень, термін виконання яких продовжено з початку скликання та попередніх років.

Протягом року до відділу секретаріату міської ради надійшло
2087 документів, які було опрацьовано належним чином та здійснено контроль за їх виконанням, залишається на контролі з початку року – 11 документів.

Вихідних документів зареєстровано 578.

Постійно готувалась інформація про заходи, які необхідно внести до календарного плану.

Постійно проводилась робота по виконанню оперативних доручень міського голови, секретаря міської ради, керівництва виконкому.

 

2. Методична робота

Відділом секретаріату міської ради постійно надається методична допомога:

структурним підрозділам міської ради, помічникам-консультантам депутатів міської ради стосовно підготовки та винесення на розгляд пленарних засідань сесій міської ради проектів рішень з відповідних питань;

секретарям постійних комісій міської ради стосовно складання протоколів засідань постійних комісій з розгляду питань проекту порядку денного сесій міської ради;

депутатам міської ради та їх помічникам-консультантам стосовно підготовки та оформлення депутатських запитів та звернень.

 

3. Організаційна робота

Відділом секретаріату міської ради протягом звітного періоду:

проведено 18 пленарних засідань сесій міської ради;

проведено 78 засідань постійних комісій міської ради;

здійснювалося надання матеріалів сесій міської ради депутатам міської ради електронною поштою та їх загрузка у планшети;

проведено комплекс організаційних заходів по забезпеченню роботи електронної системи голосування «Віче»;

проводилось складання та узгодження списку запрошених
на пленарні засідання сесій міської ради;

здійснено запрошення депутатів міської ради та запрошених
на пленарні засідання сесій міської ради;

організовувалась та здійснювалась реєстрація депутатів
та запрошених.