Положення про відділ

 Положення
про відділ персоналу Кам’янської міської ради

І. Загальні положення

 1.1.     Відділ персоналу Кам’янської міської ради (далі – відділ)  є виконавчим органом Кам’янської міської ради без статусу юридичної особи.

Відділ утворюється міською радою, є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету міської ради та міському голові.

1.2.     Положення про відділ затверджується міською радою.

1.3.     У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу» та іншими, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Кам’янської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативно-правовими актами, а також цим положенням.

У питаннях організації і застосування методики служби в органах місцевого самоврядування та ведення кадрової роботи відділ керується також відповідними рекомендаціями Національного агентства України з питань державної служби, Національного агентства з питань запобігання корупції, Міністерства соціальної політики України, Міністерства юстиції України та Пенсійного фонду України.

ІІ. Основні завдання

Основними завданнями відділу є:

2.1.      Реалізація державної політики у сфері служби в органах місцевого самоврядування та кадрової роботи.

 2.2.      Добір персоналу, задоволення потреби у кваліфікованих кадрах  та їх ефективне використання.

2.3.      Прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, підвищення рівня їх професійної компетентності.

2.4.      Здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту.

2.5.      Здійснення організаційно-методичного керівництва щодо ведення кадрового діловодства у виконавчих органах міської ради зі статусом юридичної особи.

2.6.      Документальне оформлення вступу на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення, а також трудових відносин.

2.7.      Організація та здійснення роботи щодо нагородження та відзначення громадян нагородами державного і обласного рівня та відзнаками міського рівня.

ІІІ. Функції

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.      Забезпечує реалізацію державної політики з питань служби  в органах місцевого самоврядування та кадрової роботи в апараті міської ради та виконавчих органах міської ради, узагальнює практику роботи з кадрами, вносить міському голові пропозиції щодо її вдосконалення.

3.2.      Бере участь в межах повноважень у розробленні структури апарату та виконавчих органів Кам’янської міської ради.

3.3.      Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність, довідки, звіти та інформації з питань, що належать  до повноважень відділу, аналізує кількісний та якісний склад посадових осіб апарату та виконавчих органів міської ради.

3.4.      Надає консультативну допомогу з питань служби в органах місцевого самоврядування та кадрової роботи виконавчим органам міської ради  зі статусом юридичної особи.

3.5.      Організовує та здійснює контроль за додержанням установленого порядку розгляду кадрових питань у виконавчих органах міської ради  зі статусом юридичної особи.

3.6.      Здійснює консультативну та методологічну підтримку  при розробленні положень про виконавчі органи міської ради та посадових інструкцій працівників виконавчих органів міської ради. Здійснює реєстрацію посадових інструкцій, доповнень та змін до них.

3.7.      Приймає від претендентів на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування у виконавчих органах міської ради документи, перевіряє їх на відповідність встановленим законодавством вимогам та подає на розгляд конкурсної комісії для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування у виконавчих органах Кам’янської міської ради.

3.8.      Здійснює організаційне забезпечення та бере участь в роботі конкурсної комісії для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування у виконавчих органах Кам’янської міської ради, атестаційної комісії виконавчих органів міської ради.

3.9.      Організовує роботу проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами апарату та виконавчих органів міської ради покладених на них завдань і обов’язків.

3.10. Забезпечує проведення спеціальної перевірки стосовно осіб,  які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, та посад з підвищеним корупційним ризиком.

3.11. Забезпечує проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади».

3.12. Здійснює обробку персональних даних з метою забезпечення реалізації трудових відносин, соціально-трудових відносин, відносин у сфері управління персоналом та є необхідною для виконання передбаченого законодавством обов’язку міської ради як роботодавця, що використовує працю найманого персоналу, забезпечує захист персональних даних, що обробляються відділом.

3.13. Організовує разом з виконавчими органами міської ради роботу  щодо проведення стажування на посадах у виконавчих органах міської ради.

3.14. Готує проєкти розпорядчих документів міської ради, виконавчого комітету міської ради та міського голови з кадрових питань, здійснює погодження таких документів, підготовлених виконавчими органами міської ради.

3.15. Оформляє документи про складання Присяги, присвоєння рангів посадових осіб, уносить про це відповідні записи до трудових книжок посадових осіб апарату міської ради та виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи, керівників виконавчих органів міської ради зі статусом юридичної особи.

3.16. Ознайомлює працівників із Правилами етичної поведінки посадових осіб виконавчих органів Кам’янської міської ради (Кодекс етики), Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, колективним договором, Правилами внутрішнього трудового розпорядку для працівників апарату Кам’янської міської ради  та виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи, посадовими інструкціями.

3.17. Обчислює загальний стаж роботи та стаж служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості працівникам апарату міської ради та виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи та керівників виконавчих органів міської ради зі статусом юридичної особи.

3.18. Складає графіки відпусток працівників апарату міської ради, виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи та керівників виконавчих органів міської ради зі статусом юридичної особи, здійснює контроль за дотриманням графіків відпусток.

3.19. Уживає в межах повноважень заходи щодо забезпечення трудової дисципліни.

3.20. Проводить роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням:

трудових книжок та особових справ працівників апарату міської ради, виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи, керівників виконавчих органів міської ради зі статусом юридичної особи;

особових справ керівників комунальних підприємств, установ та закладів, засновником яких є Кам’янська міська рада.

3.21. Здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву, аналізує якісний склад кадрового резерву виконавчих органів міської ради, організовує роботу з кадровим резервом.

3.22. Веде табель обліку робочого часу працівників апарату міської ради  та виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи.

3.23. Оформляє і видає довідки з місця роботи працівників, опрацьовує листки тимчасової непрацездатності працівників апарату міської ради та виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи.

3.24. Здійснює діловодні функції щодо розпоряджень з кадрових питань (особового складу) тривалого та тимчасового строку зберігання (приймання, комплектування, реєстрацію, розсилання, контроль, облік, оперативний пошук, тимчасове зберігання).

3.25. Забезпечує підготовку відповідних документів щодо укладення, продовження строку дії, розірвання контрактів з керівниками комунальних підприємств, установ та закладів, засновником яких є Кам’янська міська рада.

3.26. Здійснює планування професійного навчання посадових осіб апарату та виконавчих органів міської ради без статусу юридичної особи.

3.27. Розглядає і готує відповіді на звернення та запити на інформацію  з питань, віднесених до її компетенції відділу.

3.28. Забезпечує в межах повноважень доступ до публічної інформації, розпорядником якої є відділ.

3.29. Готує довідки, інформації, методичні матеріали з питань,  що належать до компетенції відділу.

3.30. Засвідчує копії службових та розпорядчих документів, розпорядником яких є відділ.

3.31. Виконує інші завдання та функції в межах компетенції відділу, доручення керівництва міської ради.

ІV. Права

Відділ має право:

4.1. Здійснювати перевірку й контроль за дотриманням трудової дисципліни в апараті та виконавчих органах міської ради, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування в апараті  та виконавчих органах міської ради.

4.2. Одержувати у встановленому законодавством порядку від працівників виконавчих органів міської ради, керівників комунальних підприємств, установ та закладів, засновником яких є Кам’янська міська рада, інформацію, матеріали  та пояснення (у тому числі письмові), необхідні для виконання покладених  на відділ завдань.

4.3. Вимагати від виконавців дотримання якості і встановлених строків підготовки матеріалів, які надаються до відділу.

4.4. Обробляти персональні дані фізичних осіб відповідно  до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на відділ повноважень.

4.5. Брати участь у засіданнях, нарадах, семінарах, конференціях та інших заходах з питань управління персоналом, скликати наради з питань,  що належать до повноважень відділу.

4.6. За дорученням керівництва представляти відділ в інших органах місцевого самоврядування, органах державної влади, підприємствах, установах та організаціях з питань, що належать до повноважень відділу.

4.7. Уносити керівництву пропозиції з питань удосконалення роботи відділу.

V. Організація роботи

5.1.   Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється міським головою у встановленому законодавством порядку.

5.2.   Начальник здійснює керівництво діяльністю відділу та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень.

5.3.   Кваліфікаційні вимоги, посадові обов’язки та права працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5.4.   Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами  та закладами.

5.5.   Посадові особи відділу зобов’язані:

дотримуватися правил запобігання та врегулювання конфлікту інтересів, передбачених розпорядженням міського голови та Законом України «Про запобігання корупції»;

вживати заходів щодо недопущення виникнення реального, потенційного конфлікту інтересів;

повідомляти письмово міського голову не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли особа дізналася чи повинна була дізнатися про наявність у неї реального чи потенційного конфлікту інтересів;

не вчиняти дій та не приймати рішень в умовах реального конфлікту інтересів;

вживати заходів щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів.

5.6.   Відділ використовує в роботі печатку та штамп, передбачені  для ведення кадрового діловодства.

5.7.   Покладання на відділ обов’язків, що не стосуються питань служби  в органах місцевого самоврядування та кадрової роботи, не допускається.

5.8.   Відділ для здійснення повноважень забезпечується приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами комп’ютерної та оргтехніки, доступом  до мережі Інтернет, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів. 

Положення затвердженно рішенням міської ради від 24.02.2023 №833-30/VIII «Про внесення змін до рішення міської ради від 23.06.2021 №237-08/VIII «Про затвердження положення про відділ персоналу Кам’янської міської ради» зі змінами»